Politique de dénonciation – quelles entreprises doivent en avoir une et que doit-elle contenir ?

Par Mallbutiken · Faits vérifiés le 30 septembre 2026 · Environ 9 minutes de lecture

Les exploitants ayant 50 employés ou plus au début de l'année civile doivent disposer de canaux de signalement internes et de procédures de rapport et de suivi conformément à la loi sur les lanceurs d'alerte. La loi n'exige pas que le document s'intitule « politique de signalement », mais les procédures doivent être documentées par écrit et l'entreprise doit fournir des informations claires sur le fonctionnement du système.

Quelles entreprises doivent avoir des canaux de signalement internes ?

Conformément au chapitre 5, article 2 de la loi (2021:890) sur la protection des personnes signalant des manquements, l'obligation s'applique aux exploitants ayant compté au moins 50 employés au début de l'année civile.

L'Autorité suédoise de l'environnement de travail (Arbetsmiljöverket) précise que toutes les formes d'emploi sont prises en compte lors du calcul du nombre d'employés. Il est donc important d'effectuer l'évaluation sur la base des effectifs réels au début de l'année et non uniquement sur le nombre de contrats à durée indéterminée.

50 à 249 employés

Les exploitants privés comptant entre 50 et 249 employés peuvent, sous certaines conditions, partager des canaux de signalement internes et certaines procédures. Cela ne décharge pas l'entité de sa propre responsabilité quant au respect des exigences légales.

Moins de 50 employés

L'obligation générale du chapitre 5, article 2 ne s'applique pas aux activités en dessous de ce seuil. Une petite entreprise peut néanmoins mettre en place volontairement un canal de signalement ou être soumise à d'autres règles spécifiques selon le secteur. Si un système est instauré volontairement, il doit être clairement établi comment les rapports sont traités et quels droits et limites s'appliquent.

Politique de signalement et procédure de signalement remplissent des fonctions différentes

La loi se concentre sur le fonctionnement et la documentation des canaux et procédures, et non sur le nom exact du document. Pour l'utilisateur, il est souvent plus clair de distinguer la politique de la procédure de traitement interne.

Comment les canaux de signalement internes doivent-ils fonctionner ?

Les canaux doivent permettre de signaler aussi bien par écrit que par oral et, si la personne qui signale le demande, lors d'une réunion physique dans un délai raisonnable.

Confirmation dans les sept jours

La personne qui signale doit, en règle générale, recevoir une confirmation de réception du rapport dans les sept jours. Des exceptions s'appliquent notamment si la personne a renoncé à recevoir une confirmation ou si le destinataire a des raisons de penser qu'une confirmation révélerait l'identité de la personne.

Retour dans les trois mois

Un retour doit être fourni dans la mesure du raisonnable concernant les mesures de suivi et les motifs de celles-ci, dans un délai de trois mois suivant la confirmation. Si aucune confirmation n'a été envoyée et que cela n'est pas dû à la personne qui signale, le délai est calculé, selon la règle spéciale de la loi, à partir de sept jours après la réception.

Qui est autorisé à gérer les signalements ?

L'exploitant doit désigner des personnes ou des entités indépendantes et autonomes habilitées à recevoir les rapports, à communiquer avec les lanceurs d'alerte, à assurer le suivi des signalements et à fournir un retour.

Il peut s'agir de personnes internes ou d'un prestataire externe engagé à cet effet. L'organisation doit également anticiper les conflits d'intérêts. Un rapport concernant la personne qui gère normalement les dossiers doit pouvoir être dirigé vers quelqu'un d'autre.

Limiter l'accès

Les données d'identification et autres données sensibles des dossiers ne doivent pas être accessibles à l'ensemble du département RH, de la direction ou du service informatique. L'accès doit être limité aux personnes habilitées et les systèmes doivent être conçus de manière à préserver la confidentialité et la traçabilité.

Signalement et données personnelles

Les dossiers de signalement contiennent souvent des informations sur la personne qui signale, les personnes visées et d'autres parties concernées. La loi sur les lanceurs d'alerte contient des règles spécifiques sur le traitement des données personnelles qui interagissent avec le RGPD.

L'Autorité suédoise de protection de la vie privée (IMY) précise notamment que seules les données personnelles nécessaires au suivi du dossier peuvent être traitées, que les données manifestement non pertinentes doivent être supprimées dès que possible, et qu'en règle générale, les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus de deux ans après la clôture du dossier. Des règles d'archivage spécifiques peuvent affecter les entités publiques.

Si un prestataire externe gère le canal et traite des données personnelles pour votre compte, les rôles au sens du RGPD doivent être évalués. Lisez quand un contrat de sous-traitance de données est nécessaire.

Que doivent contenir une politique et une procédure de signalement ?

• Objectif et types de signalements couverts.
• Qui peut utiliser les canaux.
• Comment le signalement écrit, oral et physique est effectué.
• Voies de contact et canaux techniques.
• Quelles personnes/entités sont habilitées.
• Gestion de l'indépendance et des conflits d'intérêts.
• Confirmation, suivi et retour d'information.
• Comment l'identité et les autres données sont protégées.
• Règles contre les représailles et informations sur la protection.
• Données personnelles, accès, suppression et documentation.
• Comment utiliser les canaux de signalement externes des autorités compétentes.
• Comment les dossiers sont clôturés, rapportés en interne et suivis au niveau agrégé.

Informer au-delà du lien interne

La loi exige des informations claires et facilement accessibles sur la manière dont le signalement interne est effectué, comment un signalement peut être fait auprès des canaux externes des autorités compétentes, ainsi que des informations pertinentes sur, entre autres, la liberté d'expression et le droit d'informer, le cas échéant.

Erreurs courantes

• L'utilisation d'une boîte mail RH classique comme canal. L'habilitation et l'indépendance peuvent devenir floues.
• Proposer uniquement un formulaire web. La loi exige plusieurs modes de signalement.
• Personne n'est responsable des délais. Les sept jours et les trois mois doivent pouvoir être suivis opérationnellement.
• Trop de personnes ont accès au dossier. Limitez les accès et documentez les responsabilités.
• La politique promet une anonymat total en toutes circonstances. Formulez la protection et la confidentialité correctement en fonction du système réel et de la loi.
• Les données personnelles sont conservées sans plan. Définissez la suppression et le traitement juridique dès le départ.

Besoin de documenter votre politique et votre gestion ?

Le pack de Mallbutiken contient une politique de signalement, une procédure de rapport et de suivi, un formulaire de signalement, un protocole d'enquête et une liste de contrôle d'implémentation en Word/PDF. Prix en boutique : 199 SEK.

Voir le pack lanceur d'alerte

Questions fréquentes

L'entreprise doit-elle avoir une politique si elle compte 50 employés ?

La loi exige des canaux de signalement internes et des procédures ainsi qu'une documentation écrite de ces procédures. Elle n'exige pas qu'un document spécifique porte le titre « politique ».

Les RH peuvent-elles gérer seules tous les signalements ?

Pas automatiquement. Les personnes ou entités habilitées doivent être indépendantes et autonomes au sens de la loi. L'organisation doit également gérer les conflits d'intérêts.

Peut-on utiliser un service de signalement externe ?

Oui, la loi autorise que les personnes habilitées soient employées par un prestataire externe. L'exploitant doit toujours s'assurer que les exigences de la loi et la protection des données sont respectées.