Changer de logiciel de comptabilité – export SIE, contrôle des soldes et archivage pendant sept ans

Guide pour les entrepreneurs, responsables financiers et consultants comptables · Contrôle des sources 24 octobre 2026 · Svenska Dokumentmallar / Mallbutiken.se

Vous pouvez changer de logiciel comptable, mais vous ne devez pas perdre les informations comptables en cours de route. Planifiez la date de bascule, exportez les données et les documents nécessaires, effectuez un rapprochement avec l'ancien système et assurez-vous d'avoir accès à la comptabilité plus ancienne pendant toute la durée légale d'archivage. Un fichier SIE peut faciliter le transfert des écritures comptables, mais ne remplace pas toujours les images de factures, les reçus, les comptes clients et fournisseurs ou les données historiques du système.

Ce guide porte sur un changement de système technique – par exemple lorsque l'entreprise passe d'un logiciel comptable à un autre. Si, au contraire, vous changez de cabinet comptable externe, vous devez également lire le guide sur le changement de cabinet comptable, les responsabilités et la passation. Les deux situations peuvent se produire simultanément, mais ne sont pas identiques.

Avant le changement : déterminez ce qui doit pouvoir être utilisé par la suite

Choisissez si le transfert doit avoir lieu au début d'un nouvel exercice comptable ou en cours d'année. Un changement à la clôture de l'exercice ou à la fin d'un mois peut offrir un point de contrôle clair, mais n'est pas une obligation légale. Préparez une liste des logiciels, des intégrations, des comptes d'entreprise, des utilisateurs enregistrés, des exports et de la documentation importante. Vérifiez également les conditions du contrat du fournisseur concernant l'exportation, l'accès après résiliation et d'éventuels frais pour récupérer les données historiques.

Ce qui est requis pour votre entreprise est notamment régi par la loi comptable et les directives du Conseil comptable suédois sur la comptabilité. Le tableau est une liste de contrôle de travail, et non une liste d'exportation complète prévue par la loi.

Qu'est-ce que SIE 4 et ce qui n'est pas inclus ?

SIE est une norme suédoise d'échange de données comptables. L'association SIE-Gruppen distingue plusieurs variantes : le type 1 concerne les soldes annuels, le type 2 ajoute les soldes de période, le type 3 également les soldes d'objets et le type 4 contient en outre les écritures. Le type 4i a un autre objectif : il est utilisé pour le transfert d'écritures provenant par exemple d'un ancien système.

Un export SIE 4 est souvent utile lors d'un changement lorsque les deux logiciels peuvent gérer le format, mais il ne garantit pas que toutes les données de l'activité seront transférées correctement. Les images de factures, les pièces jointes, le statut des comptes clients et fournisseurs, les attestations, les journaux d'utilisation et les paramètres du système peuvent devoir être conservés ou transférés autrement. Testez donc ce qu'un import réellement effectué contient – et pas seulement si la fonction d'importation accepte le fichier.

Changer de logiciel comptable – huit étapes pratiques

1. Inventoriez les systèmes : indiquez le système financier, éventuellement le système de facturation, le logiciel de paie, le système de caisse, les connexions bancaires et le propriétaire responsable.
2. Choisissez la période de bascule : documentez la dernière date comptabilisée dans l'ancien système et la première date d'enregistrement dans le nouveau. Attention aux doubles saisies pendant la période de chevauchement.
3. Effectuez un rapprochement avant l'exportation : vérifiez la banque, les créances clients, les dettes fournisseurs, les impôts, les salaires et les autres comptes de bilan importants. Documentez les écarts ouverts.
4. Sauvegardez les documents d'origine : récupérez les exports de système pertinents, les écritures, les documents lisibles et toute la documentation nécessaire à la traçabilité.
5. Effectuez un import de test : vérifiez le codage des caractères, les comptes, les périodes, les dimensions de projet, les numéros d'écritures, les soldes et les liens vers les pièces jointes, le cas échéant.
6. Comparez avant et après : effectuez au moins un rapprochement des soldes par compte pertinent, vérifiez les écritures ouvertes des comptes clients et fournisseurs et effectuez des contrôles aléatoires des écritures sous-jacentes. Documentez les modifications et les écarts.
7. Déterminez la solution d'archivage : assurez-vous que les informations comptables plus anciennes peuvent être retrouvées et lues même après la fin du service précédent.
8. Approuvez et résiliez : la personne responsable signe le résultat du contrôle. Ne résiliez pas les anciennes licences, accès ou services d'archivage avant que l'entreprise n'ait vérifié la conservation.

Si l'entreprise doit examiner les écritures avant la date de bascule, la liste de contrôle de clôture et le registre de rapprochement de Mallbutiken peuvent servir de support pour le suivi interne. Le pack de documents n'importe toutefois pas automatiquement les données comptables.

Archivage pendant sept ans – pouvez-vous résilier l'ancien système ?

Les informations comptables doivent être conservées jusqu'à la fin de la septième année suivant la clôture de l'exercice comptable de l'année civile concernée. Pour un exercice comptable clôturé en 2026, cela signifie en règle générale que les informations doivent être conservées jusqu'au 31 décembre 2033. Pour un exercice comptable clôturé en cours d'année, vous devez compter à partir de l'année civile où l'exercice comptable a été clôturé, et non à partir du premier jour de l'année.

Cela découle du chapitre 7 de la loi comptable et est expliqué dans les questions et réponses du Conseil comptable suédois sur l'archivage. L'archivage doit être organisé de manière à ce que les informations puissent être consultées pendant la durée de conservation. Mettre fin à un abonnement sans une solution fonctionnelle pour le matériel plus ancien peut donc poser problème.

Les reçus originaux et les anciennes données doivent-ils être conservés exactement sous la même forme ?

Depuis le 1er juillet 2024, de nouvelles règles s'appliquent au transfert des informations comptables. Un reçu papier ou une facture papier peut, sous certaines conditions, être détruit après son transfert sécurisé vers un autre document. La condition est que les informations ne risquent pas d'être modifiées ou perdues. Cela ne signifie pas qu'un export incomplet ou un fichier SIE isolé suffit toujours à remplacer toutes les pièces justificatives.

Lisez l'explication du Conseil comptable suédois sur la modification du chapitre 7, paragraphe 6 de la loi comptable. Le transfert ne réduit pas la durée d'archivage. Conservez également la documentation système et l'historique des traitements nécessaires conformément aux règles applicables à l'entreprise.

Sécurité des données, données personnelles et changement de fournisseur

Lors du transfert, les données clients, fournisseurs et de paie peuvent être soumises au RGPD. Vérifiez les rôles de protection des données et les contrats avec le fournisseur du nouveau système. Si le fournisseur traite des données personnelles pour le compte de l'entreprise en tant que sous-traitant, un contrat conformément à l'article 28 doit exister. Les directives de l'IMY expliquent notamment les règles relatives aux instructions, à la sécurité ainsi qu'à la restitution et à l'effacement après la fin du contrat, à l'exception de la conservation légale.

Utilisez des comptes d'utilisateur individuels, une protection suffisante des exports et des droits limités. Ne transférez jamais de connexions personnelles BankID ou de mots de passe partagés dans le fichier comptable. Décidez quelles anciennes connexions doivent être fermées après la vérification de l'archive et du transfert.

Exemple : changement de système le 1er janvier

Supposons qu'une société anonyme clôture la comptabilité quotidienne dans son ancien système le 31 décembre 2026 et passe à un nouveau système à partir du 1er janvier 2027. L'entreprise exporte le grand livre et les écritures nécessaires, effectue un rapprochement des soldes finaux et crée une liste séparée des écritures ouvertes clients et fournisseurs. Avant la fermeture de l'ancien compte, il est également assuré que les images de factures historiques et la documentation du système sont conservées dans une archive lisible.

Après l'import de test, la personne responsable doit vérifier que les soldes initiaux de 2027 correspondent aux soldes finaux approuvés de 2026, en tenant compte des écritures de clôture qui s'ajoutent. Il s'agit d'un exemple illustratif – la méthode et le calendrier réels dépendent des systèmes, de la méthode comptable et de l'exercice comptable utilisé.

Quel modèle de Mallbutiken peut aider lors d'un changement de système ?

Si le changement a lieu près de la clôture : lisez également la clôture dans une société anonyme – étape par étape et le guide sur les régularisations.

Liste de contrôle : prêt à quitter l'ancien logiciel ?

• La période de bascule et les personnes responsables sont documentées.
• Le plan comptable, le grand livre, les soldes et les écritures peuvent être lus et contrôlés.
• Les factures clients et fournisseurs ouvertes sont identifiées et rapprochées.
• Les pièces jointes pertinentes, les images de factures et d'éventuelles données de paie sont disponibles.
• Le contenu des fichiers de transfert a été vérifié dans le nouveau système ; la confirmation d'importation seule ne suffit pas.
• Une solution d'archivage fonctionnelle pour les informations comptables plus anciennes existe et a été testée.
• La documentation système nécessaire et les données historiques de traitement sont conservées.
• Les données personnelles et les autorisations d'utilisateur ont été traitées en toute sécurité.
• Les écarts ouverts sont documentés avec le responsable et un plan d'action.

Que dit la recherche sur la qualité des données lors d'une migration ?

Azeroual et Jha (2021) ont étudié l'importance de la qualité des données dans les projets de migration par une étude empirique de 25 grandes entreprises allemandes et suisses. Les résultats indiquent que la qualité des données doit être gérée activement avant un changement de système, mais l'étude ne porte pas spécifiquement sur les logiciels comptables suédois et ne prouve pas qu'une certaine liste de contrôle empêche les erreurs. Elle est donc utilisée comme recherche sur les systèmes organisationnels et d'information, et non comme source de droit suédois ou garantie d'efficacité. Source : Azeroual & Jha, Without Data Quality, There Is No Data Migration, Big Data and Cognitive Computing 5 (2021), article 24.

Sources officielles et normes

• Riksdagen – loi comptable (1999:1078), en particulier les chapitres 5 et 7.
• Conseil comptable suédois – questions sur l'archivage et la conservation pendant sept ans
• Conseil comptable suédois – modifications 2024 sur le transfert des informations comptables
• Conseil comptable suédois – directives sur la comptabilité, la documentation du système et l'historique des traitements
• Association SIE-Gruppen – les types de format SIE 1–4 et 4i
• Agence fiscale suédoise – comptabilité et conservation des pièces justificatives
• IMY – contrat avec un sous-traitant de données personnelles conformément au RGPD

Vérifié le 24 octobre 2026. Le guide fournit des informations générales et n'est pas une révision juridique, une certification technique d'un système financier ou une approbation d'une autorité. L'entreprise doit vérifier sa comptabilité, ses contrats et sa solution d'archivage.