سجل الزوار وسجل المقاولين 2026/2027 – Excel وWord وPDF

سجل الزوار وسجل المقاولين 2026/2027 هو حزمة نماذج مهنية للشركات، ومديري العقارات، والجمعيات، والمنظمات التي تحتاج إلى توثيق الزيارات، ومهام المقاولين الخارجيين، والدخول والخروج، بالإضافة إلى الانحرافات الداخلية. ستحصل على سجل Excel مع لوحة تحكم وفحوصات للحالة، وثلاثة نماذج إضافية باللغة السويدية ووثائق روتينية، ودليل مستخدم مفصل منفصل باللغة السويدية، ومرجع عمل باللغة الإنجليزية.

ما تتضمنه الحزمة

إجمالي أحد عشر ملفاً: 5 ملفات DOCX قابلة للتحرير، 5 ملفات PDF قابلة للبحث بحجم A4، وملف واحد XLSX، يتم تسليمها معاً في ملف مضغوط (ZIP). لا يتطلب Excel أي وحدات ماكرو.

Excel لتسجيل الزوار ومتابعة المقاولين

• نظرة عامة: عدد الزيارات المسجلة، السجلات غير المسجل خروجها، مهام المقاولين، وإشارات الرقابة الإدارية.
• الزيارات: 150 صفاً تتضمن التاريخ، الزائر، المنظمة، مضيف الزيارة، الغرض، وقت الوصول، وقت المغادرة، والحالة.
• المقاولون: 100 صف للمهام تتضمن المهمة، الشركة، المسؤول، فترة العمل، التعريف بالمكان، الصلاحية، ومعلومات السلامة.
• الانحرافات: 75 موقعاً للحالات مع المسؤولية، والموعد النهائي الداخلي، وحالة المتابعة.
• قائمة التحقق: 20 نقطة فحص حول حماية البيانات، والتعريف، والإجراءات، وسجل الموظفين (إن وجد)، والتحسين.
• التعليمات والأمثلة: دعم للحقول وأمثلة خيالية منفصلة لا تُحسب ضمن السجلات الفعلية.

هام: تعني حالة "غير مسجل خروج" وجود سجل مفقود، وليس بالضرورة أن الشخص موجود فعلياً في المكان. ملف Excel غير مرتبط بأنظمة الأبواب، ولا يرسل رسائل بريد إلكتروني أو SMS، ولا يحتوي على تشفير مدمج من المتجر.

كيفية استخدام سجل الزوار – خطوة بخطوة

1. حدد الغرض، والمسؤولية، والأساس القانوني ذي الصلة، وإجراءات الإتلاف الموثقة قبل البدء بتسجيل البيانات الشخصية فعلياً.
2. قم بتكييف ورقة معلومات GDPR وقدم المعلومات للمعنيين قبل التسجيل.
3. أنشئ معرف زيارة فريداً. املأ التاريخ، والاسم، والمضيف، والغرض، ووقت الوصول؛ وقم بتحديث الخروج عند انتهاء الزيارة.
4. في حالة أعمال المقاولين، قم بإنشاء معرف مهمة وقم بإجراء فحص تعريفي يعتمد على الاحتياجات والمخاطر.
5. سجل الانحرافات وتابع المسؤولين والمواعيد النهائية الداخلية، دون معالجة بيانات شخصية أكثر من اللازم.
6. راجع لوحة التحكم، وصحح السجلات الخاطئة، وأتلف البيانات الشخصية وفقاً للإجراءات المحددة.

الفرق بين سجل المقاولين وسجل الموظفين الإلكتروني

يساعد سجل المقاولين الإداري المؤسسة على تنظيم المهام، والدخول، وجهات الاتصال، والتعريف بالمكان. وهو **لا** يحل محل سجل الموظفين الذي تطلبه مصلحة الضرائب السويدية (Skatteverket) في قطاع البناء على سبيل المثال. حيثما يُطلب سجل الموظفين، تنطبق مهام إلزامية أخرى ومتطلبات، من بينها التسجيل الإلكتروني في مواقع البناء. لذا، لا ينبغي استخدام نموذج زيارة أو جدول بيانات عادي للادعاء بأن هذه الالتزامات قد تم الوفاء بها.

قد تنطبق أيضاً قواعد أخرى تتعلق ببيئة العمل والسلامة، والعقود، وفحوصات الصلاحية، وتصاريح العمل الخاصة حسب طبيعة النشاط. لا يغني هذا النموذج عن خطط بيئة العمل، أو تقييمات المخاطر، أو عقود المقاولات.

GDPR – البيانات الشخصية والتخزين

قد تُعتبر الأسماء، وصاحب العمل، ووقت الزيارة، والمعلومات حول من كان متواجداً بيانات شخصية. وفقاً للائحة GDPR، يجب أن يكون للمعالجة أساس قانوني، وغرض واضح، ونطاق متناسب. تحتاج الشركة إلى إبلاغ المسجلين، وحماية البيانات، وتقييد الصلاحيات، وعدم تخزينها لفترة أطول من اللازم. لا توجد فترة تخزين إلزامية عامة لسجلات الزوار العادية في هذه الحزمة؛ يجب على المنظمة تقييم وضعها بنفسها. تجنب الأرقام الشخصية غير الضرورية، ونسخ بطاقات الهوية، ورموز الأمان.

الأسئلة الشائعة

هل هذا سجل موظفين قانوني؟

لا. لا يمكن للسجل الإداري استبدال سجل الموظفين الإلكتروني التابع لمصلحة الضرائب أو القواعد الخاصة للقطاعات المشمولة.

هل يمكن للنموذج إظهار من لا يزال في المبنى؟

يمكنه إظهار الزيارات التي لم يتم تسجيل خروجها. إنه ليس تحكماً في الوقت الفعلي وقد تكون المعلومات غير مكتملة.

كم عدد الأشخاص والمهام التي يمكن استيعابها؟

ملف Excel مهيأ لـ 150 زيارة منفصلة، و100 مهمة مقاول، و75 انحرافاً في هذا الإصدار.

هل يتضمن نص GDPR لتقديمه للزوار؟

نعم، يتضمن نموذج معلومات قابلاً للتحرير. يجب على المؤسسة ملء بيانات المسؤول عن معالجة البيانات الشخصية الخاص بها، والأساس القانوني، والغرض، والإتلاف، وبيانات الاتصال قبل استخدامه.

هل توجد نسخة إنجليزية؟

نعم. يتضمن مرجع عمل إنجليزي منفصل للزوار والمقاولين. ملف Excel ودليل المستخدم المفصل باللغة السويدية ومخصصان للسياق السويدي.

هل يمكن لـ Excel إرسال تذكيرات تلقائية أو إدارة الدخول؟

لا. يحتوي ملف العمل على صيغ للحالة والمتابعة، ولكن لا يحتوي على SMS، أو بريد إلكتروني، أو قارئات RFID، أو أقفال أبواب، أو تحكم في الوصول.

لمن تناسب هذه الوثائق؟

للشركات، والمكاتب، والأنشطة الصناعية، والورش، ومديري العقارات، والجمعيات، والمنظمات الأخرى التي تحتاج إلى هيكل بسيط للتعامل مع الزيارات والمهام الخارجية.

المصادر الرسمية والوثائق ذات الصلة

• IMY – مبادئ GDPR الأساسية.
• IMY – البيانات الشخصية في العمل.
• مصلحة الضرائب – سجل الموظفين في مواقع البناء.
• مصلحة الضرائب – سجل الموظفين.
• سجل المفاتيح وإيصال استلامها، وثيقة تكميلية طبيعية لبطاقات الدخول والمفاتيح المسلمة.

التسليم: ملف ZIP رقمي يحتوي على XLSX وDOCX وPDF. لا توجد بضاعة مادية. في حالة القواعد الخاصة، أو المواقف الحساسة للخصوصية، أو مواقع البناء، يجب على المسؤول الاستعانة بخبرة قانونية في حماية البيانات أو بيئة العمل.