À propos du modèle de document
Le Registre des licences et suivi des coûts SaaS 2026/2027 est un pack de modèles numériques destiné aux entreprises, associations et organisations suédoises qui ont besoin de contrôler leurs licences logicielles, abonnements, licences d'utilisation, coûts récurrents et renouvellements de contrats. Le pack combine un outil Excel avec tableau de bord des coûts, un protocole d'inventaire, un document séparé pour les décisions de renouvellement et de résiliation, une procédure interne (SOP) pour le SaaS, un guide utilisateur détaillé en suédois et une référence de travail en anglais.
Ce qui est inclus dans le pack
| Document | Contenu | Format |
|---|---|---|
| Registre des licences & vue d'ensemble des coûts SaaS | Excel avec sept feuilles : Vue d'ensemble, Abonnements, Licences d'utilisation, Actions, Liste de contrôle, Instructions et Exemples. Registre pour 100 contrats, 150 lignes de licences d'utilisation et 100 actions. | Excel (XLSX) |
| Inventaire des licences & protocole de contrôle | Compilez l'ID de licence, le fournisseur, le responsable, la période d'inventaire, les justificatifs de coûts et les décisions de contrôle. | Word (DOCX) + PDF |
| Décision de renouvellement & contrôle de résiliation | Vérifiez la date réelle de renouvellement, le délai de préavis, la référence du contrat, l'approbation interne et la confirmation écrite du fournisseur. | Word (DOCX) + PDF |
| Gestion des licences SaaS – SOP interne | Procédure modifiable incluant objectifs, répartition des responsabilités, contrôle continu, décisions, protection des données et documentation. | Word (DOCX) + PDF |
| Guide utilisateur détaillé | Instructions, exemples de calcul, sources d'erreurs, délais de résiliation, licences d'utilisation, RGPD et archivage. | Word (DOCX) + PDF |
| English working reference | Formulaire de contrôle et référence de travail en anglais pour les entreprises suédoises et les contrats SaaS. | Word (DOCX) + PDF |
Total de 11 fichiers : 5 DOCX modifiables, 5 fichiers PDF A4 consultables et 1 XLSX. Les fichiers sont livrés dans un fichier ZIP. Le classeur Excel ne contient pas de macros.
Excel pour les coûts SaaS, les licences et le suivi des renouvellements
Le registre Excel et le tableau de bord offrent une vue d'ensemble centralisée des coûts logiciels récurrents. Chaque abonnement est enregistré avec un identifiant de licence unique, le nom du logiciel, le fournisseur, le responsable, le nombre de licences, le prix par licence, les éventuels frais fixes, la périodicité de facturation, la date de renouvellement du contrat, le délai de préavis et le statut du contrat.
- Vue d'ensemble : contrats enregistrés et actifs, rythme annuel normalisé et équivalent mensuel en SEK hors TVA, suivis internes à venir, points de contrôle dépassés et actions en cours.
- Abonnements : 100 lignes de registre avec formules automatiques pour le coût périodique, le rythme annuel et l'équivalent mensuel, ainsi qu'un signal de contrôle interne pour le renouvellement.
- Licences d'utilisation : jusqu'à 150 lignes de licences agrégées avec calcul des places disponibles et taux d'utilisation, ainsi qu'un signal en cas de surallocation potentielle.
- Actions : 100 lignes pour la résiliation planifiée, la renégociation, la réduction du nombre de licences et le suivi, avec échéance interne et référence de preuve.
- Liste de contrôle : contrôles de routine pré-remplis pour les prix, les factures, les conditions de résiliation, la sécurité et la documentation.
- Instructions et Exemples : guide facile à lire et exemples de calcul fictifs séparés qui n'affectent pas le tableau de bord réel.
Comment les coûts sont-ils calculés ?
Coût périodique = nombre de licences × prix par licence + frais périodiques fixes. Pour une facturation mensuelle, le coût périodique est multiplié par 12 pour un rythme annuel normalisé, par 4 pour une facturation trimestrielle et par 1 pour une facturation annuelle. Le coût mensuel normalisé est le rythme annuel divisé par 12. Tous les champs de calcul sont basés sur des SEK hors TVA.
Exemple : 8 licences à 120 SEK et des frais fixes de 90 SEK par mois donnent 1 050 SEK par mois et 12 600 SEK en rythme annuel normalisé. Il s'agit d'une estimation budgétaire, pas d'une comptabilisation ou d'une prévision de l'évolution des prix.
Comment utiliser le registre des licences – étape par étape
- Inventaire : rassemblez les contrats de licence, les factures, les confirmations de commande, le nombre d'utilisateurs et les coordonnées des fournisseurs respectifs.
- Enregistrement : créez un identifiant de licence unique par contrat et remplissez les coûts en SEK hors TVA ainsi que la périodicité de facturation correcte.
- Contrôle des conditions contractuelles : vérifiez la date de renouvellement réelle, le renouvellement automatique, le délai de préavis et les éventuelles exigences de forme dans les documents du fournisseur.
- Suivi des licences : comparez les licences souscrites et attribuées et examinez les licences potentiellement inutilisées.
- Décision : documentez si le contrat doit être conservé, renégocié, réduit ou résilié.
- Exécution : communiquez avec le fournisseur conformément au contrat, sauvegardez la preuve de la résiliation ou de la modification et demandez une confirmation.
- Contrôle : examinez régulièrement le tableau de bord, les factures, les actions en cours et toute question liée à l'accès ou à l'exportation des données.
Délais de renouvellement, RGPD et limitations juridiques
Un fournisseur peut exiger que la résiliation soit soumise d'une certaine manière et à un certain moment. Excel n'affiche donc qu'une date limite de contrôle interne lorsque l'utilisateur saisit la date de renouvellement et le délai de préavis en jours calendaires. Pour les conditions contractuelles exprimées en mois civils, périodes contractuelles spécifiques, exigences de réception ou autres conditions de forme, les dates et le traitement doivent être évalués séparément. Le statut dans Excel ne constitue jamais une preuve juridique qu'un contrat a été résilié ou a pris fin.
Si un fournisseur de services cloud traite des données personnelles pour le compte de l'organisation, un accord de sous-traitance selon l'article 28 du RGPD peut être nécessaire. L'IMY indique que le contrat doit régir le traitement ainsi que les engagements des responsables du traitement et des sous-traitants. Le modèle contient un point de contrôle administratif pour cela, et non une prise de position juridique automatique. Consultez les conseils de l'IMY.
Évitez de stocker des mots de passe, numéros de sécurité sociale, clés API et informations confidentielles sensibles dans Excel. Le classeur n'est pas chiffré par Mallbutiken et n'a aucune connexion avec Microsoft 365, Google Workspace, des comptes de paiement ou des systèmes comptables. Aucun rappel par e-mail, notification push ou SMS n'est envoyé.
À qui s'adresse ce produit ?
Petites et moyennes entreprises, responsables informatiques, responsables financiers, acheteurs, sociétés de conseil, agences, entreprises de commerce électronique, associations et organisations ayant de nombreux services logiciels récurrents qui doivent simplifier leur contrôle interne.
Questions fréquentes
S'agit-il d'un système de gestion de licences détectant les logiciels installés ?
Non. Toutes les données sont enregistrées manuellement dans Excel. Le produit ne contient aucune intégration ou contrôle technique automatique des licences.
Combien d'abonnements peuvent être enregistrés ?
100 lignes de contrat, 150 lignes pour les licences d'utilisation et 100 lignes d'actions sont préparées dans la version 1.0.
Excel peut-il afficher mon coût SaaS annuel ?
Oui. Il normalise les coûts mensuels, trimestriels et annuels indiqués en un rythme annuel en SEK hors TVA. Il ne calcule pas les coûts comptabilisés ou la comptabilité de la TVA.
L'outil calcule-t-il automatiquement la date limite de résiliation ?
Une date limite de contrôle interne est calculée avec les jours calendaires saisis. Ce n'est pas une garantie de délai de préavis juridiquement correct. Le contrat original et toute confirmation de résiliation doivent toujours être vérifiés.
Des rappels automatiques sont-ils envoyés à l'approche du renouvellement d'un abonnement ?
Non. Excel affiche des signaux de contrôle lors de l'ouverture du classeur et du calcul des formules. Aucune communication automatique n'est incluse.
Puis-je comparer les licences souscrites et l'utilisation réelle ?
Oui, au niveau agrégé si vous remplissez vous-même le nombre actuel de licences utilisées. Le modèle ne récupère pas les statistiques d'utilisation des fournisseurs.
Un modèle de résiliation de contrat SaaS est-il inclus ?
Un support de décision et de contrôle de résiliation est inclus, mais il ne s'agit pas d'un message de résiliation universel spécifique au fournisseur. Vérifiez la forme prescrite par le contrat.
Des versions suédoises et anglaises existent-elles ?
Le document principal et Excel sont en suédois. Une référence de travail anglaise séparée pour les conditions suédoises est incluse.
Sources et documents complémentaires
- IMY – Accord de sous-traitance et article 28 du RGPD.
- Registre des contrats & suivi des contrats – pour une vue d'ensemble plus large des contrats.
- IT-offboarding & clôture des accès – pour la fermeture réelle des systèmes et des comptes.
- Reçu d'équipement & registre d'inventaire – pour le matériel physique.
Livraison : ZIP téléchargeable contenant des fichiers Word, PDF et Excel. Aucun produit physique n'est envoyé. Utilisez un spécialiste en cas de litiges contractuels importants, d'audits de licence ou d'exigences particulières en matière de protection des données.
