Procès-verbal du conseil d’administration d’une association de copropriétaires – convocation, décisions, conflit d’intérêts et Excel | Word/PDF/Excel

Procès-verbal du conseil d’administration d’une copropriété – modèle pour réunion du conseil d’administration d’une copropriété, avec convocation, procès-verbal, documents de base pour la prise de décision, déclaration de conflit d’intérêts et suivi des mesures. Documentez les décisions réellement prises par le conseil d’administration, les personnes présentes, la manière dont le procès-verbal a été signé et les mesures à mettre en œuvre. Le pack est spécialement adapté aux copropriétés suédoises et à leurs conseils d’administration, et non au conseil d’administration d’une société anonyme ou à une assemblée générale d’association.

Réponse courte : Oui, le conseil d’administration d’une copropriété doit tenir un procès-verbal de ses réunions. Les décisions réelles doivent être consignées, le secrétaire de séance doit signer le procès-verbal et celui-ci doit être signé conformément aux dispositions légales. Les procès-verbaux doivent être tenus dans l’ordre chronologique et conservés en toute sécurité. Une liste Excel ne constitue pas une décision du conseil d’administration et ne remplace pas le procès-verbal. Source : loi sur les associations économiques, chap. 7, art. 24–25.

Contenu : 7 documents DOCX modifiables + 7 PDF correspondants consultables et imprimables au format A4 + 1 classeur Excel (XLSX), soit un total de 15 fichiers. Cinq documents de travail suédois, un guide d’utilisation suédois et un English User Guide (il ne s’agit pas d’un modèle de procès-verbal juridique en anglais). Version 1.0, 5 novembre 2026. Pack ZIP numérique disponible au moment de la connexion et de l’activation ultérieures.

Quand une copropriété a-t-elle besoin d’un procès-verbal spécifique du conseil d’administration ?

Lors des réunions du conseil d’administration traitant, par exemple, de la gestion courante, du suivi de la situation financière de l’immeuble, des travaux commandés et des affaires relatives aux membres pour lesquelles le conseil d’administration est compétent pour décider. L’association doit d’abord vérifier ses statuts et déterminer si une affaire nécessite au contraire une décision, un consentement ou un examen spécial par une autorité de l’assemblée générale de l’association. Le procès-verbal de l’assemblée générale et le procès-verbal du conseil d’administration sont des documents différents, soumis à des règles différentes en matière d’accès et de validation.

Ce pack n’est pas une procuration de signature prête à l’emploi, un contrat de vente ou une décision concernant des travaux de reconstruction substantiels. Pour une question relative à un membre ou à l’assemblée générale, il convient de choisir la disposition légale et l’organe décisionnel appropriés. Consultez par exemple la procuration pour copropriété et le procès-verbal général d’association pour d’autres cas d’utilisation.

Approfondissement : Consultez le guide sur les procès-verbaux d’association pour connaître la différence entre une réunion du conseil d’administration, une assemblée générale d’association et une réunion constitutive. Pour les copropriétés, les décisions et les procès-verbaux doivent toujours être adaptés aux règles applicables et aux statuts de l’association.

Quels fichiers sont inclus ?

Le format DOCX est modifiable. Les fichiers PDF sont consultables et imprimables comme des fichiers imprimés classiques, mais ne sont pas des formulaires PDF remplissables. Excel peut être ouvert dans un logiciel de calcul compatible ; la compatibilité d’un logiciel individuel avec toutes les versions n’a pas été testée.

L’outil Excel – neuf onglets

Réunions (date, forme et vérification des statuts) ; Affaires (documents de base et question de compétence) ; Décisions (résultat réel et contrôle séparé) ; Conflit d’intérêts (conflits d’intérêts et réexamen de la capacité de décision) ; Mesures (mise en œuvre) ; Présence (membres et suppléants présents) ; Archives des procès-verbaux (signature, validation et ordre chronologique) ; Aperçu (quantités/écarts administratifs) et À propos (instructions/sources). Sept registres comportent chacun 200 lignes de saisie vides, avec des champs de statut à sélectionner. Excel n’émet jamais d’évaluation contraignante du conflit d’intérêts, de la capacité de décision, de la majorité ou du droit de prendre une décision donnée.

Comment utiliser les modèles

1. Vérifiez les statuts enregistrés de l’association, la composition du conseil d’administration et l’éventuelle présence d’un suppléant.
2. Envoyez la convocation et des documents de base suffisants aux personnes devant participer. Remplissez le document 01.
3. Avant chaque décision, vérifiez l’existence d’une situation de conflit d’intérêts ; un membre en situation de conflit d’intérêts ne doit pas traiter la question et est considéré comme absent pour l’évaluation de la capacité de décision sur la question concernée.
4. Effectuez une vérification manuelle de la présence, des exigences éventuellement plus strictes des statuts, de la majorité et de l’organe de l’association compétent. Remplissez le document 03.
5. Consignez les décisions réelles dans le document 02 ; utilisez le document 04 pour la déclaration de conflit d’intérêts et la demande de réserve.
6. Faites signer et valider le procès-verbal conformément à la loi, maintenez l’ordre chronologique ininterrompu et archivez-le en toute sécurité.
7. Associez les décisions réelles à un responsable, à un suivi et à une preuve dans le document 05 et dans Excel, sans confondre une tâche avec une décision légale.

Aspect juridique – que prévoit la loi pour les procès-verbaux du conseil d’administration d’une copropriété ?

Quelles lois s’appliquent ?

Conformément à la loi sur les copropriétés (1991:614), chap. 9, art. 12, la loi (2018:672) sur les associations économiques s’applique aux copropriétés, avec des exceptions particulières. Par exemple, les dispositions relatives au directeur exécutif d’une association économique ne doivent pas être transposées comme si elles s’appliquaient généralement à une copropriété.

Quand le conseil d’administration est-il compétent pour décider ?

Loi sur les associations économiques, chap. 7, art. 21–22 : en règle générale, plus de la moitié des membres du conseil d’administration doivent être présents ; les statuts peuvent prévoir des exigences plus strictes. Les membres en situation de conflit d’intérêts sont considérés comme absents lors de l’examen de l’affaire concernée. Normalement, plus de la moitié des membres présents votent en faveur de la décision ; en cas de conseil d’administration incomplet, le soutien de plus d’un tiers de l’ensemble des membres est également requis. Les règles doivent être examinées au regard des circonstances réelles et des statuts.

Comment est géré le conflit d’intérêts ?

L’loi sur les associations économiques, chap. 7, art. 23 mentionne notamment les contrats personnels et certains contrats avec des tiers dans lesquels le membre a un intérêt substantiel susceptible de s’opposer à celui de l’association. Un membre en situation de conflit d’intérêts ne doit pas traiter la question. Utilisez l’annexe sur les conflits d’intérêts pour les circonstances réelles, et non pour des suppositions générales.

Comment le procès-verbal du conseil d’administration doit-il être validé et conservé ?

Loi sur les associations économiques, chap. 7, art. 24–25 : le secrétaire de séance signe. Le président valide le procès-verbal s’il ne l’a pas rédigé, et un autre membre désigné par le conseil d’administration doit également le valider. Les membres ont le droit de faire consigner un avis divergent. Les procès-verbaux sont tenus dans l’ordre chronologique et conservés en toute sécurité. Consultez également les informations des copropriétaires sur les procès-verbaux.

Questions fréquentes sur les procès-verbaux du conseil d’administration d’une copropriété

Le conseil d’administration doit-il tenir un procès-verbal à chaque réunion ?

Oui, les réunions du conseil d’administration doivent faire l’objet d’un procès-verbal et les décisions réelles doivent être consignées conformément à l’art. 7:24 de la loi sur les associations économiques.

Le procès-verbal du conseil d’administration doit-il être validé par une personne autre que le président ?

Oui. En plus de la signature du secrétaire de séance, le président doit le valider s’il n’était pas le secrétaire de séance, ainsi qu’un autre membre désigné par le conseil d’administration.

Tous les membres d’une copropriété peuvent-ils consulter les procès-verbaux du conseil d’administration ?

Les procès-verbaux du conseil d’administration ne sont pas en règle générale publics et ne sont pas soumis aux mêmes règles d’accès que les procès-verbaux de l’assemblée générale de l’association. Le conseil d’administration et les commissaires aux comptes doivent y avoir accès conformément à leurs missions ; les données des membres et les données personnelles doivent être traitées en toute sécurité.

Que fait le conseil d’administration si un membre est en situation de conflit d’intérêts ?

Il examine le conflit d’intérêts dans cette affaire précise. Le membre ne doit pas traiter la question et est considéré comme absent lors de l’évaluation de la capacité de décision. Consignez le résultat réel dans le procès-verbal.

Excel peut-il déterminer automatiquement si le conseil d’administration est compétent pour décider ?

Non. Excel indique uniquement les données administratives manquantes. Le conseil d’administration doit lui-même évaluer la composition complète du conseil, la présence des suppléants, les éventuels conflits d’intérêts et les statuts en vigueur.

Une procuration pour l’assemblée générale ou un modèle de procès-verbal juridique en anglais est-il inclus ?

Non. Ce pack contient cinq documents de travail suédois, un guide suédois et un guide d’utilisation en anglais. Une procuration spécifique pour l’assemblée générale nécessite un modèle distinct.

Le procès-verbal du conseil d’administration est-il la même chose que le procès-verbal de l’assemblée générale ?

Non. Le conseil d’administration organise ses réunions et prend ses décisions conformément au chap. 7 de la loi sur les associations économiques, avec les exceptions applicables aux copropriétés, tandis que les procès-verbaux de l’assemblée générale de l’association suivent notamment le chap. 6 de cette même loi, avec d’autres règles.

Vérification des sources juridiques et transparence

Sources : loi sur les copropriétés, loi sur les associations économiques, Bostadsrätterna et directives de l’IMY sur la protection des données des associations. Version 1.0, vérification des sources assistée par l’IA le 5 novembre 2026. Aucune révision juridique indépendante, certification par une autorité ou garantie de validité n’a été effectuée. Vérifiez toujours la législation en vigueur, les statuts enregistrés de l’association et les faits de la situation concrète.