التحكم في المستندات وإدارة الإصدارات – سجل المستندات، المراجعة وExcel | Word/PDF

إدارة الوثائق والتحكم في الإصدارات في Word وPDF وExcel هي حزمة قوالب للشركات والمنظمات السويدية التي تحتاج إلى تنظيم الإجراءات والتعليمات والنماذج والوثائق التوجيهية الأخرى. توثيق من يملك الوثيقة، والإصدار الساري، ومن راجعها واتخذ القرار بشأنها، وكيفية سحب إصدار أقدم. الحزمة هي دعم إداري، وليست نظامًا للرقابة القانونية التلقائية أو الحصول على شهادة ISO.

متى يجب عليك اختيار هذه الحزمة؟

اختر إدارة الوثائق عندما يقوم عدة أشخاص بإنشاء الوثائق التوجيهية نفسها ومراجعتها وتعديلها واستخدامها، وعندما يكون تجنب التعليمات القديمة أمرًا مهمًا. تستهدف الحزمة إجراءات العمل الداخلية في المؤسسات السويدية. بالنسبة للوثائق التي تخضع لمتطلبات قانونية خاصة أو متطلبات أمن المعلومات أو فترات الاحتفاظ، يجب على المؤسسة تقييم متطلباتها الخاصة بشكل منفصل.

ملفًا بملف – المحتوى الفعلي

الوثيقة	الوظيفة	اللغة/التنسيق
تعليمات إدارة الوثائق	الأدوار، ودورة حياة الوثيقة، وقواعد المسودات والاعتماد والسحب	السويدية · DOCX/PDF
بطاقة الوثيقة وورقة التصنيف	معرف الوثيقة، والمالك، والإصدار، وفئة المعلومات، والمراجعة التالية	السويدية · DOCX/PDF
طلب التغيير وتقييم الآثار	مقترح التغيير، والآثار، والتبعيات، وإجراء اتخاذ القرار	السويدية · DOCX/PDF
محضر المراجعة والاعتماد	تقييمات منفصلة، والصلاحية، ومرجع القرار، والانحرافات	السويدية · DOCX/PDF
محضر النشر والسحب والتوزيع	الإصدار الحالي الصحيح، والمستلمون، والإصدارات السابقة، والتحقق من النشر	السويدية · DOCX/PDF
دليل المستخدم باللغة السويدية	كيفية استخدام القوالب وإكمال سير العمل	السويدية · DOCX/PDF
دليل المستخدم باللغة الإنجليزية	تعليمات باللغة الإنجليزية للقوالب السويدية	الإنجليزية · DOCX/PDF
Excel – سجل إدارة الوثائق	معرف الوثيقة، والإصدارات، وخيارات الحالة اليدوية، وطلبات التغيير، والمراجعة، والقرارات، والتوزيع، وتقييم الأرشفة، ونظرة عامة رقمية	السويدية · XLSX

كيف يعمل دفتر عمل Excel

يحتوي دفتر العمل على تسعة أوراق عمل: سجل الوثائق، وطلبات التغيير، والمراجعات، والقرارات، والتوزيع، والأرشفة والتخلص، واقرأني، والقوائم، ولوحة المعلومات. تحسب لوحة المعلومات المعرفات المسجلة وبعض الحالات المدخلة يدويًا. لا يتخذ دفتر العمل القرارات، ولا يتحقق من الصلاحية، ولا يحذف الملفات تلقائيًا، ولا يحسب المواعيد النهائية القانونية. لا يلزم استخدام أي ماكرو.

سير العمل العملي

1. امنح الوثيقة معرفًا فريدًا وعيّن مالكًا للوثيقة.
2. حدد الإصدار الحالي وصنف المعلومات والوصول.
3. سجل طلب التغيير وراجع الآثار بشكل منفصل.
4. وثّق المراجعة الفعلية، وصانع القرار المخول، والاعتماد.
5. انشر الإصدار المعتمد فقط وتحقق من أن الإصدارات السابقة لم تعد قيد الاستخدام الفعلي.
6. أرشف الوثيقة أو احتفظ بها أو تخلص منها وفقًا للقواعد السارية لنوع الوثيقة.

القيود القانونية والعملية

حالة الإصدار ليست موافقة قانونية. يشير ملاحظة مثل «معتمد» في Excel إلى مهمة إدارية، وليس إلى أن الشخص المناسب قد اتخذ قرارًا صالحًا. لا تنشئ القوالب توقيعات إلكترونية.

البيانات الشخصية: إذا كان السجل يحتوي على بيانات شخصية، تنطبق بين أمور أخرى مبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) بشأن تقليل البيانات وتقليل التخزين. قلل من هذه البيانات وقيم الاحتفاظ المناسب وفقًا لغرض المعالجة. راجع إرشادات هيئة حماية الخصوصية.

الأرشفة: لا توجد قاعدة عامة بالاحتفاظ لمدة سبع سنوات لجميع الوثائق التوجيهية. تنطبق قواعد الاحتفاظ الخاصة بقانون المحاسبة على معلومات الحسابات لدى الجهات الملزمة بالمحاسبة؛ راجع قانون المحاسبة (1999:1078)، الفصل 7. قد تخضع الوثائق الأخرى لمتطلبات أخرى.

الأسئلة والأجوبة

ما هي إدارة الوثائق؟

تعني إدارة الوثائق منح الإجراءات والتعليمات والوثائق التوجيهية الأخرى هوية واضحة ومالكًا ورقم إصدار ومراجعة وقرارًا، حتى يتمكن المستخدمون من العثور على الإصدار الحالي.

ما الفرق بين المراجعة والاعتماد؟

تعني المراجعة التحقق من المحتوى. الاعتماد أو التأكيد هو قرار منفصل من الجهة المخولة. تحتوي القوالب على حقول مختلفة لكلا الإجراءين.

هل حالة Excel قرارًا صالحًا؟

لا. يحدد Excel حالة مسجلة يدويًا. يجب التحقق من القرارات والصلاحية وفقًا لهيكل اتخاذ القرار في المؤسسة وباستخدام أساس قرار مناسب.

هل يمكنني استخدام هذا لـ ISO 9001؟

كدعم عملي للتوثيق، نعم. لا تحتوي الحزمة على نص معيار محمي، ولا تشكل شهادة، ولا تضمن استيفاء نظام الإدارة لجميع متطلبات المعيار.

ما اللغات والتنسيقات المشمولة؟

خمس وثائق عمل سويدية ودليل سويدي، بالإضافة إلى دليل مستخدم باللغة الإنجليزية. جميع السبعة متوفرة بتنسيقي Word وPDF. سجل Excel باللغة السويدية. الدليل الإنجليزي ليس إصدارًا إنجليزيًا من القوالب الرئيسية.

هل تُحذف الوثائق تلقائيًا عند سحبها؟

لا. يعني السحب أن إصدار الوثيقة لم يعد مخصصًا للاستخدام الفعلي. يجب التعامل مع الأرشفة والتخلص المحتمل وتوثيقهما بشكل منفصل.

قوالب ذات صلة

صف سير العمل نفسه باستخدام رسم خرائط العمليات ووصف العمليات. للمراجعة المنفصلة لنظام الإدارة، يتوفر التدقيق الداخلي ISO 9001.

إصدار المنتج ومراجعة المصدر

الإصدار 1.0 · تم إجراء مراجعة المصدر في 29 أكتوبر 2026 (مراجعة بمساعدة الذكاء الاصطناعي). للاستخدام التنظيمي السويدي. لم يتم إجراء أي مراجعة قانونية خارجية أو شهادة. يتم تسليم ملف ZIP الرقمي فقط بعد تفعيل المنتج وإنشاء ارتباط ملف فعّال في Shopify Digital Products.