Inventaire et procès-verbal d'état des lieux pour une location : comment procéder

Par Mallbutiken · Données vérifiées le 30 septembre 2026 · Environ 5 minutes de lecture

Un inventaire indique ce qui est laissé dans le logement. Un état des lieux décrit l'état à un moment précis. Utilisez-les ensemble avant l'emménagement et comparez avec les mêmes documents lors de l'état des lieux de sortie. Documentez les quantités, les marques existantes, les photos et les clés afin de pouvoir comprendre plus tard ce que vous avez réellement vu et convenu.

Quelle est la différence entre les documents ?

L'inventaire ne remplace pas le contrat de location et ne constitue pas en soi une autorisation de louer. Si vous n'avez pas encore réglé la location elle-même, commencez par le guide sur les contrats de location.

Avant l'emménagement : visitez le logement ensemble

1. Identifiez le logement et le moment. Notez l'adresse, l'éventuelle référence de l'appartement, la date, les participants et la référence au contrat de location.
2. Travaillez pièce par pièce. Suivez le même ordre dans tout le logement. Vérifiez également les espaces de stockage et autres zones incluses.
3. Comptez et décrivez les inventaires. Faites par exemple la distinction entre quatre chaises de salle à manger et une chaise de bureau. Notez le modèle ou toute autre identification si cela est utile.
4. Décrivez les défauts visibles. Indiquez l'emplacement, la taille approximative et ce que vous voyez réellement. Écrivez « non contrôlé » lorsqu'un élément n'a pas été examiné.
5. Liez les photos aux lignes. Utilisez un identifiant photo figurant à la fois dans le protocole et dans le nom du fichier.
6. Comptez les clés et les badges. Notez le nombre et le type. Vérifiez le fonctionnement là où c'est possible.
7. Lisez et conservez chacun une copie. Assurez-vous que les mêmes annexes accompagnent les deux exemplaires.

Il s'agit d'une méthode de travail pratique, pas d'un formulaire prescrit par la loi. Adaptez l'étendue en fonction du logement et de la location. Une villa meublée nécessite souvent plus d'objets identifiés qu'une chambre non meublée.

Exemple : rédigez de manière à ce que la note puisse être utilisée ultérieurement

Imprécis : « Table – ok. » Cela n'indique pas de quelle table il s'agit ni si une marque existait déjà.

Plus précis, exemple fictif : « Cuisine, table à manger en chêne, une unité. Rayure d'environ 4 cm sur le coin droit côté fenêtre. Photo K03, prise lors de l'emménagement. Les deux parties ont constaté la marque. »

La note doit décrire l'observation sans exagérer la précision. N'écrivez pas « impeccable » si vous n'avez fait qu'un coup d'œil rapide. Si un lave-vaisselle n'a pas été testé, vous pouvez indiquer que son extérieur a été examiné mais que son fonctionnement n'a pas été testé.

Photographiez à la fois l'ensemble et les détails

Prenez d'abord une vue d'ensemble permettant de situer l'objet, puis une vue détaillée du défaut. Utilisez des noms de fichiers clairs, par exemple K03-table-rayure.jpg. Enregistrez les fichiers originaux et notez la date dans le protocole. Une date dans le nom de fichier ne constitue pas une preuve suffisante de la date de prise de vue.

Assurez-vous que les deux parties ont accès à la même annexe photo et que les liens ne cessent pas de fonctionner après quelques jours. Évitez de faire figurer des documents personnels ou d'autres informations inutiles sur les photos.

Lors du départ : comparez plutôt que de recommencer

Utilisez les documents d'emménagement comme référence et réalisez un nouvel état des lieux de sortie daté. Marquez ce qui est inchangé, ce qui a été ajouté et ce qui ne peut être déterminé. Vérifiez les inventaires et les clés en utilisant les mêmes identifications qu'à l'emménagement.

Séparez le nettoyage, les objets manquants et les dommages. Décrivez une tache persistante comme une observation avant de prendre position sur le nettoyage, l'action à mener ou le coût. Conservez les anciennes versions plutôt que de les écraser.

Usure normale ou dommage indemnisable ?

Un logement change avec l'usage. L'usure normale doit être distinguée des dommages dont le locataire est responsable. Selon le chapitre 12, article 24 du Code foncier (Jordabalken), le locataire a une obligation de soin et peut être tenu responsable des dommages causés par sa propre faute, ou par la négligence ou l'omission de personnes couvertes par cette disposition.

L'évaluation nécessite plus que constater qu'un élément semble plus dégradé au départ. L'état précédent, la durée d'utilisation, la cause du dommage et les autres circonstances jouent un rôle. Le protocole peut aider à clarifier le déroulement des faits, mais ne tranche pas à lui seul un litige ou le montant d'une indemnisation raisonnable.

Les défauts nécessitant une intervention urgente ne doivent pas seulement être notés dans le prochain protocole. Le Code foncier contient également des obligations d'informer le propriétaire des dommages et défauts.

Si vous n'êtes pas d'accord lors de l'état des lieux

Notez les points de vue des deux parties. Écrivez par exemple que le propriétaire considère une marque comme nouvelle tandis que le locataire indique qu'elle était présente lors de l'emménagement. Référez-vous aux photos et aux notes précédentes sans transformer une opinion en un constat commun.

Expliquez la portée de la signature. Un document confirmant des observations ne doit pas nécessairement contenir une reconnaissance de responsabilité financière. Si quelqu'un ne souhaite pas signer, notez-le et laissez la possibilité d'envoyer ses propres commentaires. Ne laissez pas une absence de signature être interprétée comme une approbation.

Questions fréquentes

Les photos suffisent-elles ?

Les photos montrent ce qui est visible, mais ne décrivent pas toujours les quantités, le fonctionnement, les différents avis des parties ou quelles clés ont été remises. Combinez-les de préférence avec des notes courtes et précises.

S'agit-il d'une expertise technique ?

Non. Une visite conjointe de l'état visible ne remplace pas une expertise professionnelle concernant, par exemple, l'humidité, l'électricité ou la structure du bâtiment.

Les documents peuvent-ils être en anglais ?

Choisissez une langue que les deux parties comprennent et vérifiez que le support est adapté à la location en Suède. Ne traduisez pas seulement le titre ; les descriptions d'état et les réserves doivent également être compréhensibles.

Obtenez une structure commune pour l'état des lieux

L'inventaire et l'état des lieux de Mallbutiken au format Word/PDF vous aident à collecter des informations sur les inventaires et l'état du logement. Adaptez le support et lisez le guide avant utilisation.

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