Om dokumentmallen
Cateringkalkyl & Cateringoffert 2026/2027 – Excel, Word och PDF
Hur mycket mat behöver du köpa in – och vilket pris behöver du ta betalt per cateringuppdrag? Det här paketet hjälper cateringföretag, restauranger, caféer och eventleverantörer att sammanställa gästantal, portionsmängder, råvaror, personal, transport, utrustning, kundoffert och leveransplan. En Excelarbetsbok med automatiska beräkningar kombineras med redigerbara offert- och eventmallar samt separata användarguider på svenska och engelska.
Detta ingår i paketet
| Dokument | Format | Innehåll |
|---|---|---|
| Cateringkalkyl, portionsbehov & offert | Excel (.xlsx) | 8 sammanlänkade blad med budget, inköpsbehov, offertposter, moms, kundöversikt och leverantörer. |
| Cateringoffert – Svenska / Catering Quotation – English | Word (.docx) + PDF | Redigerbar kundoffert med uppdrag, omfattning, prisrader, moms, ändrat gästantal, betalning, avbokning och accept. |
| Eventplan & Leveranskontroll / Event Plan & Delivery Check | Word (.docx) + PDF | Eventuppgifter, checklista före/under/efter, körschema, leveranskvittens, avvikelser och ansvariga. |
| Detaljerad användarguide – Svenska + English | Word (.docx) + PDF | Steg-för-steg, räkneexempel, momsförsiktighet, kvalitetslista och myndighetskällor. |
13 leveransfiler i ZIP: 6 DOCX, 6 sökbara PDF och 1 XLSX. Word- och PDF-dokumenten finns på svenska och engelska; Excelarbetsboken är på svenska och avsedd för svenska verksamheter.
Excel – åtta arbetsblad för cateringkalkyl
- Översikt: gästantal, offert exklusive och inklusive moms, beräknade direkta råvarukostnader, andra direkta kostnader och kalkylerat bidrag.
- Event: kund, event-ID, antal gäster, datum, leveransform, plats och buffertprocent.
- Meny & inköp: 80 rader där gram per gäst, antal portioner, buffert och inköpspris per kg ger automatiskt inköpsbehov och kostnad.
- Direkta kostnader: 80 rader för personal, transport, emballage, hyrd utrustning och andra kostnader. Råvarorna från menybladet ska inte dubbelräknas här.
- Offertposter: 60 prisrader med antal, pris exklusive moms och individuellt valt momsbelopp per rad.
- Kundoffert: en intern sammanställning med de 20 första offertraderna och totalbelopp från alla 60 offertrader. Den fullständiga leveransofferten utformas i Word.
- Leverantörer: 50 rader för inköp, bokningar, kontaktpersoner, leveransdatum och status.
- Läs mig: instruktioner, beräkningsprinciper, rättsliga avgränsningar och myndighetskällor.
Så använder du cateringpaketet
- Fyll i evenemanget och ett realistiskt gästantal i Excelbladet Event.
- Beräkna råvaru- och inköpsbehov i Meny & inköp, med buffert för ett planerat bortfall.
- Registrera bemanning, transport, emballage och hyra i Direkta kostnader.
- Skapa kundens prisrader i Offertposter och bedöm korrekt momssats för varje tillhandahållande.
- Kontrollera totalsummor och kalkylerat bidrag i Översikt.
- Överför verifierade belopp och villkor till den redigerbara Cateringofferten. Planera sedan genomförandet i Eventplan & Leveranskontroll.
Exempel: portionsberäkning för 80 gäster
Om en ingrediens planeras till 150 gram per gäst för 80 gäster är utgångsbehovet 12 kg. Med 10 procents buffert blir inköpsmängden 13,2 kg. Vid ett inköpspris på 85 kr/kg exklusive avdragsgill moms blir planerad råvarukostnad 1 122 kr. Mängderna är ett pedagogiskt exempel och inte rekommenderade portionsstorlekar.
Cateringmoms 2026/2027 – livsmedel eller tjänst?
Från den 1 april 2026 till och med den 31 december 2027 är momsen normalt 6 procent på livsmedel. Restaurang- och cateringtjänster omfattas normalt av 12 procent. Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning avgörs gränsen bland annat av vilka stödtjänster som ingår, exempelvis dukning, servering, diskning och viss uthyrning av utrustning. Ren matleverans är inte automatiskt en cateringtjänst även om leverans sker till evenemang.
Separata tjänster kan kräva andra momssatser. Excelarkets momsfält är därför redigerbara per offertpost och ska fyllas efter en verklig bedömning – inte automatiskt med samma momssats för samtliga rader. För leveranser och fakturor under senare perioder måste reglerna kontrolleras på nytt.
Livsmedelssäkerhet och ansvar
Cateringverksamhet omfattas normalt av livsmedelsregler. Verksamt anger att de flesta verksamheter behöver registreras i kommunen före start. Säker hantering, eventuella temperaturjournaler, allergeninformation och relevant HACCP-/egenkontroll dokumenteras enligt verksamhetens egna rutiner. Detta paket ersätter inte sådan dokumentation. Se även HACCP & Egenkontroll Livsmedel hos Mallbutiken.
Relaterade mallar
För portionskostnader per maträtt, se Receptkalkyl & Menyprissättning. För systematisk svinnuppföljning, se Matsvinnsregister & Svinnuppföljning. Den här produkten är i stället uppdragsbaserad och hjälper dig skapa en hel cateringoffert.
Vanliga frågor
Kan jag beräkna catering till 50, 80 eller 200 personer?
Ja. Ange valfritt gästantal; recept-/ingrediensraderna räknas om utifrån vikt, antal portioner och buffert.
Ingår offertmall i Word?
Ja. Du får en redigerbar svensk och engelsk kundoffert med tillhörande sökbara PDF-versioner.
Räknar Excel moms automatiskt?
Ja, matematiskt från den momssats som du själv väljer på varje offertpost. Mallen avgör inte vilken momssats som är juridiskt korrekt.
Är det en cateringkalkyl för varje uppdrag?
Ja. Kopiera Excelarbetsboken för varje event för tydlig dokumentation och enkel uppföljning.
Ingår ett bindande cateringavtal?
Nej. Offerten har redigerbara villkorsfält men är ingen individuellt juridiskt granskad avtalsprodukt. Låt specialist granska vid mer komplicerade uppdrag.
Är mallarna på engelska?
Offert, eventplan och användarguider finns på svenska och engelska. Excelverktyget är på svenska och avsett för svenska förhållanden.
Format, leverans och källor
Format: XLSX, DOCX, PDF. Språk: Svenska + English (Excel på svenska). Version: 1.0 – 2026/2027. Käll- och teknikkontrollerad: 2026-10-12. Digital leverans: ZIP-arkiv med 13 filer när det har kopplats till Shopify Digital Products.
Myndighetskällor: Skatteverket – Momssatser; Skatteverket – Restaurang- och cateringtjänster; Verksamt – Livsmedelsanläggning.
Ansvarsbegränsning: Materialet är administrativa stödverktyg. Köparen ansvarar för aktuella skatteregler, beräkningsunderlag, livsmedelssäkerhet, avtalsvillkor och faktiska leveranser.
