Entretien correctif & Plan d'amélioration 2026/2027 – Compte-rendu d'entretien, checklist RH & Excel | Word/PDF

Entretien correctif avec un employé – modèle d'entretien professionnel, plan d'amélioration et Excel

Avez-vous besoin de documenter un entretien correctif de manière factuelle, d'élaborer un plan d'amélioration pour un employé et de vérifier que les mesures convenues ont bien été appliquées ? Ce pack de modèles réunit cinq modèles de travail suédois indépendants, accompagnés d'un guide d'utilisation et d'un registre administratif Excel. L'objectif est de favoriser un dialogue structuré sur des questions concrètes liées au travail, et non de décider automatiquement de sanctions disciplinaires, d'avertissements ou de licenciements.

15 fichiers dans un ZIP : 7 Word (DOCX), 7 PDF A4 consultables et 1 Excel (XLSX) avec neuf onglets. Tous les documents comportent des espaces pour saisir des données réelles, ainsi que deux encadrés d'information distincts sur le contenu du pack et l'utilisation de chaque fichier.

Quelle est la différence entre un entretien correctif et un avertissement écrit ?

Un entretien correctif est souvent un échange précoce, bienveillant et factuel entre un manager ou les RH et un employé concernant des problèmes liés au travail. Un avertissement écrit ou une mise en demeure peut avoir un objectif et des conséquences différents selon la situation et la convention collective applicable. La documentation d'un entretien ne constitue pas en soi une décision de sanction disciplinaire, un avertissement formel au sens du droit du travail, ni une base valide pour un licenciement.

Selon l'article 7 de la loi (1982:80) sur la protection de l'emploi (LAS), tout licenciement prononcé par l'employeur doit être fondé sur des motifs objectifs. Si un licenciement est envisagé, l'employeur doit procéder à une analyse juridique spécifique des circonstances, des possibilités de reclassement, de la convention collective applicable et des règles de procédure pertinentes. Ce pack ne remplace pas une telle analyse.

Utiliser le modèle d'entretien en dix étapes

1. Définir la question : se limiter à des tâches, des instructions ou des situations concrètes.
2. Étudier les faits : utiliser le fichier 02 pour la date, le lieu, les observations vérifiables et les sources. Distinguer une rumeur d'un fait établi.
3. Examiner les causes alternatives : vérifier la charge de travail, les tâches floues, le manque de ressources, les conditions de travail et les besoins en formation.
4. Informer le collaborateur : expliquer l'objectif de la réunion, les participants, les sujets abordés et le traitement des données conformément au RGPD.
5. Écouter : documenter les déclarations et points de vue du collaborateur sans utiliser de formulations subjectives ou offensantes.
6. Clarifier les attentes : communiquer des objectifs factuels et les instructions applicables.
7. Déterminer le soutien de l'employeur : planifier l'intégration, le tutorat, les outils de travail ou d'autres ressources réalistes si nécessaire.
8. Formuler le plan : utiliser le fichier 03 pour les mesures, le responsable, la date de réalisation et le suivi compréhensible.
9. Vérifier le suivi réel : dans le fichier 04 et Excel, distinguer les mesures planifiées des mesures documentées comme effectuées et contrôlées.
10. Clôturer ou réévaluer : utiliser le fichier 05 pour documenter la fin de la procédure, une révision ou la nécessité d'une évaluation RH juridique distincte.

Excel – neuf onglets pour un suivi RH traçable mais limité

Vue d'ensemble, Dossiers, Faits, Entretiens, Mesures, Suivi, Preuves, Contrôles et Lisez-moi. Le registre contient des sélections de statuts, des champs de registre, une gestion des dates et un tableau de bord résumant notamment les dossiers enregistrés, les entretiens documentés, les dossiers en cours, les mesures vérifiées comme terminées et les suivis effectivement réalisés. Le marquage des retards utilise les dates planifiées et le statut réel du dossier.

Aucune notation automatique du personnel, classement de performance, évaluation d'avertissement ou recommandation de licenciement n'est prévue. Des registres vides donnent 0 dans la vue d'ensemble. Une date planifiée n'est pas une mesure effectuée, et une mention indiquant qu'une tâche est terminée doit être distinguée d'une vérification effective.

RGPD, environnement de travail et documentation RH juridiquement sécurisée

L'Autorité de protection de l'intégrité (IMY) indique que les notes sur le personnel doivent être pertinentes au travail, factuelles et exemptes de données offensantes ou dévalorisantes. L'employeur doit disposer d'une finalité claire, d'une base légale, d'informer le salarié et d'avoir des procédures proportionnées. Dans les relations de travail, le consentement n'est généralement pas une base appropriée pour le contrôle par l'employeur. Principes fondamentaux de l'IMY.

AFS 2023:2 chapitre 2 traite de l'environnement de travail organisationnel et social, où l'équilibre entre exigences et ressources ainsi que le soutien des managers sont pertinents. Un entretien correctif ne doit pas remplacer une enquête nécessaire sur l'environnement de travail, une adaptation au poste, un processus de réadaptation ou une enquête sur les discriminations. Voir les prescriptions de l'Inspection du travail (Arbetsmiljöverket).

Protection des données en pratique : utilisez des identifiants de dossier internes dans Excel. Ne stockez pas de données de santé, d'appartenance syndicale, d'informations sur la vie privée ou de dossiers complets du personnel dans un registre non protégé. Conservez les dossiers complets dans un système séparé soumis à des droits d'accès et documentez une durée de conservation appropriée.

Modèles et guides associés

• Avertissement écrit / mise en demeure à un employé – quand un document formel distinct après examen individuel est pertinent.
• Avertissement écrit pour performance insuffisante – différence entre un dialogue factuel et un document plus formel.
• Entretien individuel & entretien de développement – pour les échanges récurrents de développement sans orientation disciplinaire.
• Tous les modèles RH et droit du travail de la boutique Mallbutiken.

Questions fréquentes

Un entretien correctif est-il la même chose qu'un avertissement écrit ?

Non. Il peut s'agir d'un dialogue précoce de gestion et de soutien. Un avertissement écrit ou une mise en demeure peut avoir une signification juridique différente et doit être évalué séparément en fonction de la situation, du contrat et de la pratique.

Le compte-rendu peut-il servir de base à un licenciement ?

Il peut constituer un élément de preuve factuel parmi d'autres, mais ne détermine jamais si un licenciement est autorisé. La loi LAS et les règles contractuelles et procédurales applicables doivent être examinées individuellement.

Le pack contient-il un plan d'amélioration ?

Oui, avec des objectifs, le soutien de l'employeur, les responsables, les délais, des critères de suivi factuels et de l'espace pour une réévaluation.

L'employeur peut-il stocker les dossiers du personnel dans Excel ?

Les données doivent être légales, nécessaires, sécurisées et proportionnées. Le fichier Excel du pack est un registre administratif, pas un système de dossiers du personnel protégé. Utilisez de préférence uniquement des références internes.

Les modèles sont-ils entièrement en anglais ?

Les cinq documents principaux sont en suédois. Un guide d'utilisation suédois et un guide d'utilisation anglais séparé sont inclus ; les modèles principaux ne sont pas en anglais.

Excel détermine-t-il automatiquement qu'un employé ne fait pas son travail correctement ?

Non. Excel affiche des statuts administratifs et des mesures vérifiées manuellement ; aucune note de performance ou évaluation juridique automatique n'est incluse.

Sources primaires et informations de version

• Parlement suédois – LAS (1982:80), art. 7
• Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2
• IMY – principes fondamentaux de protection des données
• IMY – contrôle et surveillance des employés

Version du document 1.0 – 2026/2027, révision des sources le 18 octobre 2026. Ceci est une aide à la documentation selon le droit suédois, et non des formulaires approuvés par les autorités ou un avis certifié par un avocat externe. L'utilisation doit être adaptée au droit en vigueur, aux conventions collectives et au cas d'espèce.