À propos du modèle de document
Gestion des notes de frais & Registre des reçus 2026/2027 – Excel, Word et PDF
Votre entreprise a-t-elle besoin d'un rapport de frais, d'un registre de reçus et d'une gestion claire des remboursements aux collaborateurs ? Ce pack documentaire complet aide les petites entreprises suédoises, les associations et les services comptables à rassembler les justificatifs, documenter les approbations, suivre les paiements effectifs et identifier les reçus manquants ainsi que les doublons.
Vous recevrez un modèle Excel fonctionnel pour la gestion des frais avec sept feuilles de calcul, six documents Word professionnels modifiables et six fichiers PDF interrogeables correspondants. Le contenu est principalement en suédois, avec un formulaire de travail en anglais séparé et un guide rapide en anglais pour une utilisation dans le contexte suédois.
Ce qui est inclus dans le pack
| Livraison | Fonction | Format |
|---|---|---|
| Rapport de frais & demande de remboursement | Champs à remplir pour le collaborateur, la dépense, l'ID du reçu, l'objet professionnel, le montant réclamé, la décision du contrôleur et la référence de paiement. | Word + PDF |
| Procédure pour les frais, reçus & approbations | Instruction interne sur les rôles, mandats, contrôle des reçus, classification, comptabilité, responsabilités et écarts. | Word + PDF |
| Liste des reçus & contrôle des justificatifs | Formulaire de registre et liste de contrôle reliant chaque dépense à un reçu ou une facture. | Word + PDF |
| Rapprochement des frais & remboursements | Protocole pour les montants approuvés, paiements effectués, postes ouverts et écarts documentés. | Word + PDF |
| Employee Expense Claim & Approval | Formulaire de travail en anglais adapté aux pratiques suédoises en matière d'employeurs et de comptabilité. | Word + PDF |
| Guide d'utilisation détaillé | Étape par étape, erreurs courantes, limites juridiques, sources primaires et instructions en anglais. | Word + PDF |
| Registre des frais & suivi des remboursements | Sept feuilles Excel avec sommation automatique des montants approuvés, payés et restants. | Excel (XLSX) |
Total de 13 fichiers de livraison dans un ZIP : 6 DOCX, 6 PDF interrogeables et 1 XLSX. Les fichiers sont destinés à une utilisation locale et modifiable sans abonnement.
Modèle Excel pour les frais, reçus et remboursements
- Vue d'ensemble : montants réclamés et approuvés, paiements, remboursements approuvés restants, contrôles de reçus et indicateurs d'alerte.
- Frais : jusqu'à 120 lignes de dossiers avec ID personnel, fournisseur, catégorie de dépense, référence de reçu, montant, statut et montant de remboursement décidé manuellement.
- Paiements : jusqu'à 200 transactions de paiement réelles ; plusieurs paiements partiels pour un même dossier peuvent être enregistrés.
- Personnes : jusqu'à 50 ID de personnel interne avec département et responsable, sans besoin de numéro de sécurité sociale ou de compte bancaire.
- Rapprochement : contrôle des montants approuvés par rapport aux paiements enregistrés et aux justificatifs bancaires réels.
- Contrôles : 60 lignes d'audit pour les écarts, les mesures et les responsabilités.
- Instructions : guide pratique de remplissage et liens vers les sources juridiques officielles.
Excel dispose de contrôles intégrés pour les doublons d'ID de dossier, les reçus manquants, les montants non décidés, les paiements sans dossier et les trop-perçus. Les calculs de montants fonctionnent même lorsqu'un remboursement approuvé est versé en plusieurs fois.
Comment utiliser les documents
- Définir la procédure interne : établir les mandats, les limites de montant et la manière dont les justificatifs sont soumis et archivés.
- Enregistrer les collaborateurs : utiliser des ID de personnel interne et des données minimisées.
- Enregistrer le dossier : indiquer un ID de dossier unique, la date d'achat, le coût, l'objet de l'activité et la référence du reçu.
- Examiner et classer : contrôler les reçus et effectuer une évaluation manuelle quant à savoir s'il s'agit d'un débours ou d'un remboursement de frais selon la législation en vigueur.
- Décider du remboursement : le contrôleur autorisé sélectionne "Approuvé", "Rejeté" ou "Examen" et saisit le montant approuvé.
- Suivre les paiements : enregistrer uniquement les paiements effectués avec un ID de transaction unique et le montant.
- Rapprocher et archiver : suivre les indicateurs d'écart et rapprocher les justificatifs avec la banque, la paie et la comptabilité.
Débours et remboursement de frais – la distinction est importante
L'administration fiscale suédoise (Skatteverket) fait la distinction entre les débours pour le compte de l'employeur, où la dépense sous-jacente appartient à l'entreprise, et les remboursements de frais pour les dépenses concernant l'employé. Cette classification peut influencer les documents servant de pièces justificatives, le droit à déduction de TVA et la gestion fiscale éventuelle. Par exemple, une pièce justificative originale reçue numériquement par l'employé pour le compte de l'entreprise doit être conservée selon les règles du Conseil suédois de comptabilité.
Sources : Skatteverket – Remboursement de frais et débours · Bokföringsnämnden – archivage des reçus · Loi sur la comptabilité (1999:1078).
Domaines d'utilisation typiques
Frais de personnel dans les petites entreprises, achat de fournitures de bureau et outils de travail, dépenses d'entreprise réglées, synthèse des reçus dans les associations, approbation interne, demande de remboursement et administration des remboursements. Les indemnités de déplacement et les indemnités kilométriques font normalement partie d'un processus de note de frais de voyage séparé.
Questions fréquentes sur la gestion des notes de frais
Est-ce le même produit qu'une note de frais de voyage et une indemnité journalière ?
Non. Les Notes de frais de voyage, Indemnités journalières & Indemnités kilométriques se concentrent sur les déplacements professionnels et les forfaits non imposables. Ce pack se concentre sur les achats courants et les frais d'entreprise, la gestion des reçus, l'approbation et les remboursements réellement payés.
Puis-je enregistrer plusieurs paiements pour le même frais ?
Oui. Ajoutez chaque paiement partiel effectif avec le même ID de dossier ; Excel affiche le montant total enregistré et le montant approuvé restant.
Excel calcule-t-il automatiquement la TVA et les montants non imposables ?
Non. La classification et le droit à déduction nécessitent un examen individuel du reçu, de la nature de l'achat et des règles applicables.
Dois-je conserver les reçus ?
Oui, les justificatifs constituant des informations comptables doivent être conservés selon la loi sur la comptabilité et les règles du Conseil suédois de comptabilité. Un registre Excel ne remplace pas le justificatif original.
Puis-je utiliser le pack en anglais ?
Un formulaire en anglais et un guide rapide en anglais sont inclus. Les autres modèles principaux sont en suédois et adaptés aux conditions suédoises.
Un service de comptabilité ou de paiement numérique est-il inclus ?
Non. Il s'agit de documents modifiables et de registres Excel pour le contrôle interne et le suivi, et non d'un système bancaire, de paie ou comptable.
Format et livraison
Livraison numérique en ZIP avec Word, PDF et Excel. Aucun article physique n'est envoyé. Les fichiers peuvent être modifiés localement ; pour les calculs automatiques dans Excel, Microsoft Excel ou un tableur compatible est requis. Shopify Digital Products doit afficher le fichier ZIP associé avant que la livraison automatique puisse être considérée comme terminée.
