Délégation, mandat ou procuration dans une association – choisissez le bon document

Guide pour les conseils d’administration et les responsables des associations à but non lucratif suédoises · Vérification des faits le 24 octobre 2026 · Mallbutiken

Un règlement de délégation répartit les tâches et le pouvoir de décision interne. Une décision relative à la signature au nom de l’association détermine qui peut la représenter vis-à-vis des tiers. Une procuration donne à un mandataire clairement défini le droit d’agir au nom de l’association. Une déclaration de conflit d’intérêts aide le conseil d’administration à identifier et à documenter un éventuel conflit d’intérêts. Un plan de contrôle interne est ensuite utilisé pour vérifier que les décisions, les habilitations et les procédures de contrôle sont correctement appliquées.

Ces documents ne se substituent pas les uns aux autres. Commencez par vérifier les statuts de l’association, les décisions des membres et du conseil d’administration, ainsi que l’objet exact de la mesure concernée. Les orientations juridiques de l’administration fiscale suédoise sur la gestion des associations à but non lucratif décrivent les missions de l’assemblée générale et du conseil d’administration, ainsi que les pouvoirs des représentants.

Guide rapide : cinq situations et le document approprié

1. Commencez par les statuts : qui peut prendre des décisions ?

Dans une association à but non lucratif, l’assemblée des membres constitue normalement l’organe décisionnel de l’association, et le conseil d’administration est responsable de sa gestion courante dans les limites fixées par les statuts et l’assemblée générale. Contrairement aux sociétés par actions, il n’existe pas de loi unique et exhaustive qui détermine chaque étape du processus décisionnel pour toutes les associations à but non lucratif. Les statuts, les décisions de l’association, les principes généraux du droit et les règles spéciales applicables peuvent donc revêtir une grande importance. Consultez les orientations de l’administration fiscale suédoise sur les statuts de l’association.

Vérifiez en particulier qui est habilité à prendre des décisions concernant les dépenses importantes, les contrats d’emprunt, le personnel, les subventions, la signature, la délégation et la gestion des conflits d’intérêts. Si une question doit être tranchée lors de l’assemblée annuelle, le conseil d’administration ne peut pas se l’approprier simplement en rédigeant un règlement de délégation.

2. Règlement de délégation – répartition interne des tâches

Un règlement de délégation peut stipuler, par exemple, que le trésorier peut approuver des dépenses courantes jusqu’à un montant fixé en interne, ou qu’un responsable d’activité peut réserver des locaux dans le cadre d’un budget approuvé. Décrivez la tâche, les limites de montant ou d’objet, le destinataire, la date de la décision, les modalités de compte rendu et la personne qui peut révoquer le mandat.

3. Signature au nom de l’association et habilitation bancaire – représentation vis-à-vis des tiers

Pour la signature au nom de l’association, celle-ci doit vérifier ses statuts et les décisions en vigueur, et documenter si elle est représentée conjointement ou individuellement. L’autorité suédoise des entreprises décrit notamment la signature au nom des associations à but non lucratif exerçant une activité économique ; ces informations ne doivent pas être considérées sans réserve comme des règles spéciales détaillées applicables à tous les types d’associations.

L’administration fiscale suédoise souligne qu’un certificat d’immatriculation ne mentionne généralement pas qui sont les membres du conseil d’administration ou les signataires au nom de l’association. Lors d’une démarche auprès de la banque, l’association peut donc devoir présenter des procès-verbaux et décisions d’habilitation à jour. La banque peut en outre exiger ses propres formulaires, une identification et des vérifications. Un document dûment rempli n’active aucune habilitation bancaire.

4. Procuration – droit pour une personne d’agir dans le cadre d’une affaire

Une procuration peut être utilisée lorsqu’un représentant habilité souhaite qu’une personne désignée accomplisse certains actes juridiques au nom de l’association. Les articles 10 à 11 de la loi sur les contrats (1915:218) énoncent les règles fondamentales relatives à la procuration, à l’habilitation et aux pouvoirs. La distinction entre ce que le mandataire peut faire vis-à-vis des tiers et les instructions internes qui lui ont été données peut s’avérer décisive en cas de litige.

Une procuration pratique doit donc clairement indiquer le mandant, le mandataire, l’affaire, les limitations expresses, la durée de validité et la personne habilitée à révoquer la procuration. Vérifiez d’abord que les personnes qui l’émettent sont habilitées à représenter l’association. La procuration donnée par un membre pour voter lors de l’assemblée de l’association est une situation différente de la procuration donnée par l’association à un mandataire.

5. Conflit d’intérêts – documentez-le avant la prise de décision

Si un membre du conseil d’administration a, par exemple, un intérêt financier dans une entreprise qui souhaite fournir des services à l’association, la question doit être soulevée avant que le conseil d’administration ne traite l’affaire. Vérifiez les statuts de l’association, sa politique relative aux conflits d’intérêts, les conditions d’octroi des subventions et d’éventuelles règles juridiques particulières. Les règles relatives aux conflits d’intérêts de la loi sur les sociétés par actions ou de la loi sur les associations économiques ne doivent pas être considérées comme directement applicables à toute association à but non lucratif.

1. Décrivez objectivement la relation ou l’intérêt personnel concerné, ainsi que l’affaire en question.
2. Laissez l’association examiner comment l’affaire doit être traitée conformément à ses règles et aux éventuelles exigences légales.
3. Notez l’évaluation, les personnes qui y ont participé et la manière dont la décision a été prise, sans enregistrer de données personnelles inutiles.
4. Si l’organe décisionnel habilité ou la capacité de décision est affecté, suivez les statuts et demandez de l’aide si nécessaire.
5. Assurez le suivi d’éventuelles mesures dans le cadre du travail de contrôle régulier.

Inscrire « aucun conflit d’intérêts n’est constaté » dans un registre ne garantit pas que l’évaluation est correcte ; elle doit être fondée sur des faits réels.

Trois situations illustratives

Un trésorier doit acheter du matériel

Le conseil d’administration a décidé que le trésorier pouvait proposer des achats jusqu’à un certain montant. Ce dernier peut alors avoir besoin d’une délégation interne claire pour le faire, mais les signataires habilités de l’association devront tout de même signer le contrat avec le fournisseur. Si le trésorier est également associé du fournisseur, le conflit d’intérêts doit être traité séparément.

Un bénévole doit récupérer du matériel chez un fournisseur

Une instruction pratique ou une procuration clairement limitée peut suffire, selon les exigences du fournisseur et la tâche que la personne doit accomplir. Une règlementation générale de délégation du conseil d’administration ne confère pas automatiquement le droit externe de conclure de nouveaux contrats que le fournisseur pourrait exiger.

L’association change de conseil d’administration et de contact bancaire

Documentez les décisions pertinentes de l’assemblée, les nouveaux représentants habilités et les éventuelles décisions relatives à la signature au nom de l’association. Révoquez ou modifiez les anciennes procurations et habilitations bancaires conformément aux règles applicables et aux procédures de la banque. Un plan de contrôle interne à jour peut regrouper les points de contrôle sans constituer en soi l’acte d’habilitation.

6. Contrôle interne – détectez les lacunes avant qu’elles ne deviennent des problèmes

Un plan de contrôle interne simple peut répartir les tâches de vérification des listes d’habilitation, des contrats, des limites de dépenses autorisées et des affaires de conflit d’intérêts en attente. Indiquez la fréquence des contrôles, le responsable, la mesure à prendre et la date de suivi. Il n’existe pas d’exigence légale universelle imposant ce modèle précis à toutes les associations à but non lucratif ; les besoins et les éventuelles obligations découlent de l’activité concrète, des statuts, des conditions d’octroi des subventions et des règles applicables.

La recherche sur la gouvernance des organisations à but non lucratif aborde notamment le travail du conseil d’administration, les procédures éthiques et la responsabilité. Une synthèse systématique d’Alregab (2026) a compilé 55 études examinées de 2015 à 2025 et a en même temps identifié des limites géographiques et méthodologiques. Elle ne prouve pas qu’un modèle de document spécifique améliore les résultats de l’organisation et ne constitue pas une source du droit des associations suédois. Lire la synthèse de recherche.

Liste de contrôle pour la prochaine réunion du conseil d’administration

• Vérifiez les statuts actuels et qui est habilité à prendre chaque décision.
• Distinguez la préparation, la décision interne, l’autorisation de dépenses, la signature au nom de l’association et l’habilitation bancaire.
• Documentez les procurations externes séparément et maintenez les révocations à jour.
• Examinez les conflits d’intérêts potentiels avant que l’affaire ne soit tranchée.
• Assurez-vous que les décisions, les extraits de procès-verbaux et les justificatifs d’habilitation concordent.
• Utilisez un plan de contrôle interne pour assurer le suivi des procédures et des écarts.
• Vérifiez les exigences propres de la banque et du destinataire avant d’utiliser un ensemble de modèles.

Si vous avez besoin d’un aperçu plus large des statuts, du registre des membres et de l’assemblée annuelle, vous trouverez également le guide sur l’administration des associations de Mallbutiken.

Sources officielles

• Administration fiscale suédoise – Gérer une association à but non lucratif, orientations juridiques.
• Administration fiscale suédoise – Créer une association à but non lucratif et les statuts de l’association.
• Administration fiscale suédoise – Association à but non lucratif, numéro d’organisation et procès-verbaux.
• Autorité suédoise des entreprises – Signature au nom d’une association à but non lucratif exerçant une activité économique.
• Parlement suédois – Loi sur les contrats (1915:218), chapitre 2.

Les faits ont été vérifiés le 24 octobre 2026. Ce guide contient des orientations générales et ne remplace pas une évaluation individuelle en cas de litige ou de situations d’habilitation complexes. Assurez-vous toujours que le contenu des documents correspond aux décisions réelles de l’association et aux statuts applicables.