حول هذا القالب
إدارة المكافآت في الجمعيات غير الربحية – قرارات المكافآت والاعتماد وExcel
هل تحتاج جمعيتكم إلى توثيق المكافآت المدفوعة لأعضاء مجلس الإدارة أو أصحاب المناصب المنتخبة أو غيرهم من المكلفين بمهام، من دون الخلط بين مقترح وقرار صادر عن جهة مخولة وصرف فعلي؟ تتيح لكم هذه الحزمة المتكاملة من القوالب هياكل جاهزة لقرارات المكافآت ومستندات المهام وتقييم تعارض المصالح واعتماد المدفوعات والتسويات، بالإضافة إلى سجل مكافآت احترافي في Excel.
صُممت الحزمة أساسًا لتناسب الجمعيات غير الربحية السويدية والمنظمات القائمة على العضوية. القوالب الرئيسية باللغة السويدية. توفر الحزمة دعمًا إداريًا، ولا تحل محل النظام الأساسي لجمعيتكم أو محاضر الاجتماعات أو التقييم الضريبي أو الاستشارات الفردية.
15 ملفًا في أرشيف ZIP: سبع وثائق Word قابلة للتحرير (DOCX)، وسبعة ملفات PDF مطابقة بصيغة A4 قابلة للبحث، ومصنف Excel (XLSX) يتضمن تسع أوراق عمل. خمس وثائق عمل باللغة السويدية، ودليل مستخدم باللغة السويدية، ودليل مستخدم باللغة الإنجليزية. الإصدار 2027.1، تسليم رقمي بلا شحن.
محضر قرار • سياسة المكافآت • مستندات المكافآت • تعارض المصالح والاعتماد • إشعار الدفع • دليلا مستخدم • ملف Excel يتضمن سجل القرارات وبنود المكافآت والمدفوعات والتحقق الضريبي ومراجع المستندات.
تتضمن المستندات أقسامًا إرشادية محددة بوضوح يمكن حذفها قبل التوزيع الخارجي.
ما الذي تتضمنه الحزمة – مستندًا بمستند؟
| المستند | الغرض | الصيغة |
|---|---|---|
| 01. قرار مكافأة – جمعية غير ربحية | مقتطف من المحضر، وهيئة اتخاذ القرار المخولة، وخيارات القرار، وتعارض المصالح والتوقيع | DOCX + PDF |
| 02. سياسة المكافآت ومبادئ التعويض | مقترح إطار تنظيمي للمهام والصلاحيات وتعويض النفقات والرقابة الداخلية | DOCX + PDF |
| 03. مستندات المكافآت وبيان المهام | توثيق العمل المنجز ونموذج التعويض والفترة والمطالبة الإجمالية الفعلية | DOCX + PDF |
| 04. الاعتماد والتحقق من تعارض المصالح | مراجعة موضوعية منفصلة، ومراجع القرارات، وتقييم تعارض المصالح، واعتماد الدفع | DOCX + PDF |
| 05. إشعار الدفع والتسوية النهائية | التعويض الإجمالي الذي تم التحقق منه يدويًا، والضريبة المقتطعة، والصافي، ومرجع الدفع | DOCX + PDF |
| 06. دليل المستخدم باللغة السويدية | إجراءات العمل، والقانون السويدي، والمبادئ الرئيسية لمصلحة الضرائب السويدية، وحالات التحقق | DOCX + PDF |
| 07. دليل المستخدم باللغة الإنجليزية | إرشادات باللغة الإنجليزية حول المستندات الرئيسية باللغة السويدية | DOCX + PDF |
| 08. سجل Excel من تسع أوراق عمل | لوحة معلومات للقرارات والمكافآت والاعتمادات والتقييم الضريبي والمدفوعات والإثباتات | XLSX |
Excel لمكافآت الجمعية – تسع أوراق عمل
يتضمن المصنف نظرة عامة، والقرارات، والمستفيدين، والمكافآت، والاعتمادات، والمدفوعات، والتحقق الضريبي، والمستندات الداعمة، ودليل الاستخدام. توفر النظرة العامة لوحة معلومات إدارية. سجّلوا معرّف المكافأة ومرجع القرار ومعرّف المستفيد في مراحل منفصلة لتجنب الخلط بينها. تفصل خيارات الحالة بين مقترح وتم اتخاذ القرار واعتماد موافق عليه ومدفوع.
يحسب Excel المبلغ الإجمالي حسابيًا وفق الكمية × مبلغ الوحدة المُدخل، كما يحسب الصافي وفق المبلغ الإجمالي المُدخل يدويًا ناقصًا الضريبة المقتطعة التي تم التحقق منها يدويًا. ولا يفترض معدلات ضريبية محددة مسبقًا أو رسوم اشتراكات صاحب العمل أو إعفاءات عامة خاصة بالرياضة. وتُبقي الصيغ النتيجة فارغة عند نقص المستندات الداعمة اللازمة أو عدم صلاحية المبالغ.
كيفية استخدام القوالب
- تحققوا من النظام الأساسي والصلاحيات. راجعوا الجهة المخولة فعليًا باتخاذ قرارات المكافآت وكيفية التعامل مع تعارض المصالح.
- أعدّوا مقترحًا. حدّدوا المهمة والفترة ونموذج الحساب المحتمل والميزانية.
- اتخذوا القرار وسجّلوه في المحضر. استخدموا القالب 01 واختاروا صراحةً أحد خيارات القرار.
- وثّقوا العمل المنجز. استخدموا القالب 03 وسجّلوا الأداء الفعلي والمستندات الداعمة.
- أجروا تحققًا منفصلًا من تعارض المصالح والاعتماد. استخدموا القالب 04 وتحققوا من الصلاحيات.
- تحققوا من المعاملة الضريبية. تحقّقوا من وضع المستفيد الفعلي، والإقرار الضريبي لصاحب العمل، وأي اقتطاع ضريبي ورسوم اشتراكات صاحب العمل وفقًا للقواعد السارية.
- نفّذوا الدفع وأجروا التسوية. استخدموا القالب 05 وسجّلوا الدفع الذي تم التحقق منه ومستند الإثبات في Excel.
قيود قانونية مهمة
لا تنشأ تلقائيًا أحقية في مكافأة لمجرد أن الشخص يتولى مهمة في جمعية غير ربحية. فالنظام الأساسي والقرارات الصادرة عن جهات مخولة وأي اتفاقيات والظروف الفعلية للجمعية أمور أساسية. ولا يحل تسجيل الحالة في Excel أو توقيع مستند صرف محل صدور قرار عن جهة مخولة.
يجب تقييم المعاملة الضريبية على نحو منفصل. تفيد مصلحة الضرائب السويدية بأن التعويض عن العمل، مثل المكافآت، يجب الإبلاغ عنه في إقرار صاحب العمل أو في بيان معلومات وفقًا للقواعد المعمول بها. وقد تترتب التزامات بتسجيل الجمعية بصفتها صاحب عمل، واقتطاع الضريبة، ودفع رسوم اشتراكات صاحب العمل. ولا تسري القواعد الخاصة بالتعويضات الرياضية إلا عند استيفاء شروطها فعلًا، ولا تشمل تلقائيًا جميع مهام مجالس الإدارة. استشيروا خبيرًا عند الشك. اطلعوا على قواعد مصلحة الضرائب السويدية بشأن التعويضات في الجمعيات غير الربحية.
البيانات الشخصية: عالجوا معرّفات المستفيدين والمهام ومستندات الصرف وأي معلومات حساسة وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تجنبوا إدراج أرقام الهوية الشخصية وتفاصيل الحسابات في النسخ التي تُوزّع على نطاق واسع. اللائحة العامة لحماية البيانات.
قوالب ذات صلة بالجمعية
يمكن دمجها مع محاضر الجمعية – الاجتماعات السنوية واجتماعات مجلس الإدارة لتوثيق قرارات الاجتماعات الموقعة، ومع خطة العمل والتقرير السنوي للأنشطة لمتابعة الأنشطة، ومع سجل أعضاء الجمعية لإدارة العضوية على نحو منفصل. لهذه المنتجات أغراض أخرى ولا تتضمن عملية مكافآت مماثلة.
الأسئلة الشائعة
هل يجوز لمجلس الإدارة أن يقرر مكافآت أعضائه بنفسه؟
ليس بصفة عامة. راجعوا النظام الأساسي، والجهة التي تعيّن وتقرر التعويض، والقرارات السابقة، والصلاحيات، وتعارض المصالح. وقد صُمم القالب بحيث لا يفترض ترتيبًا معينًا لاتخاذ القرار.
هل يمكن للجمعية غير الربحية دفع مكافآت معفاة من الضرائب؟
لا يوجد إعفاء ضريبي عام يشمل جميع الأعمال لمجرد أن الجمعية غير ربحية. ويجب تقييم طبيعة التعويض والمستفيد والمبلغ في ضوء القواعد الضريبية السارية. ولا تُحدّد أي حدود ضريبية تلقائيًا في Excel.
هل تسري قواعد التعويضات الرياضية على مكافآت مجالس الإدارة؟
ليس تلقائيًا. ويشترط لسريان القواعد الخاصة بالتعويضات الرياضية أن تكون المهمة والجمعية مشمولتين بها فعلًا. اطلعوا على الإرشادات الخاصة الصادرة عن مصلحة الضرائب السويدية.
هل المستندات باللغة الإنجليزية؟
المستندات الرئيسية الخمسة ومصنف Excel باللغة السويدية. ويرفق دليل مستخدم باللغة الإنجليزية، لكن لا تتوفر ترجمات إنجليزية كاملة للقوالب الرئيسية.
هل يمكن استخدام Excel كنظام للرواتب؟
لا. يوفر Excel تجميعًا إداريًا وعمليات حسابية بسيطة، لكنه لا ينفذ الإبلاغ عن بيانات الأجور للوكالة الضريبية السويدية (AGI) أو اقتطاع الضرائب أو الدفع أو التحقق الآلي من رسوم صاحب العمل السويدية.
الإصدار والمصادر ومراقبة الجودة
الإصدار 2027.1 – مراجعة داخلية للمصادر بمساعدة الذكاء الاصطناعي، 20 أكتوبر 2026. المصادر الرسمية: إرشادات مصلحة الضرائب السويدية بشأن المكافآت في الجمعيات غير الربحية، وإرشادات التعويضات الرياضية، واللائحة العامة لحماية البيانات (الاتحاد الأوروبي) 2016/679. خضعت المستندات لاختبارات وظيفية وقورنت بنسخ PDF؛ ولا يعني ذلك مراجعة خارجية من محامٍ أو مدقق حسابات. ولا يعني اسم الإصدار 2027 أن التغييرات التشريعية المستقبلية وحدود المبالغ قد جرى التحقق منها مسبقًا.
