سياسة الإبلاغ عن المخالفات – ما هي الشركات التي تحتاج إليها وما الذي يجب أن تتضمنه؟

بقلم متجر القوالب · تم التحقق من المعلومات في 30 سبتمبر 2026 · حوالي 9 دقائق للقراءة

يجب على مشغلي الأنشطة الذين لديهم 50 موظفاً أو أكثر في بداية السنة التقويمية توفير قنوات وإجراءات إبلاغ داخلية للإبلاغ والمتابعة وفقاً لقانون حماية المبلغين عن المخالفات. لا يشترط القانون أن تحمل الوثيقة اسم "سياسة الإبلاغ عن المخالفات"، ولكن يجب توثيق الإجراءات كتابياً، وتحتاج المنشأة إلى معلومات واضحة حول كيفية عمل النظام.

أي الشركات يجب أن تمتلك قنوات إبلاغ داخلية للمبلغين عن المخالفات؟

وفقاً للفصل الخامس، المادة 2 من القانون (2021:890) بشأن حماية الأشخاص الذين يبلغون عن المخالفات، يسري الالتزام على مشغل النشاط الذي كان لديه ما لا يقل عن 50 موظفاً في بداية السنة التقويمية.

يشير مجلس العمل السويدي (Arbetsmiljöverket) إلى أن جميع أشكال التوظيف تُحسب عند تحديد عدد الموظفين. لذا، من المهم إجراء التقييم بناءً على القوة العاملة الفعلية في بداية العام وليس فقط عدد الموظفين الدائمين.

50–249 موظفاً

يجوز لمشغلي الأنشطة الخاصة الذين لديهم 50–249 موظفاً مشاركة قنوات الإبلاغ الداخلية وبعض الإجراءات مع بعضهم البعض في ظل ظروف معينة. وهذا لا يعفي المنشأة من مسؤوليتها الخاصة في تلبية متطلبات القانون.

أقل من 50 موظفاً

الالتزام العام في الفصل الخامس، المادة 2 لا يشمل الأنشطة التي تقع تحت هذا الحد. ومع ذلك، يمكن للشركة الصغيرة اختيارياً امتلاك قناة إبلاغ أو أن تخضع لقواعد خاصة أخرى اعتماداً على طبيعة النشاط. إذا تم إدخال نظام طوعياً، يجب أن يكون من الواضح كيف تتم معالجة البلاغات وما هي الحقوق والقيود السارية.

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وإجراءات الإبلاغ تؤدي وظائف مختلفة

يركز القانون على أن تعمل القنوات والإجراءات ويتم توثيقها – وليس على اسم الوثيقة الدقيق. بالنسبة للمستخدم، غالباً ما يكون الأمر أكثر وضوحاً إذا تم الفصل بين السياسة وإجراء المعالجة الداخلي.

كيف يجب أن تعمل قنوات الإبلاغ الداخلية؟

يجب أن تتيح القنوات إمكانية الإبلاغ كتابياً وشفهياً، وإذا طلب الشخص المبلغ ذلك، في اجتماع فعلي خلال فترة زمنية معقولة.

التأكيد في غضون سبعة أيام

كقاعدة عامة، يجب أن يتلقى الشخص المبلغ تأكيداً على استلام البلاغ في غضون سبعة أيام. تُستثنى حالات معينة، مثل إذا تنازل الشخص عن التأكيد أو إذا كان لدى المستلم سبب للاعتقاد بأن التأكيد قد يكشف عن هوية الشخص.

التعقيب في غضون ثلاثة أشهر

يجب تقديم تعقيب بالقدر المعقول حول إجراءات المتابعة وأسبابها في غضون ثلاثة أشهر من التأكيد. إذا لم يتم تقديم تأكيد ولم يكن ذلك بسبب الشخص المبلغ، تُحسب المهلة وفقاً للقاعدة الخاصة في القانون بدءاً من سبعة أيام بعد الاستلام.

من يُسمح له بمعالجة بلاغات المخالفات؟

يجب على مشغل النشاط تعيين أشخاص أو وحدات مستقلة ومحايدة مخولة باستلام البلاغات، والتواصل مع المبلغين، ومتابعة ما تم الإبلاغ عنه، وتقديم التعقيب.

يمكن أن يكونوا أشخاصاً داخليين أو جهة خارجية تم التعاقد معها للمهمة. في الوقت نفسه، تحتاج المنظمة إلى التخطيط لتجنب تضارب المصالح. يجب أن تكون هناك آلية لتوجيه البلاغ ضد الشخص المسؤول عادةً عن معالجة البلاغات إلى شخص آخر.

تقييد الوصول

لا ينبغي أن تكون معلومات الهوية وبيانات القضايا الحساسة متاحة لكامل أقسام الموارد البشرية أو الإدارة أو تكنولوجيا المعلومات. يجب تقييد الوصول للأشخاص المخولين، ويجب تصميم الأنظمة لضمان السرية والقابلية للتتبع.

الإبلاغ عن المخالفات والبيانات الشخصية

غالباً ما تحتوي قضايا الإبلاغ عن المخالفات على بيانات تتعلق بالشخص المبلغ، والأشخاص الذين تمت الإشارة إليهم، وأطراف أخرى معنية. يحتوي قانون الإبلاغ عن المخالفات على قواعد خاصة بشأن معالجة البيانات الشخصية التي تتداخل مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

توضح هيئة حماية الخصوصية (IMY) من بين أمور أخرى، أنه لا يجوز معالجة سوى البيانات الشخصية الضرورية لقضية المتابعة، وأنه يجب حذف البيانات غير ذات الصلة في أقرب وقت، وأنه كقاعدة عامة لا يجوز الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لأكثر من عامين بعد إغلاق القضية. قد تؤثر قواعد الأرشفة الخاصة على الأنشطة العامة.

إذا كان هناك مزود خارجي يدير القناة ويعالج البيانات الشخصية نيابة عنكم، فيجب تقييم الأدوار وفقاً للائحة العامة لحماية البيانات. اقرأ عن متى تكون هناك حاجة إلى اتفاقية معالج بيانات شخصية.

ما الذي يجب أن تتضمنه سياسة وإجراء الإبلاغ عن المخالفات؟

• الغرض ونطاق البلاغات المشمولة.
• من يمكنه استخدام القنوات.
• كيفية الإبلاغ كتابياً وشفهياً وفعلياً.
• طرق الاتصال والقنوات التقنية.
• من هم الأشخاص/الوحدات المخولة.
• كيفية التعامل مع الاستقلالية وتضارب المصالح.
• التأكيد، المتابعة، والتعقيب.
• كيفية حماية الهوية والبيانات الأخرى.
• القواعد ضد الانتقام ومعلومات عن الحماية.
• البيانات الشخصية، الوصول، الحذف، والتوثيق.
• كيفية استخدام قنوات الإبلاغ الخارجية لدى السلطات المختصة.
• كيفية إغلاق القضايا، الإبلاغ داخلياً، والمتابعة على مستوى كلي.

قدم معلومات أكثر من مجرد الرابط الداخلي

يطلب القانون معلومات واضحة وسهلة الوصول حول كيفية سير الإبلاغ الداخلي، وكيف يمكن تقديم البلاغات إلى القنوات الخارجية للسلطات المختصة، ومعلومات ذات صلة حول حرية تبليغ المعلومات (meddelarfrihet) وحرية الحصول على المعلومات (anskaffarfrihet) حيثما كان ذلك مناسباً.

أخطاء شائعة

• استخدام صندوق بريد الموارد البشرية العام كقناة. قد تصبح الصلاحيات والاستقلالية غير واضحة.
• توفير نموذج إلكتروني فقط. يتطلب القانون طرق إبلاغ إضافية.
• عدم وجود مسؤول عن المواعيد النهائية. يجب متابعة المواعيد (سبعة أيام وثلاثة أشهر) إجرائياً.
• وصول عدد كبير جداً من الأشخاص للقضية. قيد الصلاحيات ووثق المسؤوليات.
• الوعود في السياسة بالسرية التامة في جميع الحالات. صُغ الحماية والسرية بدقة بناءً على النظام والقانون الفعلي.
• حفظ البيانات الشخصية دون خطة. حدد الحذف والمعالجة القانونية منذ البداية.

هل تحتاجون إلى توثيق السياسة وإجراءات المعالجة؟

تحتوي حزمة متجر القوالب على سياسة الإبلاغ عن المخالفات، إجراء الإبلاغ والمتابعة، نموذج الإبلاغ، بروتوكول التحقيق، وقائمة تحقق للتنفيذ بصيغتي Word/PDF. السعر في المتجر: 199 كرونة.

شاهد حزمة الإبلاغ عن المخالفات

أسئلة شائعة

هل يجب أن تمتلك الشركة سياسة إذا كان لديها 50 موظفاً؟

يتطلب القانون قنوات إبلاغ داخلية وإجراءات، بالإضافة إلى توثيق كتابي لهذه الإجراءات. ولا يشترط أن تحمل وثيقة معينة عنوان "سياسة".

هل يمكن لقسم الموارد البشرية بمفرده معالجة جميع البلاغات؟

ليس تلقائياً. يجب أن يكون الأشخاص أو الوحدات المخولة مستقلين ومحايدين بالمعنى القانوني. كما تحتاج المنظمة إلى التعامل مع حالات تضارب المصالح.

هل يُسمح باستخدام خدمة إبلاغ خارجية؟

نعم، يسمح القانون بأن يكون الأشخاص المخولون موظفين لدى جهة تم التعاقد معها للمعالجة. ومع ذلك، لا يزال يتعين على مشغل النشاط التأكد من استيفاء متطلبات القانون وحماية البيانات.