Registre des procurations & Inventaire des procurations – Journal de contrôle et Excel | Word/PDF

Registre des procurations & Inventaire des procurations aide les responsables des sociétés privées suédoises à rassembler des documents relatifs aux procurations commerciales existantes, à localiser les originaux et les destinataires, et à assurer le suivi des contrôles et des mesures. Le pack comprend des modèles Word modifiables, un PDF imprimé et consultable, et un registre Excel.

Délimitation importante : Il s’agit d’une aide administrative au travail. Le registre ne confère, ne modifie ni n’annule aucune procuration, et ne détermine pas si une procuration est valide. Les documents de procuration et de révocation ne sont pas inclus.

Quand un registre des procurations est-il pertinent ?

Choisissez le pack lorsque l’entreprise doit savoir quels documents sont disponibles, où sont conservés les originaux, quels destinataires ont été informés et qui doit contrôler la prochaine mesure. Chaque procuration se voit attribuer un identifiant FM permettant de lier les documents, les contrôles, les écarts et le suivi.

Le flux de travail concerne les procurations commerciales courantes des sociétés privées suédoises. Les procurations pour l’avenir, les successions, les procurations judiciaires, les succursales et le droit étranger ne sont pas couverts par les conseils juridiques. Les procédures bancaires et administratives, la procuration par signature, la signature au nom de la société et la procuration par intérim doivent être traitées séparément.

Fichiers et domaines d’utilisation

Que fait l’outil Excel ?

Le classeur comprend les onglets Aperçu, Procurations, Destinataires, Originaux, Contrôles, Mesures, Documents, Écarts et À propos. Sept registres disposent chacun de 200 lignes pré-remplies, de tableaux, de filtres et de champs de saisie. L’onglet Aperçu calcule les entrées enregistrées, les besoins de compléments, les contrôles internes arrivés à échéance et les statuts administratifs des mesures.

Les contrôles de données incluent notamment les identifiants FM en double, les données manquantes, les erreurs d’association de documents, les dates et les documents justificatifs des mesures exécutées ou contrôlées ultérieurement. Les champs bleus sont destinés à la saisie et les champs verts aux calculs. Mettre à jour manuellement la date de réconciliation avant la production du rapport.

Excel ne calcule pas les délais légaux et n’envoie pas de rappels. Une entrée clôturée sur le plan administratif ne signifie pas que la procuration est légalement révoquée. Les contrôles ne remplacent pas l’examen des documents justificatifs. Toute extension au-delà des 200 lignes pré-remplies nécessite d’adapter et de tester les tableaux, les formules et les contrôles.

Comment utiliser le pack

1. Déterminer quelles procurations sont incluses, qui en est responsable et comment les données sont protégées.
2. Rassembler les documents réels et les justificatifs de communication. Enregistrer la source et l’identifiant FM sans présumer de la validité.
3. Remplir la fiche de procuration et documenter les destinataires et les originaux.
4. Examiner les points obscurs. Planifier les mesures nécessaires avec le décideur compétent et, si besoin, un conseiller juridique.
5. Enregistrer séparément l’exécution, les preuves et le contrôle ultérieur. Effectuer un suivi périodique.

Conditions juridiques

Le contenu de la procuration et la manière dont elle a été accordée influencent les pouvoirs et la révocation. Plusieurs mesures de révocation peuvent être nécessaires simultanément. Modifier le statut d’une entrée ou prendre uniquement une décision interne ne constitue donc pas en soi une révocation certaine à l’égard des tiers. Consultez la loi sur les contrats, en particulier les articles 10 à 20.

Demander une aide personnalisée en cas d’original manquant, de forme de procuration obscure, de multiples canaux de communication, de litige ou de risque d’utilisation continue. Le message envoyé et la preuve de réception doivent être documentés séparément. Le pack ne comprend aucune évaluation juridique automatique ni aucun enregistrement auprès des autorités.

Le registre peut contenir des données à caractère personnel. Évaluer la base juridique, la finalité, les données nécessaires, l’accès et la suppression. Éviter les numéros d’identification personnelle et les copies de pièces d’identité inutiles. Consultez les principes fondamentaux de protection des données de l’IMY.

Questions fréquentes

S’agit-il d’un modèle de procuration ?

Non. Le pack inventorie et assure le suivi des procurations existantes. Pour accorder des pouvoirs à quelqu’un, une procuration distincte adaptée à l’affaire est nécessaire.

La procuration est-elle révoquée lorsque je clôture l’entrée ?

Non. Une entrée clôturée sur le plan administratif est un statut dans le registre. La révocation juridique doit être évaluée et effectuée séparément en fonction de la forme de la procuration et des circonstances.

Les fiches du registre doivent-elles être certifiées ou enregistrées ?

Les fiches sont des documents de travail internes et ne constituent pas une procuration. Les éventuelles exigences en matière de signature, de témoins, de formulaire spécifique ou d’enregistrement doivent être vérifiées pour l’acte sous-jacent et le destinataire.

Les fichiers peuvent-ils être modifiés et remplis ?

Les fichiers DOCX et XLSX sont modifiables dans des programmes prenant en charge ces formats. Les fichiers PDF sont consultables et destinés à être imprimés ; ils ne comportent pas de champs de formulaire interactifs. Vérifier la mise en page et les formules après toute modification. Le pack ne nécessite ni macros ni liaisons de données externes.

Les modèles sont-ils en anglais ?

Les modèles de travail et Excel sont en suédois. Le guide d’utilisation en anglais explique comment utiliser les fichiers suédois. Il ne rend pas les modèles principaux bilingues.

Quel examen a été effectué ?

Un contrôle des sources juridiques assisté par l’IA et un examen des fichiers finalisés ont été réalisés, ainsi que des contrôles fonctionnels et visuels des documents. Aucun examen juridique externe n’a été effectué. Les modèles ne remplacent pas une évaluation individuelle.

Ressources associées et droits d’utilisation

Vous devez établir un document distinct ? Comparez avec Procuration pour représenter une société par actions. Lisez également le guide sur la procuration d’entreprise, la signature au nom de la société et la procuration et découvrez d’autres modèles pour les sociétés par actions.

Les fichiers sont fournis numériquement sous format ZIP. Des programmes pour DOCX, PDF et XLSX sont nécessaires ; les fichiers téléchargés peuvent être utilisés sans liaison de données externe. Les droits d’utilisation suivent les conditions d’achat et d’utilisation de la boutique : le modèle peut être utilisé conformément à sa finalité, tandis que les droits d’auteur du modèle original ne sont pas cédés.

Sources et version

Mallbutiken · version 1.0 · Suède. Examen effectif des sources : 30 octobre 2026. Base juridique : loi sur les contrats (1915:218), articles 10 à 20, ainsi que les conseils de l’IMY liés ci-dessus. Le numéro de version indique la version livrée et ne constitue aucune garantie quant à l’évolution future de la situation juridique.

Guide pour l’inventaire des procurations : Lisez également notre guide pratique sur le registre des procurations, le contrôle des procurations existantes et la révocation afin de distinguer la tenue d’un registre interne des mesures de révocation juridiquement valables.