Entretien préalable à un avertissement écrit – documenter correctement une faute professionnelle

Par Mallbutiken · Informations vérifiées le 1er octobre 2026

Avant qu'un employeur ne procède à un avertissement écrit, l'événement doit normalement faire l'objet d'une enquête et le salarié doit avoir la possibilité d'expliquer ce qui s'est passé. L'objectif n'est pas de créer une « échelle d'avertissements » artificielle, mais de clarifier les manquements, les obligations en vigueur et les changements nécessaires.

1. Enquêtez avant de tirer des conclusions

Rassemblez les faits concrets : date, tâche, instruction, absence, règle de sécurité ou autre circonstance. Évitez les rumeurs et les jugements de valeur. Verksamt souligne qu'avant un licenciement pour motif personnel, l'employeur doit disposer de preuves factuelles et que le salarié doit être conscient du comportement que l'employeur juge inapproprié.

2. Laissez le salarié donner sa version

Il peut y avoir des malentendus, des instructions insuffisantes, des problèmes d'environnement de travail, une maladie ou d'autres circonstances qui modifient l'appréciation. Des manquements dus à une maladie peuvent, par exemple, nécessiter une adaptation et une réinsertion plutôt qu'une procédure purement disciplinaire.

3. Décrivez l'obligation concrètement

Indiquez quelle règle, instruction ou partie de l'obligation contractuelle n'a pas été respectée selon l'employeur. Une formulation générale telle que « améliorer l'attitude » est souvent trop vague pour fournir une véritable orientation.

4. Expliquez ce qui doit changer

Décrivez le comportement attendu, le moment où le changement doit être constaté et la manière dont le suivi sera effectué. En cas de problèmes de performance, le salarié doit normalement comprendre à la fois l'exigence et les conditions réalistes pour y parvenir.

5. Soyez clair sur le fait que la poursuite des manquements peut entraîner des conséquences

Un avertissement destiné à avoir un impact avant un éventuel licenciement ultérieur doit clairement indiquer que l'emploi peut être menacé si les manquements persistent. Le nombre d'entretiens ou d'avertissements précédents n'est cependant jamais un compteur juridique automatique.

6. Documentez de manière factuelle

Notez la date, les participants, les points abordés, l'explication principale du salarié, les exigences clarifiées et la date du suivi. Documentez pour pouvoir démontrer le processus – pas pour remplir le dossier personnel avec des données inutiles.

Quand un avertissement écrit immédiat est-il raisonnable ?

En cas de manquements clairs ou graves, l'employeur peut avoir besoin d'agir immédiatement. Cependant, des fautes très graves peuvent également justifier des mesures totalement différentes ; dans ce cas, l'employeur doit vérifier la loi LAS, les conventions collectives et l'obligation de négociation éventuelle avant toute décision.