Stämma av dagskassa – kassabok, dagsavslut och kassadifferenser
Stäm av dagskassan genom att räkna de fysiska kontanterna och jämföra dem med förväntad kontantbehållning. Utgå från växelkassan, lägg till kontanta inbetalningar och dra av dokumenterade kontantuttag och återbetalningar. Skillnaden är kassadifferensen, som ska utredas och dokumenteras.
Guiden gäller den fysiska kontantkassan i exempelvis butik, café eller förening. Kort- och Swishbetalningar följs upp separat. Ett dagsavslut ska göra det möjligt att förstå både vad som har sålts och var pengarna finns.
Det viktigaste i korthet
- Räkna sedlar och mynt; använd inte dagens totala försäljning som kontantsaldo.
- Dokumentera växelkassa, insättningar, uttag och returer.
- Registrera en differens som en avvikelse att utreda, utan att ändra försäljningen för att få siffrorna att passa.
- En kassabok i Excel ersätter varken kassaregisterkrav eller ordinarie bokföring.
Kassabok, dagskassarapport och kassaregister – vad är skillnaden?
| Underlag | Funktion | Begränsning |
|---|---|---|
| Kassabok eller kontantjournal | Följer kontantkassans rörelser och saldo. | Ett ändringsbart kalkylblad är ett kontrollstöd. |
| Dagskassarapport | Samlar dagens räkning och avstämning. | Måste bygga på verifierbara underlag. |
| Kassaregister och Z-dagrapport | Registrerar försäljning och sammanställer försäljningsdagen. | En egen Exceljournal ersätter inte ett kassaregister som verksamheten är skyldig att använda. |
Så beräknar du förväntad kontantkassa
Förväntad kontantkassa = ingående kontantkassa + kontanta inbetalningar − kontanta utbetalningar.
Kassadifferens = räknad kontantkassa − förväntad kontantkassa.
Inbetalningar omfattar exempelvis försäljning som kunden faktiskt betalar med sedlar och mynt samt ett dokumenterat tillskott av växel. Utbetalningar kan vara kontanta returer, bankinsättningar eller andra dokumenterade uttag. Samma rörelse får inte tas med två gånger.
Räkneexempel: en butik stänger för dagen
| Rörelse | Kronor |
|---|---|
| Ingående växelkassa | 1 000 |
| Kontant försäljning | 4 200 |
| Kontanta återbetalningar | −200 |
| Kontanter lämnade till bankinsättning | −3 000 |
| Förväntad behållning | 2 000 |
| Räknade sedlar och mynt | 1 950 |
| Kassadifferens | −50 |
Butikens kortförsäljning på 6 000 kronor och Swishförsäljning på 800 kronor läggs inte till kontanterna i lådan. De betalningarna ska jämföras med sina egna underlag. Minus 50 kronor visar en avvikelse, men säger inte i sig vad som har hänt.
Dagsavslut steg för steg
- Avsluta försäljningsdagen enligt kassaregistrets rutin. Ta fram dagens Z-dagrapport när kassaregister används. Spara underlag för returer och korrigeringar.
- Räkna kontanter per valör. Skriv antal sedlar och mynt och summera. Gör gärna räkningen på en plats där pågående försäljning inte ändrar saldot.
- Samla rörelserna. Kontrollera växelkassa, kontant försäljning, extra växel, returer och uttag. Varje uttag behöver en förklaring och referens.
- Jämför med det förväntade saldot. Kontrollera räkningen och att inga rörelser har förts till fel betalningsslag.
- Dokumentera differenser. Ange datum, kassa, belopp, undersökta underlag och vem som följer upp. Beskriv sakligt vad som är känt.
- Bestäm nästa dags växelkassa. Skilj kvarlämnad växel från kontanter som ska sättas in. Dokumentera överlämning och förvaring.
- Lämna underlaget vidare. Skicka dagsrapporten och dess bilagor till den som ansvarar för bokföringen. Stäm av att underlagen är kompletta.
Vad gör man när kassan inte stämmer?
Börja med en ny kassaräkning. Jämför därefter växelkassan med föregående dags avslut, kontrollera returer och leta efter kontantuttag som saknar registrering i journalen. Kontrollera även om en kort- eller Swishbetalning har registrerats som kontant betalning.
Om skillnaden kvarstår, registrera den i avvikelselistan. Ange en ansvarig och när utredningen ska följas upp. Återkommande små skillnader kan visa att rutinen är otydlig. Hur differensen ska bokföras beror på omständigheterna och bör bedömas av den som ansvarar för redovisningen.
Vilka kassaregisterregler behöver verksamheten kontrollera?
Skatteverkets huvudregel är att försäljning mot kontant-, kort- eller elektronisk betalning, exempelvis Swish, ska registreras i kassaregister. Det finns undantag, bland annat för vissa verksamheter och försäljning av obetydlig omfattning. Bedöm undantaget mot den faktiska verksamheten, inte mot hur många sedlar som ligger i kassan. Läs Skatteverkets aktuella kassaregisterinformation.
Kontrollpunkt inför 1 januari 2027
Skatteverket anger att kassaregister då ska uppfylla SKVFS 2021:17. Register med journalminne ska kunna ta fram registreringar i XML-format. Kontrollera med kassaregisterleverantören hur ert system uppfyller kraven. En kontantjournal löser inte den systemfrågan.
Skatteverket beskriver också rutiner för växelkassa, kvitton och Z-dagrapport i Så här använder du kassaregister. Följ reglerna för just er situation, även vid driftsavbrott.
Checklista för en tydlig dagskassarapport
- Datum, arbetsställe och kassans beteckning.
- Ingående växelkassa och räknade valörer.
- Kontanta inbetalningar, återbetalningar och uttag med referenser.
- Förväntat saldo, räknat saldo och differens.
- Förklaring eller utredningsstatus för avvikelser.
- Ansvarig, kontroll och överlämning till nästa steg.
Vanliga misstag
- All försäljning räknas som kontanter. Då kommer kassan aldrig att stämma när kunder betalar med kort.
- Växelkassan räknas som dagens intäkt. Den är en ingående behållning, inte ny försäljning.
- Bankinsättningen glöms bort. Kontanterna har lämnat lådan även om bankens kreditering sker senare.
- En differens skrivs bort. Då försvinner informationen som behövs för att förbättra rutinen.
- Kassaboken behandlas som hela bokföringen. Företaget behöver fortfarande uppfylla bokföringsreglerna.
Vanliga frågor om kassabok och dagskassa
Kan en kassabok i Excel ersätta ett kassaregister?
Nej. Om verksamheten omfattas av kassaregisterkravet ska den använda ett kassaregister som uppfyller reglerna. Excelöversikten är ett komplement för avstämning.
Ska Swish räknas in i den fysiska kontantkassan?
Nej. Swish påverkar inte antalet sedlar och mynt. Följ upp betalningen separat, samtidigt som den kan omfattas av reglerna om registrering av försäljning.
Kan föreningar använda en kontantjournal?
Ja, som praktiskt uppföljningsstöd. Kassaregister- och bokföringsskyldighet måste däremot bedömas utifrån föreningens verksamhet och tillämpliga undantag.
Får den löpande bokföringen göras i vanlig Excel?
BFN anger att bokföring inte får ske i ett program där registreringen kan ändras i efterhand, exempelvis ett vanligt Excelblad. Kontrolljournalen ska därför inte presenteras som ett godkänt bokföringsprogram.
Få ett samlat underlag för kontantavstämningen
Kassabok & Dagskassa innehåller Excelöversikt och Word- och PDF-underlag för dagsavslut och avvikelser. Anpassa kontrollrutinen till era kassor och använd paketet tillsammans med ordinarie kassaregister och bokföring.
Relaterade guider
- Ekonomistyrning i småföretag
- Likviditetsbudget och betalningsflöden
- Fakturakrav och checklista för företag
- Bokslut i aktiebolag
- Ekonomimallar i Excel, Word och PDF
Källor
- Skatteverket – kassaregister och förändring inför 2027
- Skatteverket – användning av kassaregister
- BFN – bokföringsprogram och Excel
Senast uppdaterad: . Allmän information om kontanthantering, skatt och redovisning. Guiden ersätter inte individuell rådgivning eller kontroll av verksamhetens kassaregister- och bokföringsskyldighet.
