حول هذا القالب
أوامر الشراء ومتابعة التوريد 2026/2027 هي باقة نماذج احترافية مخصصة للمشترين، والشركات الصغيرة، والشركات المصنعة التي ترغب في طلب البضائع بطريقة واضحة ومتابعة الطلبات، والتسليمات الجزئية، والطلبات المؤجلة، وانحرافات التوريد. تحتوي الباقة على أمر شراء قابل للتعديل، وبروتوكول استلام التوريدات، ودليل مستخدم سويدي مفصل، وورقة عمل إضافية باللغة الإنجليزية، وسجل Excel وظيفي بست علامات تبويب.
السعر: 79 كرونة سويدية – شراء لمرة واحدة. لا تحتاج إلى اشتراك. تُستخدم المستندات يدويًا في برامج Word وPDF وExcel المتوافقة. لا يرسل ملف Excel الطلبات، ولا يسترجع بيانات الموردين تلقائيًا، ولا يقوم بتحديث أرصدة المخزون في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المنفصلة.
الإصدار 1.0، مخصص لعام 2026/2027. تمت مطابقة الحدود القانونية مع قانون المبيعات الساري، وتوجيهات Verksamt بشأن العروض والقبول، وقواعد الفوترة الخاصة بمصلحة الضرائب السويدية. يشير التصنيف إلى مراجعة تحريرية، وليس موافقة حكومية أو مراجعة قانونية متخصصة فردية.
ما يتضمنه حزمة المستندات
| الملف | المحتوى | التنسيق |
|---|---|---|
| أمر شراء / نموذج طلب | الجهة الطالبة، المورد، معرف أمر الشراء (PO-ID)، تاريخ الطلب، عنوان التسليم، أصناف الطلب، الكمية، سعر الوحدة، مرجع العقد، شروط التسليم والدفع، ومتطلبات التأكيد. | Word + PDF |
| استلام التوريدات والانحرافات | بروتوكول الاستلام مع الكميات المطلوبة والمعتمدة والمرفوضة، الطلبات المؤجلة، مراجع التوثيق، وقرارات الإجراءات. | Word + PDF |
| دليل مستخدم سويدي مفصل | ثماني خطوات من الطلب إلى الاستلام، قواعد الإدخال العملية، الجوانب القانونية، السرية، الأخطاء الشائعة، ومصادر الجهات الحكومية. | Word + PDF |
| تتبع أوامر الشراء والتسليم (Purchase Order & Delivery Tracking) | ورقة عمل باللغة الإنجليزية لمراجع المشتريات والتسليم في الشركات السويدية. ليست ترجمة كاملة لجميع الملفات السويدية. | Word + PDF |
| سجل الطلبات ومتابعة التسليم | ملف Excel بست أوراق عمل، معادلات لقيم الطلبات، التسليم الفعلي، الكميات المتبقية، وإشارات المتابعة. | Excel (XLSX) |
إجمالي 9 ملفات تسليم: 4 مستندات Word قابلة للتعديل، 4 ملفات PDF بصيغة A4 قابلة للبحث، وملف عمل Excel واحد. اللغة السويدية هي اللغة الأساسية مع ورقة عمل إضافية باللغة الإنجليزية. يتم تسليم جميع الملفات في ملف ZIP.
لمن يناسب نموذج المشتريات؟
المنتج مناسب لـ مسؤولي المشتريات الذين يطلبون من عدة موردين، والورش والشركات المصنعة التي تحتاج إلى تتبع بين طلبات المواد والتسليم، وشركات التجارة الإلكترونية والشركات التجارية ذات المشتريات المتكررة، والشركات الصغيرة التي لا تستخدم نظام ERP شامل. يمكن استخدامه بشكل مستقل عن تخطيط احتياجات المواد، ولكنه يعمل بشكل طبيعي كخطوة يدوية تالية بعد مستندات MRP.
إكسيل – ست أوراق عمل بمعادلات حقيقية
| ورقة العمل | الوظيفة |
|---|---|
| نظرة عامة | تجميع تلقائي لأوامر الشراء المسجلة، قيمة الطلب والاستلام، القيمة المتبقية المفتوحة، إشارات المتابعة، التسليم الزائد، والانحرافات المفتوحة. |
| سجل الطلبات | 80 صفًا تحتوي على معرف أمر الشراء، المورد، تاريخ التسليم المطلوب والمؤكد، حالة الطلب اليدوية، العملة، القيمة التلقائية، وإشارة المتابعة. |
| سطور الطلبات | 120 صفًا تحتوي على الصنف، رقم السطر، الكمية المطلوبة، الوحدة، السعر، الكمية المستلمة من سجل التوريد، الكمية المتبقية، وتحذير بشأن التسليم الزائد أو أرقام السطور المزدوجة. |
| التوريدات | 160 تسجيلاً للكمية الفعلية المستلمة المعتمدة والمرفوضة، إشعار التسليم، التاريخ، ومسؤول الاستلام. يربط معرف أمر الشراء ورقم السطر بين الاستلام وسط الطلب. |
| الانحرافات | 80 سجلًا للنواقص، التأخيرات، الأضرار، أخطاء الوثائق، أو قضايا الأسعار مع تحديد المسؤول، وتاريخ الهدف الداخلي، والإغلاق الموثق. |
| تعليمات | وصف لمنطق الإدخال وروابط توجيهات الجهات الحكومية. |
مثال حسابي: 10 أصناف مطلوبة × 200 كرونة غير شاملة ضريبة القيمة المضافة تعطي طلباً بقيمة 2000 كرونة. توريدان جزئيان معتمدان لـ 4 و3 أصناف يعطي 7 مستلمة، و3 متبقية، وقيمة متبقية مفتوحة قدرها 600 كرونة. يقوم Excel بحساب هذه القيم تلقائيًا عند استخدام معرف أمر الشراء ورقم السطر الصحيحين.
كيفية استخدام الباقة – ثماني خطوات
- تسجيل الطلب. أنشئ معرف أمر شراء (PO-ID) فريداً ودوّن المشتري والمورد والتاريخ وأي عرض أسعار/اتفاقية إطارية ذات صلة.
- تسجيل سطور الطلب. أدخل الصنف، رقم السطر، الكمية المطلوبة، الوحدة، وسعر الوحدة المتفق عليه باستثناء ضريبة القيمة المضافة.
- المراجعة قبل الإرسال. تحقق من عنوان التسليم، شروط التسليم، صلاحية الطلب، والوثائق أو المواصفات التي يجب تضمينها.
- حفظ تأكيد المورد. سجل التأكيد الفعلي وتاريخ التسليم المؤكد. الرغبات الأصلية للعميل أو المشتري ليست هي نفس التاريخ المتفق عليه.
- استلام التوريد. تحقق من الكمية والحالة. سجل الكمية المعتمدة المستلمة على معرف أمر الشراء ورقم السطر الصحيحين. يتم توثيق الكمية المرفوضة بشكل منفصل.
- مراقبة الطلبات المؤجلة. راجع الكميات والقيمة المتبقية، وتابع التواريخ المفقودة أو تواريخ المتابعة الداخلية التي تجاوزت الموعد.
- توثيق الانحرافات. صف الفرق عن العقد وقم بإجراء أي مطالبة وفقاً للقانون وشروط العقد السارية.
- الإغلاق المحكم. لا تنهِ العمل يدويًا حتى تتم مطابقة التسليم والطلبات المؤجلة والانحرافات ومستندات الفاتورة.
أوامر الشراء، العقود، وقانون المبيعات – ما المطبق؟
أمر الشراء ليس تلقائياً عقداً نهائياً. ما إذا كان هناك عقد ملزم يعتمد من بين أمور أخرى على العرض والقبول والمفاوضات السابقة والشروط المتفق عليها. توضح جهة Verksamt أهمية الشروط الواضحة وتأكيد الطلب. يجب مراجعة تأكيد المورد الذي يحتوي على تغييرات بشكل خاص.
قانون المبيعات (1990:931) قد يكون قابلاً للتطبيق عند شراء المنقولات بين الشركات. وفقًا للمادة 3، تتمتع العقود أو الأعراف التجارية أو الممارسات بالأولوية على العديد من أحكام القانون. لذلك يجب تقييم الجزاءات القانونية عن التأخير أو العيوب بناءً على المعاملة المعنية، ولا يحدد تاريخ Excel المتأخر المسألة بمفرده أبداً.
أمر الشراء ليس فاتورة. محتوى الفواتير منظم من بين أمور أخرى في قانون ضريبة القيمة المضافة ويسترشد بتعليمات مصلحة الضرائب. مبالغ الطلبات المسجلة في الباقة والتسليمات المسجلة لا تصبح تلقائيًا مستندات محاسبية أو وثائق ضريبية. تحقق من فاتورة المورد، وضريبة القيمة المضافة الصحيحة، والعملة، ومتطلبات التقارير الأخرى بشكل منفصل.
في حالة الشراء الدولي، المشتريات العامة، شروط النقل، والبضائع ذات متطلبات السلامة أو الاستيراد الخاصة، قد تصبح قواعد وعقود أخرى ذات صلة. احصل على مساعدة من متخصص في المشتريات أو الشؤون القانونية عندما تبرر مخاطر أو قيمة المعاملة ذلك.
الأخطاء الشائعة
- خلط تاريخ التسليم المطلوب مع التاريخ الذي أكده المورد فعليًا.
- استخدام معرفات PO-ID أو أرقام سطور مختلفة في سطور الطلب وتسجيلات التسليم.
- حساب البضائع التالفة أو المرفوضة على أنها مستلمة ومعتمدة.
- إدخال نفس التوريد مرتين وبالتالي إنشاء توريد زائد في السجل.
- الخلط بين القيمة المتبقية المفتوحة والدين المحاسبي.
- استخدام حالة طلب "تم التسليم" رغم وجود طلبات مؤجلة دون فحص الموقف.
- افتراض أن الطلب يعني تلقائيًا وجود عقد أو أن تسجيل التسليم هو مطالبة رسمية.
الأسئلة الشائعة
ما هو أمر الشراء؟
مستند طلب يحتوي على رقم مرجعي، بضائع أو خدمات، كمية، سعر وشروط. يجعل من السهل تجميع ما تم إرساله للمورد وما تم تأكيده وتسليمه لاحقًا.
هل يحسب Excel الطلبات المؤجلة تلقائيًا؟
نعم. يتم تجميع الكميات المعتمدة المستلمة لكل مزيج من معرف أمر الشراء وخط الطلب. ثم تظهر الكمية المتبقية والقيمة المتبقية تلقائيًا بناءً على البيانات المسجلة.
هل يمكن استخدام الباقة بعد MRP Light؟
نعم. يساعدك MRP Light على حساب احتياجات المواد ومقترحات الشراء. يساعدك هذا المنتج بعد ذلك على توثيق الطلبات ومتابعة التوريدات الفعلية. ومع ذلك، لا يوجد تكامل تلقائي للملفات.
هل يمكنني متابعة موردين متعددين وأوامر شراء مختلفة؟
نعم. يحتوي Excel على سطور جاهزة لـ 80 أمر شراء، 120 سطر طلب، و160 تسليماً جزئياً. يحتاج كل طلب إلى معرف PO-ID خاص به.
هل يدعم Excel ضريبة القيمة المضافة وتحويل العملات؟
يتم تسجيل المبالغ باستثناء ضريبة القيمة المضافة. لا يتضمن المنتج تقييمًا تلقائيًا لضريبة القيمة المضافة أو تحويل العملات. يجب مقارنة إجمالي مبالغ النظرة العامة فقط عندما تستخدم جميع الطلبات المعنية نفس العملة.
هل يمكن لـ Excel إرسال الطلب أو التنبيه بشأن التسليمات المتأخرة؟
لا. تعمل الأداة في وضع عدم الاتصال ولا ترسل طلبات أو رسائل أو تذكيرات بريد إلكتروني تلقائية.
هل تتوفر نسخة إنجليزية؟
نعم، يتم تضمين ورقة عمل إضافية باللغة الإنجليزية للشركات التي تعمل في السويد. النماذج الرئيسية السويدية ودليل المستخدم غير مترجمين بالكامل.
تنسيق الملف، السعر والتسليم الرقمي
79 كرونة سويدية، شراء رقمي لمرة واحدة. ملف ZIP يحتوي على أربعة مستندات DOCX، وأربعة ملفات PDF بصيغة A4 قابلة للبحث، وملف XLSX واحد. لا يتم إرسال أي بضائع مادية. للتسليم التلقائي بعد الشراء، يجب ربط ملف ZIP بمتغير Shopify الصحيح في المنتجات الرقمية.
المصادر الرسمية
- Verksamt/Tillväxtverket – Offert och anbud
- Riksdagen – Köplag (1990:931)
- Skatteverket – Faktureringsregler
منتجات إضافية
لحساب ما يحتاج إلى طلبه، يمكنك دمج المنتج مع تخطيط احتياجات المواد – MRP Light. لمراقبة أداء الموردين، يوجد تقييم الموردين ومتابعتهم. للحصول على عقود واضحة، يمكنك استخدام اتفاقية المورد.
إخلاء المسؤولية: المستندات هي أدوات عمل إدارية ومتعلقة بالعقود بشكل عام. وهي لا تحل محل العقود المصممة بشكل فردي، أو أنظمة الأعمال، أو التقارير الضريبية، أو الفحص الخاص، أو المشورة القانونية.
