Om dokumentmallen
Referenstagning vid rekrytering – mall för referenssamtal, frågor och GDPR
Vill du genomföra professionell referenstagning vid rekrytering? Det här dokumentpaketet innehåller en komplett referenstagningsmall med strukturerat samtalsprotokoll, kompetensbaserade referensfrågor, kandidatdialog, referenssammanställning och GDPR-checklista. Du får även ett Excelregister för den administrativa uppföljningen.
De separata mallarna hjälper arbetsgivare, rekryterare och HR att ställa arbetsrelaterade frågor med stöd av en förutbestämd kravprofil. Underlagen skiljer mellan vad referenspersonen själv har iakttagit, vad som är osäkert och vad rekryteraren bedömer. Produkten är ett stöd för mänskliga, sakliga rekryteringsbeslut och ersätter inte en professionell bedömning av den enskilda kandidaten.
Digital leverans: 15 filer i en ZIP – 7 redigerbara Word (DOCX), 7 motsvarande textsökbara PDF-filer (A4) och 1 Excel (XLSX). Fem svenska huvudmallar, en svensk användarguide och en English User Guide. Inga fysiska produkter eller abonnemang.
01. Paketets innehåll
Totalt 15 filer: sju DOCX, sju textsökbara PDF och en XLSX. Fem svenska huvudmallar (01–05), svensk användarguide (06) och en engelsk användarguide (07). Worddokumenten är redigerbara. PDF-versionerna lämpar sig för utskrift och granskning. Excel innehåller nio flikar med sexton administrativa nyckeltal.
Språk: Svenska huvudhandlingar. English User Guide är endast en vägledning, inte ett översatt huvudavtal. Dokumentversion: 1.0 / 2026–2027. Redaktionell källgenomgång: 16 oktober 2026, utan påstående om extern advokatcertifiering eller framtida lagändringar.
02. Vad filerna innehåller – dokument för dokument
| Dokument | Innehåll och användning | Format |
|---|---|---|
| 01. Referenssamtal – samtalsprotokoll | Protokoll med arbetsrelation, samma kärnfrågor, faktiska exempel, källkritik och avslut. | DOCX + PDF |
| 02. Kompetensbaserade referensfrågor | Jämförbar frågebank kopplad till en fastställd kravprofil, med kontroll för diskriminerande frågor. | DOCX + PDF |
| 03. Referensbegäran och kandidatdialog | Meddelandemallar till kandidat och referensperson samt kontroll av information och kontaktvägar. | DOCX + PDF |
| 04. Saklig referenssammanställning | Skiljer verifierbara uppgifter, referenspersonens utsagor och rekryterarens tolkningar. | DOCX + PDF |
| 05. GDPR, likabehandling och gallring | Kontrollista för rättslig grund, uppgiftsminimering, behörigheter, dokumentation och lagringstid. | DOCX + PDF |
| 06. Svensk användarguide | Tio steg för arbetsgivare, vanliga fallgropar, praktisk tillämpning och rättskällor. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk vägledning till de svenska dokumenten; inga engelska huvudmallar. | DOCX + PDF |
| 08. Referenstagning – Excelregister | Nio flikar och 16 kontrollnyckeltal för tjänster, kandidater, referenser, samtal och GDPR. | XLSX |
Alla Word- och PDF-filer har två separat inramade informationsrutor med rubrikerna 01. Paketets innehåll och 02. Vad filerna innehåller samt en dataskydds- och diskrimineringsavgränsning. Det finns inga påhittade kandidater, referenspersoner eller referensomdömen i leveransen.
03. Excelverktyg för referenstagning – nio flikar och 16 KPI
Översikt · Tjänster · Kandidater · Referenser · Samtal · Bedömning · Uppföljning · Dataskydd · Läs mig.
Översikten summerar bland annat rekryteringar, kandidatposter, uppgivna referenser, kontaktförsök, genomförda samtal, behov av fördjupning, GDPR-kontroller och uppföljningsärenden. När du registrerar faktisk kontaktdag och datum för genomfört samtal uppdateras en administrativ status till ”Kontaktad” respektive ”Genomförd”. Excel har rullistor för flera statusfält och är tomt från början, utan fiktiv personal.
Viktigt: Excel är inte en säker rekryteringsdatabas och innehåller ingen automatisk kandidatpoängsättning, profilering eller bedömning av laglig rättslig grund. Använd interna ID, lagra åtkomstbegränsat och fatta alla anställningsbeslut genom mänsklig prövning. En angiven status är inte en juridisk slutsats.
Så genomför du referenstagning – tio steg
- Fastställ kravprofilen. Välj endast kompetenser som är relevanta för den lediga tjänsten.
- Pröva personuppgiftshanteringen. Ange rättslig grund, ändamål, information och behöriga användare.
- Informera kandidaten. Be om relevanta yrkesreferenser och planera kontakten innan de rings upp.
- Välj jämförbara frågor. Använd dokument 02 så att samma kärnkrav undersöks för jämförbara sökande.
- Kontrollera relationen. Be referenspersonen beskriva när och i vilken funktion personen arbetat med kandidaten.
- Efterfråga konkreta exempel. Ställ frågor om arbetsuppgifter, samarbeten, kvalitet och resultat.
- Separera fakta och tolkning. Protokollför sakliga iakttagelser och markera osäkra påståenden.
- Undvik irrelevanta personuppgifter. Samla inte in känsliga uppgifter eller lagöverträdelser utan nödvändigt, särskilt lagligt stöd.
- Sammanställ för mänsklig bedömning. Jämför mot samma kravprofil och följ upp motstridiga uppgifter.
- Begränsa lagringstiden. Dokumentera gallringsprövningen och hantera särskilda regler för offentlig arbetsgivare.
GDPR och likabehandling vid referenstagning
Vilken rättslig grund gäller när arbetsgivaren kontaktar referenser?
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) beskriver att arbetsgivare måste ha en rättslig grund och en nödvändighet för behandling i rekrytering. För privata arbetsgivare kan en dokumenterad intresseavvägning vara aktuell; för myndigheter kan allmänt intresse vara tillämpligt. IMY anger att samtycke ofta är problematiskt i arbetslivet på grund av beroendeställningen. Att kandidat och referensperson får relevant information är viktigt, men information ensamt ersätter inte rättslig grund.
Hur länge får arbetsgivaren spara referensanteckningar?
Enligt IMY:s vägledning om rättigheter i arbetslivet ska anteckningar och referenser normalt raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs för rekryteringen. Fortsatt lagring kan vara relevant exempelvis med hänsyn till faktiska rättsliga anspråk och offentliga arkivregler. Spara inte dokument slentrianmässigt för alla framtida rekryteringar utan giltig rättslig grund och korrekt information.
Likabehandling och relevanta referensfrågor
Diskrimineringsombudsmannen (DO) betonar att rekryteringskrav och urvalsprocesser ska utformas så att diskriminering motverkas. Frågor om ålder, graviditet, religion, hälsa, sexuell läggning eller andra irrelevanta privata omständigheter ska inte användas som underlag för kandidatbedömning. Ställ frågor om arbetsrelaterade uppgifter, faktiska prestationer och de krav som ingår i rekryteringen.
Kandidatens referenser och kontaktplanering
Arbetsförmedlingen rekommenderar att arbetssökande väljer referenspersoner som känner till deras yrkeserfarenheter och att referenser tillfrågas i förväg. Som arbetsgivare bör du använda relevanta referenser och inte genomföra oväntade eller otillåtna bakgrundskontroller.
Relaterade mallar och internlänkar
För en separat kompetensbaserad jämförelse av kandidater efter intervjuer, se Kandidatbedömning och bedömningsmatris. När ni går vidare med en aktuell anställning finns Provanställningsavtal 2026/2027. Fler relaterade arbetsrättsliga dokument finns i HR, Arbetsrätt & Visselblåsning – Mallar. Dessa är separata produkter som inte ingår i ZIP-filen.
Vanliga frågor om referenstagning
Hur gör man en professionell referenstagning?
Börja med en tydlig kravprofil, kontakta relevanta yrkesreferenser efter att kandidaten informerats och ställ likvärdiga, kompetensbaserade frågor. Dokumentera konkreta arbetsrelaterade exempel och gör en mänsklig samlad bedömning.
Vilka frågor får man ställa till referenser?
Frågor om faktiska arbetsuppgifter, resultat, samarbete och exempel på arbetsrelaterad problemlösning kan vara relevanta. Undvik irrelevanta personliga och känsliga uppgifter.
Är referenstagning tillåten enligt GDPR?
Ja, den kan vara tillåten om det finns en giltig rättslig grund, ett relevant rekryteringsändamål och uppgifterna är nödvändiga och säkert hanterade. En enskild rekryteringsprocess måste alltid kontrolleras.
Måste kandidaten samtycka till referenstagning?
Det är god praxis att informera och fråga kandidaten innan relevanta referenser kontaktas. Men kandidatens medgivande är inte automatiskt rättslig grund enligt GDPR; IMY anger att samtycke ofta är olämpligt som sådan grund i arbetslivet.
Hur ska negativa referensuppgifter hanteras?
Dokumentera bara relevanta, sakliga uppgifter och notera om det är referenspersonens direkta iakttagelse eller ett subjektivt omdöme. Följ upp motstridiga eller osäkra uppgifter och säkerställ en rättvis jämförelse mot kravprofilen.
Hur länge ska referensprotokoll sparas?
Inte längre än vad som är nödvändigt för det faktiska ändamålet, med tillämpliga undantag för rättsliga anspråk eller offentlig arkivreglering. En generell gallringsfrist kan inte fastställas enbart utifrån mallen.
Kan Excel automatiskt välja vilken kandidat som är bäst?
Nej. Arbetsboken innehåller 16 administrativa nyckeltal men ingen kandidatpoängsättning eller automatisk urvalsalgoritm. Beslut ska fattas av behöriga människor med relevanta och sakliga underlag.
Ingår färdiga referensfrågor för chefer och HR?
Ja. Ett särskilt Word- och PDF-dokument innehåller strukturerade frågor om erfarenhet, ansvar, leverans, samarbete och lärande, som ska anpassas till den verkliga tjänsten.
Finns huvudmallarna på engelska?
Nej. De fem huvudmallarna är svenska. En English User Guide ingår som förklarar användningen och svensk rätt.
Är produkten granskad eller godkänd av IMY eller DO?
Nej. Mallarna är redaktionella dokumentmallar. De är inte officiella blanketter, myndighetsgodkända eller individuellt advokatgranskade.
Källor och version
Version: 1.0 / 2026–2027. Redaktionell källgenomgång: 16 oktober 2026. Källor: IMY – rekrytering och personuppgifter, DO – aktiva åtgärder, Arbetsförmedlingen – referenser och EU:s dataskyddsförordning. Utgåvebeteckningen 2027 garanterar inte framtida lagändringar och materialet ersätter inte en individuell rättslig bedömning.
