Om dokumentmallen
Inköpspolicy 2026/2027 – professionell inköpspolicy för svenska företag
Få ordning på hur företagets inköp planeras, godkänns, beställs och följs upp. Detta genomarbetade paket innehåller en redigerbar inköpspolicy på svenska och engelska, en separat inköpsmandatmatris med beslutsunderlag, en praktisk inköpschecklista, en detaljerad svensk användarguide och ett Excelregister för inköp, beloppsgränser och avvikelser.
Avsett för privata företag och små och medelstora verksamheter. Alla beloppsgränser bestäms av det egna företaget – mallen innehåller inte några påhittade lagstadgade inköpsgränser.
Digitalt paket: 5 Wordfiler (DOCX), 5 sökbara A4-PDF och 1 Excelarbetsbok (XLSX). Totalt 11 filer. Svenska huvuddokument och en engelsk inköpspolicy anpassad till svenska företagsförhållanden.
Om dokumentmallen
En inköpspolicy är företagets egna riktlinjer för vilka personer som får göra inköp, vilka kontroller som behövs och hur leverantörer ska väljas. Den hjälper verksamheten att arbeta mer förutsägbart med budget, avtalstrohet, leveransvillkor, intern kontroll och attestrutiner.
Paketet tillför ett övergripande styrdokument och kompletterar Mallbutikens befintliga produkter för inköpsorder, offertjämförelse, leverantörsbedömning och attest.
Detta ingår i paketet
| Fil | Format | Vad den används till |
|---|---|---|
| Inköpspolicy – svenska | DOCX + PDF | Företagsmål, ansvar, mandat, leverantörskontroll, beställningsrutiner, etik, undantag och uppföljning. |
| Procurement Policy – English / Swedish conditions | DOCX + PDF | Engelsk huvudpolicy för internationella team i svenska privata företag. |
| Inköpsmandat & beslutsprotokoll | DOCX + PDF | Dokumenterar beslutade interna beloppsgränser, godkännare, beslutsdatum och kontrollspärrar. |
| Inköpschecklista & undantag | DOCX + PDF | Beställningsunderlag, kontrollsteg, avvikelser och signerings-/arkiveringskontroll. |
| Användarguide – svenska | DOCX + PDF | Stegvisa instruktioner för varje avsnitt, Excel, beslut, risker och dokumenthantering. |
| Inköpsregister, mandat & undantag | XLSX | 5 kalkylblad: START, MANDAT, INKÖPSREGISTER, UNDANTAG och ÖVERSIKT. |
Excel: mer än ett tomt register
Excelarbetsboken har rullistor för inköpsnivå och status, redigerbara mandatgränser samt formler som markerar ärenden som saknar beslutsuppgift, saknar fastställt mandat eller överskrider det angivna beloppet. Översikten sammanställer inköpens registrerade värde, godkända ärenden och öppna avvikelser. Den genomför aldrig köp eller betalningar automatiskt.
Viktiga användningsområden
- Besluta vem som får beställa varor, material och tjänster.
- Införa interna beloppsgränser och kontroll av hela avtalets kostnad.
- Kravställa behovsprövning, leverantörsjämförelse och riskbedömning.
- Minska risken för inköp utan budget eller rätt mandat.
- Följa upp brådskande undantag, jäv och avvikelser.
- Stödja internationell personal med en engelsk policy anpassad till svensk verksamhet.
Steg för steg
- Välj vilka bolag, avdelningar och inköpsroller som omfattas.
- Fyll i de egna budget- och beloppsgränserna i Worddokumentet Inköpsmandat; besluta om dem på rätt nivå.
- Anpassa den svenska policyns inköpsregler, befogenheter och leverantörskrav.
- Använd den engelska policyn där den behövs och säkerställ att beslutade versioner är samordnade.
- Genomför kontrollerna i inköpschecklistan före beställning.
- Registrera ärenden i Excel och undersök varningar innan några beslut verkställs.
- Fastställ policyn, kommunicera den till berörda och följ upp den regelbundet.
Praktiskt exempel
Ett mindre företag bestämmer att rutininköp inom budget får godkännas av en avdelningschef upp till bolagets eget beslutade belopp. En större investering kräver separat beslut och dokumenterad leverantörsjämförelse. I Excel kan en inköpspost över företagets inmatade gräns flaggas för vidare kontroll. Den faktiska beslutsbehörigheten måste ändå verifieras i företagets beslut och eventuella fullmakter.
Vanliga misstag
- Att lämna mandatgränser tomma men behandla policyn som färdig.
- Att dela upp beställningar för att kringgå beloppsgränser.
- Att glömma avtalstid, förlängningsoptioner eller licenskostnader vid totalberäkningen.
- Att förväxla intern inköpsrätt, extern firmateckning och bankbehörighet.
- Att förväxla inköpsregistret med ett ekonomisystem eller en bankbetalningskontroll.
Juridisk och fackmässig information
Det finns inte ett generellt lagkrav på att privata aktiebolag måste ha en särskild inköpspolicy utformad enligt denna mall. Aktiebolagslagen reglerar däremot bland annat styrelsens ansvar för organisation och ekonomisk kontroll samt företrädande av bolaget. Bokföringslagen innehåller regler om dokumentation och verifikationer för affärshändelser. När personuppgifter hanteras vid leverantörskontroller behöver tillämplig rättslig grund och andra GDPR-krav beaktas.
Denna produkt är inte ett regelverk för offentlig upphandling enligt LOU. Upphandlingsmyndighetens öppna vägledning används som praktiskt principstöd om systematik, uppföljning och leverantörsrisk där det är relevant. Reglerade branscher, offentligt styrda organisationer eller större internationella avtal kan kräva särskild specialistgranskning.
Källor: Aktiebolagslagen (2005:551) · Bokföringslagen (1999:1078) · IMY – rättslig grund · Upphandlingsmyndigheten – inköpsstyrning.
Vanliga frågor
Är en inköpspolicy obligatorisk för aktiebolag?
En särskild inköpspolicy är inte generellt lagstadgad för alla privata aktiebolag. Det kan ändå vara ett värdefullt frivilligt styrdokument och särskilda krav kan följa av exempelvis bransch, koncern eller avtal.
Ingår färdiga beloppsgränser?
Nej, gränserna är avsiktligt tomma. Företaget måste själv bestämma dem genom ett giltigt internt beslut.
Går Excel att anpassa?
Ja, mandat, inköpsposter och avvikelsestatus kan fyllas i. Formlerna ger administrativa varningar och en översikt för uppföljning.
Ingår en engelsk version?
Ja, en komplett engelsk Procurement Policy ingår. Beslutsprotokoll, checklista och användarguide är på svenska.
Är detta samma sak som en inköpsorder?
Nej. Inköpspolicyn styr processen. En inköpsorder dokumenterar en specifik beställning.
Kan mallen användas i offentlig upphandling?
Inte utan en separat anpassning och rättslig kontroll. Den är i första hand avsedd för privata verksamheter.
Format och leverans
Redigerbara Worddokument (DOCX), sökbara PDF:er och en Excelarbetsbok (XLSX) samlas i ett digitalt ZIP-paket. Ingen fysisk leverans. Automatisk nedladdning förutsätter att ZIP-paketet är kopplat i butikens system för digital leverans.
Relaterade produkter: Inköpsorder & leveransbevakning, Leverantörsbedömning, Attestordning.
