Plaintes relatives à la sécurité GPSR 2026 – enquête sur les accidents, registre des plaintes et purge | Word/PDF/Excel

Votre entreprise reçoit-elle des réclamations concernant des produits susceptibles d’être dangereux ? Avec ce pack spécialisé GPSR, les fabricants et les importateurs documentent les réclamations de sécurité reçues, les informations relatives aux incidents, les enquêtes réelles, les mesures correctives et la suppression des données à caractère personnel – sans les confondre entre une réclamation ordinaire, un signalement aux autorités ou une documentation technique.

Base juridique : Règlement (UE) 2023/988 (GPSR), articles 9.11 à 9.13 pour les fabricants et 11.9 à 11.11 pour les importateurs. Le GPSR est entré en vigueur le 13 décembre 2024. Les obligations spécifiques d’enquête et d’enregistrement concernent les réclamations de sécurité et les informations relatives aux incidents pertinentes, et non toute demande de retour ou de livraison. Les règles relatives aux produits et aux secteurs doivent être évaluées individuellement.

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À qui le produit est-il destiné ?

Aux fabricants suédois, importateurs de l’UE, responsables de la qualité et de la sécurité des produits, ainsi qu’aux entreprises de commerce électronique exerçant une activité de fabricant ou d’importateur. Les besoins typiques concernent un rapport récurrent de brûlure, un chargeur défectueux, un produit fuyant, un produit pour enfants instable ou un lot présentant des problèmes de sécurité signalés. Ces exemples décrivent des situations, et non des essais réalisés ou des risques certifiés.

Si vous avez principalement besoin d’informations générales sur la sécurité des produits et les rappels, choisissez le pack de base GPSR. Pour la personne responsable au sein de l’UE et, le cas échéant, le mandat de représentant, consultez l’article 16 du GPSR. Ce produit est en revanche spécialisé dans les réclamations, les enquêtes sur les incidents et la minimisation des données.

Pourquoi la limite de cinq ans est-elle importante ?

Les articles 9.13 et 11.11 du GPSR impliquent que les registres internes de réclamations ne doivent contenir que les données à caractère personnel nécessaires à l’enquête sur le produit présumé dangereux. Elles ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire et jamais plus de cinq ans à compter de leur introduction. Cinq ans constituent une limite maximale, et non une recommandation de conserver toujours les données pendant cinq ans. La documentation de sécurité sans données à caractère personnel et les informations traitées sur une base juridique distincte peuvent être soumises à d’autres règles. Le RGPD s’applique également.

Le fichier Excel calcule une limite externe de cinq ans à compter de la date d’enregistrement effective et indique quand les données à caractère personnel doivent être évaluées selon les besoins ou supprimées. Il peut également signaler une « suppression effectuée » qui n’a pas été vérifiée. Le carnet de travail ne supprime rien dans vos systèmes et ne fournit aucune approbation automatique en matière de protection des données ou de sécurité des produits.

Excel – neuf onglets et contrôles pratiques

Produits, Réclamations, Enquêtes, Incidents, Mesures, Suppression des données à caractère personnel, Décisions, Aperçu et Lisez-moi. La feuille client doit être remplie avec un identifiant de dossier pseudonymisé, et non avec le nom du consommateur, son numéro de téléphone, des diagnostics ou d’autres données sensibles. Les données à caractère personnel nécessaires sont traitées séparément dans un système géré par des contrôles d’accès. Un essai enregistré ou un accord manuel « GO » ne constitue pas une approbation par les autorités de la sécurité du produit.

Voici comment passer d’une réclamation à une mesure vérifiée

1. Déterminez si l’entreprise est fabricant, importateur ou exerce une autre fonction, et vérifiez la législation applicable sur les produits.
2. Publiez ou vérifiez qu’un canal réellement accessible est disponible pour les réclamations de sécurité et les informations relatives aux incidents.
3. Enregistrez le produit et l’identifiant de dossier pseudonymisé, et distinguez les affaires de sécurité des réclamations ordinaires.
4. Évaluez si des mesures de protection immédiates, un signalement aux autorités ou une déclaration d’incident sont nécessaires, que le fichier Excel soit entièrement rempli ou non.
5. Enquêtez sur l’incident à l’aide de faits réels et datés, et effectuez, si nécessaire, des essais effectifs.
6. Informez les parties prenantes concernées en temps utile et documentez les réponses réelles et les nouveaux essais.
7. Évaluez si les données à caractère personnel sont toujours nécessaires. Supprimez-les avant l’expiration du délai de cinq ans lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ; documentez la suppression effective.

Questions fréquentes

Toutes les réclamations doivent-elles être enregistrées comme réclamations de sécurité au sens du GPSR ?

Non. Les obligations d’enquête et d’enregistrement prévues par les articles 9.12 et 11.10 concernent les réclamations et les informations relatives aux incidents de sécurité concernant des produits présumés dangereux. Un simple retard ou une question de prix ne constitue pas automatiquement un tel dossier.

Les données à caractère personnel doivent-elles être conservées pendant cinq ans ?

Non. Elles ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à l’enquête et jamais plus de cinq ans après leur enregistrement dans le registre des réclamations au sens du GPSR.

L’importateur peut-il utiliser le registre du fabricant ?

L’article 11.10 permet de documenter les réclamations pertinentes dans le registre prévu à l’article 9.12 du fabricant ou dans un registre propre. La responsabilité effective, l’accès aux informations et les destinataires concernés doivent néanmoins être gérés.

Excel signale-t-il automatiquement les incidents à l’UE ?

Non. Les incidents et les produits dangereux peuvent nécessiter des signalements distincts et urgents conformément, entre autres, à l’article 20 du GPSR ainsi qu’aux articles 9 et 11, et ceux-ci sont gérés manuellement via le canal officiel de l’autorité compétente.

Toute la documentation relative aux produits peut-elle être supprimée après cinq ans ?

Non. La limite de cinq ans concerne les données à caractère personnel du registre spécial des réclamations. La documentation technique et les autres informations de sécurité sont soumises à leurs propres conditions juridiques.

Puis-je remplir directement le PDF ?

Les fichiers sont consultables et imprimables, mais ne comportent pas de champs de saisie interactifs. Utilisez Word pour modifier les documents.

Le pack contient-il des modèles de travail en anglais ?

Non. Les cinq modèles principaux et le fichier Excel sont en suédois. Un guide d’utilisation en anglais est inclus pour l’utilisation des fichiers suédois.

Sources, version et limites

GPSR : UE 2023/988, en particulier les articles 9.11 à 13, 11.9 à 11 et 20. Questions et réponses du Bureau de la consommation suédois sur le GPSR. RGPD : UE 2016/679. Version du document 1.0, vérification juridique des sources assistée par l’IA le 10 novembre 2026. Aucun examen par un juriste externe ou par les autorités n’a été effectué, et aucun produit n’a été certifié. Le fichier ZIP numérique est associé aux produits numériques Shopify et ne sera publié qu’après un contrôle manuel distinct.