Byta redovisningsbyrå – vad ska lämnas över? SIE, bokföring och behörigheter

Vägledning för svenska företag, föreningar och redovisningsansvariga · Källgranskad 24 oktober 2026 · Svenska Dokumentmallar / Mallbutiken.se

När du byter redovisningsbyrå behöver du säkra tre saker: rätt bokföringsmaterial, en tydlig ansvarsfördelning för varje pågående period och kontrollerade behörigheter. Sätt en skriftlig brytdag, stäm av vilka deklarationer och löner som återstår och bekräfta att nästa byrå faktiskt kan läsa och använda underlagen innan tidigare åtkomst avslutas.

Det räcker inte alltid att få en SIE-fil. Bokföringsdata, verifikationer, fakturabilder, kund- och leverantörsreskontror, lönesystem och andra arbetsunderlag kan finnas i olika system. Ett redovisningsbyte bör därför behandlas som en kontrollerad överlämning, inte bara som uppsägning av ett avtal.

Vad ska överlämnas när du byter redovisningsbyrå?

Exakt omfattning bestäms av verksamheten och det gällande uppdragsavtalet. Följande är en praktisk utgångspunkt för ett företag med löpande bokföring, och är inte en fast bilagelista som alltid krävs i lag:

Steg för steg: före bytet, på brytdagen och efteråt

1. Före uppsägningen – läs avtalet

Kontrollera uppsägningstid, uppdragets omfattning, arvode för avslutande arbete, pågående deklarationsperioder och hur överlämning ska ske. Det finns ingen universell uppsägningstid som gäller för alla redovisningsbyråer. Dokumentera vem som beslutar om brytdag och vem som får beställa samt ta emot underlag. För avtalsfrågorna finns även guiden om uppdragsavtal för redovisnings- och ekonomitjänster.

2. Upprätta en ansvarskalender

Gör en lista för sista lönekörningen, kommande momsdeklaration, arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI), kund- och leverantörsfakturor, bokslut och inkomstdeklaration. Ange ansvarig före och efter brytdagen och markera uppgifter som fortfarande är öppna. Datum måste kontrolleras mot företagets faktiska registrering och myndighetsbeslut; ingen mall kan bestämma dessa åt dig.

3. Beställ export och underlag i användbara format

Be om överenskommen export från respektive system och kontrollera att mottagande byrå kan läsa filerna. Begär samtidigt relevanta underlag som inte automatiskt följer med bokföringsfilen, exempelvis fakturabilder, lönearkiv, reskontror och systemdokumentation. Lösenord och autentiseringskoder ska inte skrivas i ett allmänt delat register.

4. På brytdagen – kontrollera saldon och öppna ärenden

Jämför relevanta konton, öppna fordringar och skulder, betalda och obetalda fakturor och senaste avstämda period. Dokumentera differenser med ansvarig, underlagsreferens och en plan för lösning. Överlämningskvittens bör visa vilka handlingar som mottagits, inte felaktigt påstå att bokföringen därmed är reviderad eller felfri.

5. Efter överlämningen – bekräfta åtkomst och avsluta gamla rättigheter

Kontrollera att nya byrån har tillräckliga behörigheter för de uppdrag som faktiskt ingår, att gamla ombuds- och systemrättigheter återkallas när de inte längre behövs och att åtkomst till historiska handlingar kvarstår för rätt part. Säkerställ också att företagets egna konton och arkiv inte enbart är knutna till avgående byrå.

SIE-fil – vilken version behöver du?

SIE är en standard för överföring av redovisningsdata mellan system. Enligt Föreningen SIE-Gruppen finns bland annat SIE typ 1 (årssaldon), typ 2 (periodsaldon), typ 3 (objektsaldon) och typ 4 (transaktioner och verifikationsposter). SIE 4 kan därför vara lämpligt vid överföring av löpande bokföring – om både avsändande och mottagande system stöder den aktuella exporten och importen.

Vem ansvarar för bokföringen och arkiveringen?

Det bokföringsskyldiga företaget behåller sina skyldigheter även om ett redovisningsuppdrag utförs externt. Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen (1999:1078) bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bokföringsnämnden beskriver arkiveringsreglerna och kravet på att informationen ska gå att ta fram under hela bevarandetiden.

Företaget bör därför få klarhet i var arkiv, systemdokumentation och historiska underlag finns, vem som har tillgång till dem efter uppdragets slut och hur de kan presenteras läsbart. Ett byte av byrå gör inte att tidigare räkenskapsår eller tidigare verifikationer får försvinna.

Skatteverkets ombud – återkalla och tilldela rätt behörighet

En redovisningskonsult kan ha särskilda ombudsbehörigheter hos Skatteverket. Företaget kan enligt Skatteverkets vägledning om ombud för företag lägga till, ändra och ta bort ombud via tjänsten Ombud och behörigheter eller genom aktuell blankett, bland annat SKV 4804 för återkallelse. Välj rätt behörighet för det uppdrag som ska utföras.

Skatteverkets ombudsbehörighet är inte samma sak som åtkomst till bankkonto, bokföringsprogram, betalningssystem eller löneprogram. Varje tjänst måste hanteras separat. Kontrollera särskilt att ingen gammal konsult har kvar onödiga rättigheter och att nya behörigheter fungerar innan ett deklarationsdatum passerar.

GDPR, löneuppgifter och säker överföring

Löner och andra individuppgifter kan kräva särskilt skydd. Om redovisningsbyrån behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde åt företaget ska artikel 28 i dataskyddsförordningen tillämpas. IMY förklarar bland annat kravet på att personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar återlämning eller radering vid behandlingens slut, med undantag för uppgifter som måste bevaras enligt lag.

Detta betyder inte att alla data ska raderas omedelbart eller att varje byrå automatiskt alltid är personuppgiftsbiträde i alla behandlingar. Dokumentera parternas faktiska roller, lagringskrav och instruktioner. Överför känsliga uppgifter med kontrollerad behörighet, inte via öppna mejlutskick eller en oskyddad länk.

Exempel: byte mitt under ett räkenskapsår

Anta att ett mindre bolag byter redovisningsbyrå den 1 november. Den gamla byrån har ansvarat för bokföringen till och med oktober, medan moms och löner kan ha andra brytpunkter än kalenderdagen. I överlämningsplanen anges då separat sista bokföringsperiod, sista lönekörning, vem som tar fram nästa AGI- och momsunderlag, datum för eventuell SIE-export, tillhörande reskontror och vilka öppna differenser som finns. Nya byrån bekräftar läsbarheten innan det gamla systemkontot stängs.

Exemplet är illustrativt. Den faktiska fördelningen följer av avtalet och parternas särskilda instruktioner. Ett ansvarsskifte mellan konsulter innebär inte att företagets lagstadgade skyldigheter försvinner.

Vilken dokumentmall passar för bytet?

Behöver du samtidigt stämma av moms, löner och leverantörsfakturor före brytdagen? Läs guiden till månadsavstämning. För en mer omfattande årsbokslutsprocess finns bokslut i aktiebolag – steg för steg.

Checklista innan bytet markeras klart

• Gällande uppdragsavtal och eventuell uppsägning har hanterats.
• Brytdag, sista ansvariga period och öppna ärenden är dokumenterade.
• Bokföring, avstämningar, verifikationer och relevanta reskontror är identifierade och läsbara.
• Eventuell SIE-export har testats; bilagor som inte ingår hanteras separat.
• Bolaget vet vem som lämnar kommande moms, AGI och bokslutsuppgifter.
• Myndighetsombud och behörigheter i bank och andra system har granskats.
• Personuppgifter överförs med lämplig säkerhet och tydligt ansvar.
• Arkivering och tillgång till historiska uppgifter fungerar efter bytet.
• Överlämningskvittensen anger vad som levererats och vilka reservationer som kvarstår.

Forskning om överlämningar – vad kan vi säga?

Leyer, Iren och Aysolmaz (2020) utvecklade och prövade en metod för att kartlägga överlämningar mellan organisatoriska roller utifrån ett arkiv med 1 010 processmodeller hos ett telekombolag. Studien beskriver hur gränssnitten i processer kan identifieras, men är inte ett experiment på svenska redovisningsbyråer och visar inte att just en viss kommersiell överlämningsmall minskar bokföringsfel. Den används här enbart som begränsad organisationsvetenskaplig bakgrund till varför ansvarspunkter och övergångar bör beskrivas. Leyer, Iren & Aysolmaz (2020), Identification and analysis of handovers in organisations using process model repositories, Business Process Management Journal, 26, 1599–1617.

Officiella källor och formatreferens

• Riksdagen – Bokföringslagen (1999:1078), särskilt 4, 5 och 7 kap.
• Bokföringsnämnden – Arkivering och bevarandetid
• Skatteverket – Utse, ändra eller ta bort ombud för ett företag
• Integritetsskyddsmyndigheten – Personuppgiftsbiträdesavtal och återlämning/radering
• Föreningen SIE-Gruppen – SIE-formatets olika typer

Byter du enbart ekonomisystem och inte redovisningskonsult? Läs separat hur du byter bokföringsprogram med SIE-export, saldokontroll och säker arkivering.

Källkontroll 24 oktober 2026. Guiden innehåller generell information för svenska företag och ersätter inte granskning av det egna uppdragsavtalet eller individuell redovisnings-, juridisk eller dataskyddsrådgivning. Mallbutikens paket är administrativa hjälpmedel, inte myndighetsgodkända lösningar och inte externt jurist- eller revisorsgranskade.