Sobre la plantilla de documento
Política de compras 2026/2027 – política de compras profesional para empresas suecas
Ponga orden en la forma en que se planifican, aprueban, solicitan y supervisan las compras de la empresa. Este completo paquete incluye una política de compras editable en sueco e inglés, una matriz de mandatos de compra independiente con base para la toma de decisiones, una práctica lista de verificación de compras, una guía de usuario detallada en sueco y un registro de Excel para compras, límites de importes y desviaciones.
Diseñado para empresas privadas y pequeñas y medianas empresas. Todos los límites de importes los determina la propia empresa; la plantilla no contiene límites de compra legales predefinidos.
Paquete digital: 5 archivos de Word (DOCX), 5 archivos PDF A4 buscables y 1 libro de Excel (XLSX). Un total de 11 archivos. Documentos principales en sueco y una política de compras en inglés adaptada a las condiciones de las empresas suecas.
Sobre la plantilla de documento
Una política de compras es el conjunto de directrices propias de la empresa sobre qué personas pueden realizar compras, qué controles son necesarios y cómo deben seleccionarse los proveedores. Ayuda a la organización a trabajar de manera más predecible con respecto al presupuesto, el cumplimiento de contratos, las condiciones de entrega, el control interno y los procedimientos de aprobación.
El paquete añade un documento de gobierno global y complementa los productos existentes de la Mallbutiken para pedidos de compra, comparación de ofertas, evaluación de proveedores y aprobación.
Qué incluye el paquete
| Archivo | Formato | Para qué se utiliza |
|---|---|---|
| Inköpspolicy – svenska | DOCX + PDF | Objetivos de la empresa, responsabilidades, mandatos, control de proveedores, procedimientos de pedido, ética, excepciones y seguimiento. |
| Procurement Policy – English / Swedish conditions | DOCX + PDF | Política principal en inglés para equipos internacionales en empresas privadas suecas. |
| Inköpsmandat & beslutsprotokoll | DOCX + PDF | Documenta los límites de importe internos decididos, aprobadores, fechas de decisión y puntos de control. |
| Inköpschecklista & undantag | DOCX + PDF | Documentación de pedidos, pasos de control, desviaciones y control de firmas/archivo. |
| Användarguide – svenska | DOCX + PDF | Instrucciones paso a paso para cada sección, Excel, decisiones, riesgos y gestión de documentos. |
| Inköpsregister, mandat & undantag | XLSX | 5 hojas de cálculo: START, MANDAT, INKÖPSREGISTER, UNDANTAG y ÖVERSIKT. |
Excel: más que un registro vacío
El libro de Excel tiene menús desplegables para el nivel de compra y el estado, límites de mandato editables, así como fórmulas que marcan casos que carecen de datos de decisión, carecen de mandato establecido o superan el importe indicado. La descripción general compila el valor registrado de las compras, los casos aprobados y las desviaciones abiertas. Nunca realiza compras o pagos automáticamente.
Áreas de uso importantes
- Decidir quién puede solicitar bienes, materiales y servicios.
- Introducir límites de importes internos y control de todo el coste del contrato.
- Exigir análisis de necesidades, comparación de proveedores y evaluación de riesgos.
- Reducir el riesgo de compras sin presupuesto o sin el mandato correcto.
- Hacer seguimiento de excepciones urgentes, conflictos de intereses y desviaciones.
- Apoyar al personal internacional con una política en inglés adaptada a la actividad sueca.
Paso a paso
- Elija qué empresas, departamentos y roles de compra se ven afectados.
- Complete sus propios límites presupuestarios y de importes en el documento de Word de mandatos de compra; decídalos al nivel adecuado.
- Adapte las reglas de compra, las competencias y los requisitos de proveedores de la política sueca.
- Utilice la política en inglés donde sea necesario y asegúrese de que las versiones decididas estén coordinadas.
- Realice los controles en la lista de verificación de compras antes de realizar el pedido.
- Registre los casos en Excel y examine las advertencias antes de ejecutar cualquier decisión.
- Establezca la política, comuníquela a los afectados y sígala regularmente.
Ejemplo práctico
Una empresa pequeña decide que las compras rutinarias dentro del presupuesto pueden ser aprobadas por un jefe de departamento hasta el importe decidido por la propia empresa. Una inversión mayor requiere una decisión por separado y una comparación de proveedores documentada. En Excel, una partida de compra que supere el límite introducido por la empresa puede marcarse para un control adicional. No obstante, la autoridad real para tomar decisiones debe verificarse en las decisiones de la empresa y en cualquier poder notarial.
Errores comunes
- Dejar los límites de mandato vacíos pero tratar la política como terminada.
- Dividir los pedidos para eludir los límites de importe.
- Olvidar el periodo del contrato, las opciones de renovación o los costes de licencia en el cálculo total.
- Confundir el derecho de compra interno, la firma externa y la autorización bancaria.
- Confundir el registro de compras con un sistema financiero o un control de pagos bancarios.
Información jurídica y profesional
No existe un requisito legal general que obligue a las sociedades anónimas privadas a tener una política de compras específica diseñada según esta plantilla. Sin embargo, la Ley de Sociedades Anónimas regula, entre otras cosas, la responsabilidad del consejo de administración en cuanto a la organización y el control financiero, así como la representación de la empresa. La Ley de Contabilidad contiene reglas sobre documentación y justificantes para transacciones comerciales. Cuando se manejan datos personales durante las comprobaciones de proveedores, se debe considerar la base legal aplicable y otros requisitos del RGPD.
Este producto no es un marco normativo para la contratación pública según la LOU. La guía abierta de la Autoridad de Contratación Pública se utiliza como apoyo de principios prácticos sobre sistemática, seguimiento y riesgo de proveedores cuando sea relevante. Los sectores regulados, las organizaciones dirigidas por el sector público o los contratos internacionales importantes pueden requerir una revisión especializada específica.
Fuentes: Ley de Sociedades Anónimas (2005:551) · Ley de Contabilidad (1999:1078) · IMY – base legal · Autoridad de Contratación Pública – gestión de compras.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria una política de compras para las sociedades anónimas?
Una política de compras específica no está regulada legalmente de forma general para todas las sociedades anónimas privadas. Sin embargo, puede ser un documento de gobierno voluntario valioso y pueden existir requisitos especiales derivados, por ejemplo, del sector, el grupo empresarial o el contrato.
¿Se incluyen límites de importes predefinidos?
No, los límites están vacíos a propósito. La empresa debe determinarlos por sí misma mediante una decisión interna válida.
¿Se puede adaptar el Excel?
Sí, se pueden completar mandatos, partidas de compra y estados de desviación. Las fórmulas proporcionan advertencias administrativas y una descripción general para el seguimiento.
¿Se incluye una versión en inglés?
Sí, se incluye una Procurement Policy completa en inglés. El acta de decisiones, la lista de verificación y la guía del usuario están en sueco.
¿Es esto lo mismo que una orden de compra?
No. La política de compras rige el proceso. Una orden de compra documenta un pedido específico.
¿Se puede utilizar la plantilla en la contratación pública?
No sin una adaptación por separado y una revisión legal. Está destinada principalmente a actividades privadas.
Formato y entrega
Documentos de Word editables (DOCX), archivos PDF buscables y un libro de Excel (XLSX) reunidos en un paquete digital ZIP. No hay entrega física. La descarga automática requiere que el paquete ZIP esté vinculado al sistema de entrega digital de la tienda.
Productos relacionados: Orden de compra y seguimiento de entrega, Evaluación de proveedores, Procedimiento de aprobación.
