حول هذا القالب
اجمع عقود شركتك وتجنب ضياع مواعيد الإخطار بالإنهاء المهمة. يُعد "سجل العقود ومتابعة العقود 2026/2027" حزمة نماذج احترافية للشركات والجمعيات والمؤسسات التي ترغب في تنظيم عقودها، وحساب تواريخ المتابعة الإدارية، وتوضيح المسؤوليات، ومتابعة التجديدات. ستحصل على سجل Excel قابل للتعديل يتسع لما يصل إلى 200 عقد، ووثيقة إجراءات بصيغة Word/PDF، ودليل مستخدم سويدي منفصل، بالإضافة إلى مستند عمل باللغة الإنجليزية مخصص لبيئة الأعمال السويدية.
ما يتضمنه هذا النموذج
| التسليم | المحتوى | التنسيق |
|---|---|---|
| سجل العقود مع لوحة تحكم | 200 سطر للعقود، المسؤوليات، الطرف المقابل، نوع العقد، تاريخ الانتهاء، تاريخ الإنهاء الموثق، هامش التنبيه الداخلي، المبلغ السنوي، حالة العقد، ومؤشرات التحكم. | Excel (XLSX) |
| متابعة العقود – مستند توجيهي | الأدوار والمسؤوليات، إجراءات التحكم، سجل القرارات والإجراءات، نقاط التحكم قبل الإنهاء. | Word (DOCX) + PDF |
| دليل المستخدم | تعليمات تفصيلية خطوة بخطوة، الأخطاء الشائعة، القيود، الأرشفة، حماية البيانات، والمصادر. | Word (DOCX) + PDF |
| Contract Register – English Working Reference | نسخة عمل باللغة الإنجليزية للشركات التي لديها موظفون يتحدثون الإنجليزية؛ رؤوس أعمدة Excel بالسويدية والبيئة القانونية سويدية. | Word (DOCX) + PDF |
إجمالي 7 ملفات في ملف ZIP واحد: 3 ملفات DOCX قابلة للتعديل، 3 ملفات PDF قابلة للبحث بمقاس A4، ودفتر عمل Excel واحد.
أداة Excel: نظرة عامة واضحة ومتابعة دقيقة
- لوحة التحكم: عدد العقود المسجلة، توزيع الحالة، التواريخ الحرجة، والقيمة السنوية التقديرية للعقود النشطة.
- سجل العقود: مساحة لـ 200 عقد فردي مع بيانات تشمل الطرف المقابل، نوع العقد، المالك، تواريخ البدء والانتهاء، شروط التجديد، ومرجع المستند.
- المواعيد الإدارية: يتم إعطاء الأولوية لتاريخ آخر موعد للإنهاء الذي تم التحقق منه. كخيار مبسط، يمكن حساب تاريخ الانتهاء مطروحاً منه فترة الإخطار بالأيام التقويمية عندما يتوافق ذلك مع الشروط.
- المتابعة الداخلية: مهلة اختيارية بالأيام، وإلا يتم اعتماد 30 يوماً كمعيار داخلي. تظليل ملون للمواعيد التي انقضت والمواعيد القادمة.
- الحالة والمسؤولية: قوائم منسدلة لحالة العقد وتصنيف تلقائي لحالة المتابعة.
- تعليمات منفصلة وأمثلة وهمية: تسهل البدء دون خلط الأمثلة بسجلاتك الفعلية.
كيفية استخدام نموذج المستند
- قم بحصر العقود الموقعة، والملحقات، والوظائف المسؤولة، والمواعيد النهائية ذات الصلة.
- أدخل العقود في تبويب سجل العقود وحدد تواريخ البدء/الانتهاء عند توفرها.
- تحقق من بند الإنهاء. قم بتسجيل آخر يوم متاح للإنهاء تم التحقق منه يدوياً عندما لا يكون حساب الأيام التقويمية موثوقاً.
- حدد هامش المتابعة الداخلي وتابع المؤشرات في لوحة التحكم بانتظام، ويفضل أن يكون ذلك أسبوعياً.
- وثق القرارات والأدلة الخاصة بأي إنهاء أو تجديد في أرشيف مقيد بصلاحيات الوصول.
- قم بتحديث حالة العقد والتواريخ المستقبلية بعد إتمام الإجراء.
لمن يصلح سجل العقود؟
النموذج مناسب للشركات المساهمة، وأصحاب الأعمال الفردية، ومجالس الإدارة، وشركات العقارات، وجمعيات الملاك، والجمعيات غير الربحية، والأنشطة التي تدير عدداً متزايداً من عقود الموردين، والخدمات، والإيجارات، والتراخيص، وتكنولوجيا المعلومات، أو التعاون. إنه عملي بشكل خاص للمنظمات الصغيرة التي لا تحتاج إلى اشتراك منفصل في نظام إدارة العقود.
مهم حول المواعيد القانونية والتذكيرات التلقائية
لا يقوم برنامج Excel بإرسال رسائل بريد إلكتروني، أو رسائل نصية، أو أحداث تقويم، أو إشعارات دفع. تظهر المتابعة عند فتح دفتر العمل ويتم حسابها فيه. لا توجد قاعدة حسابية موحدة تعمل مع جميع أنواع العقود. التوقيتات بالأشهر أو أيام العمل وشروط العقد المتعلقة باستلام الإخطار بالإنهاء تتطلب فحصاً فردياً. لذلك، لا يمكن أبداً استخدام التاريخ المحسوب وحده كإشعار قانوني.
يغطي قانون (2014:1449) بشأن حماية المستهلك عند التجديد التلقائي للعقود بعض العقود بين التجار والمستهلكين، وليس عقود B2B بشكل عام. نموذج السجل الداخلي هذا ليس نظاماً للوفاء بالتذكيرات الكتابية المطلوبة قانوناً للمستهلكين.
عند التعامل مع البيانات الشخصية، يجب على المنظمة مراعاة مبدأ الحد الأدنى من البيانات، وتحديد الصلاحيات المناسبة، وإجراءات الحذف ذات الصلة. في حالات العقود ذات القيم العالية، والنزاعات القانونية، والشروط الغامضة، يجب الاستعانة بخبير قانوني مؤهل.
الأسئلة الشائعة
كم عدد العقود التي يتسع لها نموذج Excel؟
تم تجهيز 200 سطر للعقود بالصيغ وحقول التحكم. هذه سعة ثابتة في هذا الإصدار.
هل يمكن للنموذج إنهاء العقود ذاتياً أو إرسال تذكيرات بالبريد الإلكتروني؟
لا. فهو يعرض تواريخ المتابعة الداخلية ويساعد الشخص المسؤول على اتخاذ الإجراء، لكنه لا يرسل أي رسائل.
هل يمكنني تحديد فترة الإنهاء بالأشهر؟
لا يتضمن النموذج حساباً عاماً بالأشهر. قم بإدخال آخر يوم متاح للإنهاء تم التحقق منه يدوياً واستخدم وظيفة التذكير في النموذج بناءً على ذلك التاريخ.
هل يمكنني تعديل النصوص؟
نعم. ملفات Word وExcel قابلة للتعديل. ملفات PDF هي نسخ للطباعة والمرجعية قابلة للبحث.
ماذا يعني سويدي + إنجليزي؟
السجل الرئيسي والدليل التفصيلي باللغة السويدية. يتضمن المنتج مرجع عمل منفصل باللغة الإنجليزية مخصص للاستخدام داخل بيئة العمل السويدية. إنه ليس نسخة قانونية عالمية للعقود تصلح لبلدان أخرى.
ما هي العقود التي يمكن إدخالها؟
على سبيل المثال: عقود الخدمات، عقود الموردين، عقود الاستشارات، عقود تكنولوجيا المعلومات/SaaS، عقود إيجار العقارات، وغيرها من عقود الشركات المتكررة. تحقق دائماً من الشروط الخاصة بكل عقد على حدة.
الأساس القانوني والمصادر الحكومية
- البرلمان السويدي – قانون (2014:1449) بشأن حماية المستهلك عند التجديد التلقائي للعقود (في حالات المستهلك المطبقة فقط).
- هيئة حماية البيانات السويدية (IMY) – المبادئ الأساسية لحماية البيانات.
التسليم والنماذج ذات الصلة
تنزيل رقمي بصيغة ZIP. لا يتم إرسال أي بضاعة مادية. لأنواع العقود التكميلية، راجع عقود الشركات – نماذج و المشتريات والموردون والخدمات.
