إدارة الجمعيات 2026 - النظام الأساسي، سجل الأعضاء، الاجتماع السنوي والمحاضر

تم مراجعة معلومات المصدر: 8 أكتوبر 2026 · قانون الجمعيات والإدارة العامة لحماية البيانات (GDPR) والإدارة

تتكون إدارة الجمعية من عدة مستندات يجب أن تعمل معًا: تحدد اللوائح القواعد، ويوضح سجل الأعضاء من هم الأعضاء، وتوثق محاضر الاجتماعات القرارات، ويجب متابعة الشؤون المالية وفقًا للقواعد المعمول بها لنوع الجمعية المعني. هذه الصفحة هي مركز لأدلة متجر القوالب الأكثر تفصيلًا.

خمسة مجالات للمستندات ينبغي أن تكون مترابطة

اللوائح هي النظام الداخلي للجمعية

ينبغي أن تكون اللوائح نقطة الانطلاق عندما يخطط مجلس الإدارة للاجتماع السنوي والعضوية والرسوم وانتخاب مجلس الإدارة والقرارات الأخرى. بالنسبة للجمعية الاقتصادية، هناك متطلبات قانونية لما يجب أن تتضمنه اللوائح. بالنسبة للجمعية غير الربحية، تعد اللوائح أساسية لإظهار هيكل الجمعية وأهدافها؛ تطلب هيئة الضرائب اللوائح مع المحاضر عندما تتقدم جمعية غير ربحية بطلب للحصول على رقم منظمة.

ينبغي أن يشمل التدقيق العملي للوائح اسم الجمعية وأهدافها والعضوية والرسوم وتكوين مجلس الإدارة والسنة المالية وكيفية الدعوة للاجتماع السنوي وحق التصويت وقواعد الأغلبية وكيفية تعديل اللوائح أو حل الجمعية.

سجل الأعضاء وقانون GDPR

بمجرد أن تقوم الجمعية بتخزين الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وحالة العضوية أو معلومات أخرى عن الأعضاء، فإنها تعالج بيانات شخصية. لذلك ينطبق قانون GDPR. تؤكد هيئة حماية البيانات (IMY) أنه يجب أن يكون لدى الجمعية أغراض واضحة وأساس قانوني وتقليل البيانات وأمان مناسب وتحكم في المدة التي تُحفظ فيها المعلومات.

بالإضافة إلى ذلك، لدى الجمعيات الاقتصادية متطلب قانوني خاص: يجب على مجلس الإدارة الاحتفاظ بقائمة أعضاء تتضمن المعلومات المحددة في الفصل 5 من القانون بشأن الجمعيات الاقتصادية. كما أن لديها قواعد خاصة بشأن إمكانية الوصول والحفظ.

الاجتماع السنوي واجتماع مجلس الإدارة والمحاضر

يجب أن تجعل المحضر القرارات مفهومة لاحقًا قبل كل شيء. من اتخذ القرار؟ ما الذي تقرر؟ متى يسري؟ هل يحتاج شخص ما إلى تنفيذ إجراء؟ هل هناك ملاحق أو قائمة بالتصويت؟

بالنسبة للجمعيات الاقتصادية، هناك قواعد قانونية صريحة بشأن محاضر الجمعية العمومية ومحاضر مجلس الإدارة. بالنسبة للجمعيات غير الربحية، تصبح اللوائح والممارسات الجيدة للتوثيق مهمة بشكل خاص. اقرأ الدليل الكامل لمحاضر الجمعية.

مجلس الإدارة والأدوار والتوقيع باسم الجمعية

بعد الانتخابات، يحتاج مجلس الإدارة إلى تنظيم العمل. في العديد من الجمعيات، يعني ذلك توزيع المهام واتخاذ قرارات بشأن صلاحيات البنك والاعتماد وتوثيق من يُسمح له بتمثيل الجمعية وضمان أن الصلاحيات الرقمية تتبع المهام.

لا ينبغي للشخص الذي يغادر مجلس الإدارة أن يستمر في امتلاك صلاحيات البنك أو البريد الإلكتروني أو النظام بدافع العادة القديمة. لذلك ينبغي أن يكون تدقيق الصلاحيات جزءًا من كل اجتماع تأسيسي وكل تغيير في مجلس الإدارة.

الشؤون المالية والميزانية والتقرير السنوي

تختلف القواعد اختلافًا كبيرًا بين أنواع الجمعيات. يجب على الجمعية الاقتصادية إعداد تقرير سنوي. تعتمد مسؤولية الجمعية غير الربحية عن المحاسبة وإعداد التقارير على النشاط والأصول والحجم، من بين أمور أخرى. تنطبق قواعد خاصة إضافية على الجمعيات السكنية.

يمكن للجمعيات التي ترغب في العمل بشكل أكثر نشاطًا في الشؤون المالية استخدام الميزانية الإيرادية والتنبؤ الإيرادي وكذلك ميزانية السيولة كأدوات داخلية للتوجيه.

قائمة التحقق السنوية لإدارة الجمعية

1. تحقق من اللوائح والجدول الزمني المقرر لهذا العام.
2. حدّث سجل الأعضاء والصلاحيات.
3. طابق رسوم العضوية والمسائل المفتوحة.
4. حضّر للاجتماع السنوي وفقًا لقواعد الدعوة واتخاذ القرارات في اللوائح.
5. وثّق قائمة التصويت والقرارات.
6. شكّل مجلس الإدارة الجديد ووثّق التوقيع باسم الجمعية/الصلاحيات.
7. انقل القرارات إلى سجل الإجراءات أو سجل القرارات.
8. أغلق الحسابات/أعد التقرير السنوي وفقًا لقواعد نوع الجمعية.
9. فرّغ بيانات الشخصية التي لم تعد هناك حاجة إلى حفظها، مع مراعاة المتطلبات القانونية.

أخطاء شائعة

• استخدام نفس النص القياسي للجمعية غير الربحية والجمعية الاقتصادية دون تحقق.
• عدم إمكانية استخلاص قرارات الاجتماع السنوي بوضوح من المحضر.
• احتواء سجل الأعضاء على بيانات شخصية غير ضرورية.
• احتفاظ أعضاء مجلس الإدارة السابقين بصلاحيات النظام.
• أن تقول اللوائح شيئًا بينما تقوم الدعوة أو إجراءات اتخاذ القرارات بشيء آخر.
• اتخاذ قرارات دون نقلها أبدًا إلى قائمة متابعة.

المصادر

• القانون (2018:672) بشأن الجمعيات الاقتصادية
• هيئة الضرائب – رقم منظمة للجمعية غير الربحية
• هيئة حماية البيانات (IMY) – معالجة الجمعيات للبيانات الشخصية

الدليل هو معلومات عامة. تحقق دائمًا من نوع الجمعية واللوائح والقواعد الخاصة المعمول بها.