Registre des véhicules & Planification de l'entretien 2026/2027 – Excel, Word & PDF | Suédois + Anglais

Registre des véhicules et planification de l'entretien 2026/2027 – Modèle Excel pour entreprises

Regroupez les véhicules de votre entreprise, les intervalles d'entretien, les dates de contrôle technique, les coûts et les contrôles internes des véhicules dans un pack documentaire professionnel et téléchargeable. Registre des véhicules & Planification de l'entretien 2026/2027 est spécialement conçu pour les petites entreprises suédoises, les gestionnaires immobiliers, les associations et les organisations souhaitant gérer l'administration de leur flotte localement, sans abonnement mensuel.

Le pack combine un fichier Excel piloté par des formules avec six feuilles de calcul, une fiche de véhicule avec contrôle de remise, un protocole d'entretien avec suivi des actions, ainsi qu'un guide d'utilisation détaillé séparé. Sept fichiers : XLSX, trois DOCX et trois PDF. Les modèles Word comprennent une version principale en suédois et une traduction de référence en anglais.

Ce qui est inclus dans le pack produit

Fonctionnalités dans Excel – registre des véhicules et suivi des coûts

• Jusqu'à 50 véhicules : numéro d'immatriculation, type de véhicule, modèle, domaine de responsabilité, kilométrage actuel, statut et commentaires.
• Suivi du contrôle technique : indicateur pour les dates d'échéance dépassées ou proches, vérifiées par l'utilisateur via Transportstyrelsen.
• Suivi de l'entretien : calcul des entretiens approchant ou dépassés selon la date et le kilométrage.
• 200 interventions d'entretien : travaux planifiés, date d'exécution, garage, état du suivi et signal d'alerte interne.
• 300 postes de coûts : réparations, entretien, assurance, taxes/frais, carburant/recharge et autres coûts avec vue annuelle et mensuelle.
• 150 postes de contrôle : points de contrôle, anomalies, mesures correctives et prochain contrôle.
• Tableau de bord : nombre de véhicules actifs, alertes d'échéance, coûts mensuels et interventions en attente.
• Limites ajustables : définissez vos propres seuils d'alerte en jours et en kilomètres. Aucune macro ni connexion internet requise pour la planification.

Exemple d'utilisation

Une petite entreprise de construction peut enregistrer ses véhicules de service et remorques, saisir les dates réelles de contrôle technique, suivre l'entretien selon le kilométrage, documenter les changements de pneus et les coûts, et voir quelles actions doivent être traitées le mois suivant. Un gestionnaire immobilier peut utiliser une structure similaire pour ses véhicules de service et utilitaires légers.

Comment démarrer

1. Configurer la Vue d'ensemble : sélectionnez l'année du rapport (2027 par défaut), le seuil d'alerte en jours et en kilomètres.
2. Créer le registre des véhicules : attribuez à chaque véhicule un ID interne unique et indiquez l'immatriculation ainsi que la fonction responsable.
3. Vérifier la date du contrôle technique : vérifiez chaque véhicule auprès de Transportstyrelsen et saisissez manuellement la dernière date autorisée.
4. Saisir les intervalles d'entretien : fournis par le garage ou le constructeur, en date et/ou en kilométrage.
5. Enregistrer les interventions et coûts : dans le Planning d'entretien et les Coûts. Utilisez le même ID véhicule dans toutes les feuilles.
6. Suivre : documentez les points de contrôle, gérez les alertes et mettez à jour le statut après chaque intervention.
7. Enregistrer et archiver : conservez les données avec une gestion des accès et des sauvegardes appropriée.

Règles de contrôle technique et points de contrôle légaux

Pour les voitures particulières et utilitaires légers dont le poids total n'excède pas 3 500 kg, Transportstyrelsen stipule comme règle générale que le premier contrôle technique doit avoir lieu au plus tard 36 mois après le mois de première mise en circulation, le deuxième au plus tard 24 mois après le mois du premier contrôle, et ensuite au plus tard 14 mois après le mois du contrôle précédent. D'autres types de véhicules peuvent être soumis à des réglementations différentes. Le modèle ne déduit donc pas la prochaine date de contrôle technique d'un intervalle général.

Transportstyrelsen n'envoie pas de convocation générale au contrôle technique ; le propriétaire du véhicule est responsable de le faire inspecter à temps. Une date de contrôle technique dépassée peut entraîner une interdiction de circuler. Vérifiez toujours le statut réel du véhicule via les services en ligne de l'autorité, particulièrement avant d'utiliser un véhicule dont le statut est incertain.

Les contrats d'entretien, de garantie et d'assurance peuvent avoir leurs propres conditions. Le modèle ne contient que des rappels de contrôle volontaires pour le renouvellement de contrat et ne peut confirmer si un véhicule est immatriculé ou assuré. Pour le transport lourd, ADR, véhicules spéciaux ou autres activités réglementées, des procédures supplémentaires peuvent être requises.

Données personnelles et procédures internes

Si les données des véhicules sont liées à des employés identifiables, le RGPD peut s'appliquer. Utilisez en priorité des ID véhicules internes et des fonctions responsables, limitez l'accès et évitez les numéros de sécurité sociale inutiles ou l'historique détaillé des trajets privés. Maintenez un système séparé pour les factures, la comptabilité et autres archives légales.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser le fichier Excel à la fois pour 2026 et 2027 ?

Oui. L'année du rapport dans la Vue d'ensemble est modifiable. Les registres et les formules reposent sur vos propres données, pas sur un calendrier figé.

Excel calcule-t-il la date limite du contrôle technique ?

Non. La date doit être vérifiée pour chaque véhicule auprès de Transportstyrelsen et saisie manuellement. Excel affiche ensuite le statut interne avant et après cette date.

Peut-il envoyer des rappels automatiques ?

Non. Le statut d'alerte s'affiche dans le classeur à l'ouverture/recalcul. Aucun email, SMS ou connexion aux autorités n'est inclus.

Le suivi de l'entretien est-il calculé en kilomètres et en date ?

Oui, une fois les valeurs planifiées et le kilométrage actuel saisis. Il s'agit d'un suivi interne basé sur les intervalles que vous avez choisis.

Les documents en anglais sont-ils inclus ?

Oui, les modèles Word contiennent des sections de référence en anglais et le guide d'utilisation possède un guide rapide en anglais. Excel est en suédois, et le contenu est basé sur la situation suédoise.

Est-ce un logiciel de comptabilité ?

Non. Les montants sont utilisés pour le suivi des coûts ; le calcul de la TVA, des impôts et des écritures comptables n'est pas inclus.

Puis-je l'utiliser pour des camions et des remorques ?

Vous pouvez enregistrer les véhicules, mais leurs exigences réelles de contrôle technique, intervalles d'entretien et éventuelles règles de transport professionnel doivent être déterminées séparément.

Sources et informations complémentaires

• Transportstyrelsen – contrôle technique et interdiction de circuler
• Transportstyrelsen – rechercher des informations sur les véhicules et propriétaires
• Transportstyrelsen – intervalles de contrôle technique pour voitures/utilitaires légers

Livraison : Pack ZIP numérique, 7 fichiers, Excel et Word éditables ainsi que des fichiers PDF consultables. Consultez également nos modèles pour la production et l'industrie et nos modèles de véhicules.

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