À propos du modèle de document
Politique d'achats 2026/2027 – politique d'achats professionnelle pour les entreprises suédoises
Mettez de l'ordre dans la planification, l'approbation, la commande et le suivi des achats de votre entreprise. Ce pack complet contient une politique d'achats modifiable en suédois et en anglais, une matrice de mandats d'achat distincte avec des bases de décision, une liste de contrôle pratique, un guide utilisateur détaillé en suédois et un registre Excel pour les achats, les seuils de montant et les écarts.
Destiné aux entreprises privées ainsi qu'aux petites et moyennes structures. Tous les seuils de montant sont définis par l'entreprise elle-même – le modèle ne contient aucune limite d'achat légale prédéfinie.
Pack numérique : 5 fichiers Word (DOCX), 5 PDF A4 consultables et 1 classeur Excel (XLSX). Total de 11 fichiers. Documents principaux en suédois et politique d'achats en anglais adaptée aux conditions des entreprises suédoises.
À propos du modèle de document
Une politique d'achats est constituée des directives internes de l'entreprise concernant les personnes habilitées à effectuer des achats, les contrôles nécessaires et la sélection des fournisseurs. Elle aide l'organisation à travailler de manière plus prévisible en matière de budget, de respect des contrats, de conditions de livraison, de contrôle interne et de procédures d'approbation.
Le pack fournit un document de pilotage global et complète les produits existants de Mallbutiken pour les bons de commande, la comparaison d'offres, l'évaluation des fournisseurs et l'approbation.
Contenu du pack
| Fichier | Format | Utilisation |
|---|---|---|
| Inköpspolicy – svenska | DOCX + PDF | Objectifs d'entreprise, responsabilités, mandats, contrôle des fournisseurs, procédures de commande, éthique, exceptions et suivi. |
| Procurement Policy – English / Swedish conditions | DOCX + PDF | Politique principale en anglais pour les équipes internationales des entreprises privées suédoises. |
| Inköpsmandat & beslutsprotokoll | DOCX + PDF | Documentation des seuils de montant internes décidés, approbateurs, dates de décision et verrous de contrôle. |
| Inköpschecklista & undantag | DOCX + PDF | Supports de commande, étapes de contrôle, écarts et gestion des signatures/archivage. |
| Användarguide – svenska | DOCX + PDF | Instructions étape par étape pour chaque section, Excel, décisions, risques et gestion documentaire. |
| Inköpsregister, mandat & undantag | XLSX | 5 feuilles de calcul : DÉPART, MANDATS, REGISTRE DES ACHATS, EXCEPTIONS et VUE D'ENSEMBLE. |
Excel : bien plus qu'un simple registre
Le classeur Excel dispose de listes déroulantes pour le niveau d'achat et le statut, de seuils de mandats modifiables, ainsi que de formules signalant les dossiers sans information de décision, sans mandat établi ou dépassant le montant indiqué. La vue d'ensemble compile la valeur enregistrée des achats, les dossiers validés et les écarts ouverts. Il n'effectue aucun achat ni paiement automatiquement.
Domaines d'application clés
- Décider qui est autorisé à commander des biens, du matériel et des services.
- Instaurer des seuils de montant internes et contrôler le coût global des contrats.
- Exiger l'évaluation des besoins, la comparaison des fournisseurs et l'analyse des risques.
- Réduire le risque d'achats effectués sans budget ou sans mandat approprié.
- Assurer le suivi des exceptions urgentes, des conflits d'intérêts et des écarts.
- Soutenir le personnel international avec une politique en anglais adaptée aux activités suédoises.
Pas à pas
- Sélectionnez les sociétés, services et rôles d'achat concernés.
- Remplissez vos propres limites budgétaires et seuils de montant dans le document Word "Inköpsmandat" ; faites-les approuver au niveau approprié.
- Adaptez les règles d'achat, les pouvoirs et les exigences fournisseurs de la politique suédoise.
- Utilisez la politique en anglais là où nécessaire et assurez la cohérence entre les versions approuvées.
- Effectuez les contrôles via la liste de vérification des achats avant toute commande.
- Enregistrez les dossiers dans Excel et examinez les alertes avant de valider toute décision.
- Établissez la politique, communiquez-la aux parties prenantes et assurez un suivi régulier.
Exemple pratique
Une petite entreprise décide que les achats courants respectant le budget peuvent être approuvés par un chef de service jusqu'à un montant défini. Un investissement majeur nécessite une décision distincte et une comparaison documentaire des fournisseurs. Dans Excel, un achat dépassant le seuil de l'entreprise peut être signalé pour un contrôle approfondi. L'autorité de décision réelle doit néanmoins être vérifiée via les décisions internes de l'entreprise et les éventuels pouvoirs de signature.
Erreurs fréquentes
- Laisser les seuils de mandat vides tout en considérant la politique comme finalisée.
- Fractionner les commandes pour contourner les seuils de montant.
- Oublier la durée du contrat, les options de prolongation ou les frais de licence lors du calcul total.
- Confondre le droit d'achat interne, le pouvoir de signature externe et l'habilitation bancaire.
- Confondre le registre des achats avec un système comptable ou un contrôle de paiement bancaire.
Informations juridiques et professionnelles
Il n'existe aucune exigence légale générale imposant aux sociétés privées par actions de disposer d'une politique d'achats spécifique conçue selon ce modèle. Toutefois, la loi sur les sociétés par actions régit, entre autres, la responsabilité du conseil d'administration concernant l'organisation, le contrôle économique et la représentation de la société. La loi sur la comptabilité contient des règles sur la documentation et les justificatifs des opérations commerciales. Lorsque des données personnelles sont traitées lors des contrôles de fournisseurs, il convient de respecter la base juridique applicable et les autres exigences du RGPD.
Ce produit n'est pas un règlement pour les marchés publics (LOU). Les conseils publics de l'Autorité suédoise des marchés publics (Upphandlingsmyndigheten) sont utilisés comme support de principes pratiques concernant la systématisation, le suivi et le risque fournisseur lorsque cela est pertinent. Les secteurs réglementés, les organisations sous gouvernance publique ou les contrats internationaux d'envergure peuvent nécessiter un examen spécialisé.
Sources : Loi sur les sociétés par actions (2005:551) · Loi sur la comptabilité (1999:1078) · IMY – base juridique · Autorité des marchés publics – gestion des achats.
Questions fréquentes
Une politique d'achats est-elle obligatoire pour les sociétés par actions ?
Une politique d'achats spécifique n'est pas légalement obligatoire pour toutes les sociétés privées. Elle constitue néanmoins un document de pilotage volontaire précieux, et des exigences spécifiques peuvent découler, par exemple, du secteur d'activité, du groupe ou des contrats.
Les seuils de montant sont-ils inclus ?
Non, les seuils sont délibérément laissés vides. L'entreprise doit les définir elle-même par une décision interne valide.
Excel est-il adaptable ?
Oui, les mandats, les lignes d'achat et le statut des écarts peuvent être renseignés. Les formules génèrent des alertes administratives et une vue d'ensemble pour le suivi.
Une version anglaise est-elle incluse ?
Oui, une "Procurement Policy" complète en anglais est incluse. Le protocole de décision, la liste de contrôle et le guide utilisateur sont en suédois.
Est-ce la même chose qu'un bon de commande ?
Non. La politique d'achats régit le processus. Un bon de commande documente une commande spécifique.
Le modèle peut-il être utilisé pour les marchés publics ?
Pas sans adaptation spécifique et examen juridique. Il est principalement destiné aux activités privées.
Format et livraison
Documents Word modifiables (DOCX), PDF consultables et un classeur Excel (XLSX) regroupés dans un pack ZIP numérique. Aucune livraison physique. Le téléchargement automatique suppose que le pack ZIP soit lié au système de livraison numérique de la boutique.
Produits associés : Bons de commande & suivi des livraisons, Évaluation des fournisseurs, Procédure d'approbation.
