Bilan de contrôle – documents justificatifs, notes et annexes
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Vérifié le : 1er octobre 2026 · Droit suédois
Un bilan de contrôle (KBR) doit être traçable et solidement étayé, mais il est important de distinguer ce que la loi exige dans le KBR lui-même des documents de travail qu'il est utile de conserver. Toutes les factures, relevés bancaires et contrats ne doivent pas nécessairement devenir automatiquement des annexes formelles au document.
Que doit démontrer le bilan de contrôle lui-même ?
Le bilan de contrôle doit donner une image claire des actifs, passifs, provisions et capitaux propres selon les règles du KBR. Si la société utilise les possibilités d'ajustement spécifiques prévues au chapitre 25, article 14 de la loi sur les sociétés par actions, ces ajustements doivent être présentés séparément.
Il doit donc être possible de comprendre :
- la date à laquelle se rapporte le KBR,
- les valeurs comptables servant de point de départ,
- les postes ayant fait l'objet d'un ajustement,
- le montant de ces ajustements,
- l'effet des ajustements sur les capitaux propres,
- le capital social enregistré par rapport auquel la comparaison est effectuée.
Le bilan de contrôle doit être signé par le conseil d'administration. Il ne doit donc pas être réduit à une simple feuille de calcul sans lien clair avec la responsabilité du conseil.
Quels documents de travail doivent exister ?
Les justificatifs nécessaires dépendent des postes de la société et des évaluations effectuées. Un dossier KBR bien organisé peut par exemple contenir :
- le grand livre et la balance actuelle,
- la comptabilité clients et fournisseurs,
- les documents bancaires et relatifs aux emprunts,
- l'inventaire des stocks et l'évaluation de la dépréciation,
- le registre des immobilisations,
- les rapports d'évaluation pour les postes ajustés,
- les documents relatifs aux créances douteuses et aux provisions,
- le calcul de l'impôt différé sur les réserves non imposées,
- les contrats ou décisions pertinents influençant l'évaluation.
Rendre chaque ajustement KBR traçable
Une bonne méthode consiste à donner à chaque ajustement une référence, par exemple J1, J2 et J3, et à le relier à un document spécifique. Ainsi, le conseil d'administration, le commissaire aux comptes et, si nécessaire, un examinateur ultérieur, peuvent suivre le cheminement de la valeur comptable ordinaire à la valeur KBR.
| Réf. | Poste | Valeur ordinaire | Ajustement | Valeur KBR | Justificatif |
|---|---|---|---|---|---|
| J1 | Poste exemple | 100 000 | +20 000 | 120 000 | Évaluation datée du… |
Voir également Évaluation des actifs et passifs dans un bilan de contrôle.
Documenter les mesures du conseil et de l'assemblée
En plus du KBR lui-même, la société doit documenter les mesures liées au droit des sociétés. Lorsque le conseil d'administration estime que l'obligation de KBR a été déclenchée, il doit exister une documentation traçable de la manière dont la question a été traitée. Si le KBR indique une insuffisance de capital inférieure au seuil de la moitié, la convocation et le procès-verbal de la première assemblée de contrôle deviennent centraux. Si une seconde assemblée de contrôle est requise, le nouveau KBR et les documents de l'assemblée doivent également être classés.
Ceci est particulièrement important car les dates peuvent avoir une incidence sur la question de la responsabilité personnelle en matière de paiement.
Combien de temps et comment conserver les documents ?
Les documents constituant des informations comptables sont soumis aux règles d'archivage de la loi comptable. D'autres documents relevant du droit des sociétés peuvent être soumis à d'autres impératifs de conservation. Un conseil pratique est de ne pas supprimer les documents nécessaires pour démontrer ultérieurement le raisonnement du conseil, les valeurs utilisées et le moment où les mesures ont été prises.
Pour les entreprises ayant des évaluations complexes ou une insuffisance de capital persistante, il peut être judicieux de solliciter l'aide d'un expert-comptable, d'un commissaire aux comptes ou d'un juriste.
Erreurs de documentation fréquentes
- Ne conserver que les montants finaux sans les bases de calcul.
- Manquer d'explication sur les plus-values.
- Ne pas présenter les ajustements séparément selon le chap. 25, art. 14 de la loi sur les sociétés par actions.
- Confondre les notes du rapport annuel avec les documents KBR et croire par erreur que les mêmes exigences de forme s'appliquent toujours.
- Absence de documents datés du conseil ou de l'assemblée.
- Laisser une feuille de calcul remplacer le KBR signé par le conseil lui-même.
Pour l'intégralité du calendrier, lire Comment se déroule un bilan de contrôle ?.
Modèle de bilan de contrôle – Sans commissaire aux comptes (Excel) coûte 49 SEK et fournit une base de calcul pour les sociétés privées sans commissaire aux comptes élu. Le modèle ne remplace pas l'évaluation des postes par le conseil d'administration.
