اتفاقية تكليف بخدمات المحاسبة والشؤون المالية – ما الذي يجب تنظيمه؟
يشارك
إجابة مختصرة: يجب أن تصف اتفاقية التكليف بخدمات المحاسبة والشؤون المالية بوضوح الخدمات التي سيؤديها المستشار، ومسؤوليات العميل، والمواعيد النهائية، والتقارير، والأتعاب، ومعالجة البيانات الشخصية، وكيفية تعديل المهمة أو إنهاؤها. إن عدم وضوح توزيع المسؤوليات هو مصدر شائع للنزاعات.
لماذا تعد اتفاقية التكليف الخاصة ضرورية؟
تعتمد الخدمات المحاسبية على تدفق مستمر للمعلومات بين العميل والمستشار. تصف "FAR" اتفاقية التكليف بأنها عنصر جوهري لضمان امتلاك الطرفين لنفس التصور حول نطاق المهمة وحقوقها والتزاماتها. وبالنسبة لأعضاء "FAR"، يُعد خطاب التكليف المكتوب مطلباً إلزامياً أيضاً.
ما الذي يجب أن تصفه المهمة؟
- المسك الدفتري الدوري
- سجلات الموردين والعملاء
- إدارة الرواتب
- إقرارات ضريبة القيمة المضافة وإقرارات صاحب العمل
- الحسابات الختامية والتقرير السنوي
- الإقرار الضريبي عن الدخل
- التقارير والاستشارات
- الخدمات التي لا يشملها التكليف صراحةً
يجب أن يكون توزيع المسؤوليات ملموساً
يجب أن تحدد الاتفاقية من يقدم المستندات الداعمة، ومتى يجب أن تكون بحوزة المستشار، ومن يوافق على المدفوعات والرواتب والإقرارات والحسابات الختامية. يحتفظ العميل بمسؤوليته الخاصة عن محاسبة الشركة وعن كون المعلومات المقدمة كاملة ودقيقة.
الأتعاب والعمل الإضافي
حدد ما إذا كان السعر ثابتاً أو يعتمد على الساعات أو حجم العمل، وكيف يتم فوترة العمل الذي يتجاوز النطاق المتفق عليه. يجب التعامل مع العمل الإضافي الناتج عن تأخر أو نقص المستندات مسبقاً.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومعالجة البيانات الشخصية
غالباً ما تعالج مكاتب المحاسبة البيانات الشخصية نيابة عن العميل. يجب تقييم هذا الدور، وقد تكون اتفاقية معالجة البيانات الشخصية مطلوبة عند استيفاء شروط اللائحة العامة لحماية البيانات. يجب توثيق التعليمات والأمان والمعالجات الفرعية.
معرفة العميل ومكافحة غسل الأموال
تخضع المحاسبة المهنية للوائح مكافحة غسل الأموال. لذلك، يجب تنسيق بدء المهمة مع إجراءات معرفة العميل، وتقييم المخاطر، والإجراءات الداخلية للمكتب.
أخطاء شائعة
- عدم وجود قائمة واضحة بما هو مشمول وما هو غير مشمول
- غياب المواعيد النهائية للمستندات الداعمة الخاصة بالعميل
- عدم وضوح المسؤولية عن الإقرارات والموافقات
- غياب اتفاقيات أو تعليمات معالجة البيانات الشخصية
- عدم تنظيم سعر العمل الإضافي
اطلع على نموذج اتفاقية التكليف بالخدمات المالية الخاص بمتجر النماذج.
الأسئلة الشائعة
هل يتولى مكتب المحاسبة مسؤولية العميل عن المحاسبة؟
لا. يجب أن يكون توزيع المسؤوليات واضحاً، لكن إدارة الشركة تحتفظ بالتزاماتها القانونية.
هل هناك حاجة لاتفاقية جديدة كل عام؟
ليس بالضرورة، ولكن يجب تحديث الاتفاقية عندما يتغير نطاق المهمة أو الظروف الجوهرية.
هل يمكن إدراج المهام المحاسبية والاستشارات في نفس الاتفاقية؟
نعم، ولكن يجب أن يتضح نطاق ومسؤولية كل خدمة على حدة بوضوح.
هذا المقال يقدم معلومات عامة ولا يغني عن الاستشارة القانونية أو المهنية.
