تسجيل الوقت - ساعات العمل، العمل الإضافي، ساعات العمل الزائدة، والتوثيق

يوثق تقرير الوقت العمل الذي تم إنجازه فعلياً. وبالنسبة لأصحاب العمل الخاضعين لقانون ساعات العمل، توجد أيضاً متطلبات خاصة لتدوين ملاحظات حول وقت المناوبة، العمل الإضافي (övertid)، وساعات العمل الإضافية (mertid). يوضح الجدول الزمني ما تم التخطيط له؛ بينما يوضح تقرير الوقت ما حدث بالفعل. يجب أن تكون هذه المستندات قابلة للمقارنة دون خلط بينها.

هنا ستحصل على هيكل عملي لساعات العمل، وتوزيع المشاريع، والرقابة، والمصادقة. لا يغطي هذا الدليل جميع القواعد الخاصة، مثل تلك المتعلقة بالنقل البري أو القاصرين. يرجى التحقق من نطاق التطبيق، واتفاقيات العمل الجماعية، وأي استثناءات قد تنطبق على نشاطك الحالي.

ما الفرق بين الجدول الزمني، وتقرير الوقت، وسجل العمل الإضافي؟

قد تكون الساعات القابلة للفوترة أقل من ساعات العمل الفعلية. الاجتماعات الداخلية والتدريب قد تعتبر عملاً حتى لو لم يدفع العميل ثمن هذه الساعات. لذا، لا يحدد كود المشروع وحده كيفية التعامل مع الوقت وفقاً لقانون العمل.

ما هي ملاحظات ساعات العمل المطلوبة؟

وفقاً للمادة 11 من قانون ساعات العمل، يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات لملاحظات وقت المناوبة، والعمل الإضافي (övertid)، وساعات العمل الإضافية (mertid). يحق للموظفين الاطلاع على هذه السجلات، بأنفسهم أو من خلال شخص آخر. كما يحق للمنظمة النقابية التي تمثل الموظفين في مكان العمل القيام بذلك. راجع قانون ساعات العمل.

تحدد اللائحة AFS 2023:2، الفصل 9، من بين أمور أخرى، الهوية، والفترة، والفئات، والتخزين. يجب أن تحدد الملاحظات صاحب العمل، ومكان العمل، والموظف (باستخدام رقم الهوية الشخصية أو رقم التوظيف). يجب ذكر الفترة الزمنية. يجب أن يكون من الممكن التمييز بين وقت المناوبة، والعمل الإضافي العام والإضافي، وساعات العمل الإضافية العامة، والعمل الإضافي في حالات الطوارئ. لذلك، لا يمكن الوفاء بهذه القواعد باستخدام عمود واحد فقط يسمى "ساعات إضافية".

وفقاً للفصل 9، المادة 6، يجب حفظ الملاحظات في مكان العمل خلال السنة التقويمية التي تخصها والسنتين التقويميتين التاليتين. على سبيل المثال، ملاحظات عام 2026 يجب حفظها خلال أعوام 2026 و2027 و2028. قد تبرر قواعد أخرى فترة حفظ أطول لبعض مستندات الأجور أو المحاسبة. راجع AFS 2023:2، الفصل 9.

كيف تبني روتيناً لتسجيل الوقت

1. حدد الغرض. هل التقرير مخصص لدعم مراقبة ساعات العمل، أو الرواتب، أو متابعة المشاريع، أو الفوترة؟ حدد الحقول المطلوبة لكل غرض.
2. عرّف الحقول. استخدم التاريخ، والموظف أو رقم التوظيف، ووقت البدء والانتهاء، وفترات الراحة، وساعات العمل، وكود المشروع ذي الصلة. أضف الفئات المطلوبة لملاحظات ساعات العمل.
3. صف كيفية إدخال الوقت. حدد ما إذا كنتم تستخدمون الساعات والدقائق أم الساعات العشرية. قدّم مثالاً واضحاً: 30 دقيقة تعادل 0.5 ساعة، وليس 0.30 ساعة.
4. سجل الوقت بالقرب من وقت حدوثه. روتين يومي أو دوري داخلي يقلل الحاجة إلى استعادة العمل لأسابيع من الذاكرة.
5. قارن مع الجدول الزمني والاستثناءات. حقق في الأيام المفقودة، ونوبات العمل الليلية، وفترات الراحة غير الصحيحة، والتسجيلات المزدوجة. تحقق أيضاً من ساعات العمل والاستراحة وفقاً للقواعد المعمول بها.
6. صادق مع إمكانية التتبع. حدد القائم بالتقرير، والمراجع، والفترة، والتاريخ. وثّق التصحيحات اللاحقة بحيث يمكن تحديث مستندات الأجور والمشاريع بشكل متسق.
7. قيّد الوصول واحفظ النسخة الصحيحة. حدد من يحتاج إلى بيانات فردية ومن يحتاج فقط إلى ملخص.

مثال: احتساب ساعات العمل وتوزيع المشاريع

يبدأ الموظف في الساعة 08:15 وينتهي في 16:45. يتم خصم فترة راحة غير مدفوعة الأجر مدتها 30 دقيقة في هذا المثال المبسط. ستكون ساعات العمل المسجلة 8 ساعات. منها 5.5 ساعة لمشاريع العملاء، ساعة واحدة للإدارة، و1.5 ساعة للتدريب.

هذا المثال لا يحدد ما إذا كان يجب تصنيف الوقت كعمل إضافي (övertid) أو ساعات عمل إضافية (mertid). يتطلب هذا التقييم معلومات إضافية حول ساعات العمل العادية والقواعد المعمول بها. بالنسبة لنوبات العمل الليلية، يجب أن يظهر تاريخ الانتهاء أو روتين الانتقال بين الأيام، وإلا قد تعطي صيغة الوقت نتيجة سلبية.

كيف يتم التعامل مع البيانات الشخصية في تقارير الوقت؟

توجيهات هيئة حماية الخصوصية (IMY) تعني أن صاحب العمل يحتاج إلى أغراض محددة، وأساس قانوني، ومعالجة متناسبة. أبلغ الموظفين، واجمع فقط البيانات ذات الصلة، وقيّد الوصول. يجب ألا يحتوي تعليق المشروع العام على تشخيصات طبية أو ظروف خاصة. وثّق الحفظ والإتلاف مع مراعاة الالتزامات الأخرى. راجع مبادئ IMY للبيانات الشخصية في الحياة العملية.

رقم التوظيف هو أحد البدائل في اللوائح. لذلك، لا تنشئ قوائم غير ضرورية بأرقام الهوية الشخصية فقط لإحصائيات المشاريع. عزز الروتين باستخدام دليل GDPR والإتلاف إذا كنت بحاجة لتنظيم الحفظ.

قائمة مراجعة قبل المصادقة

• تمت معالجة جميع أيام الفترة وفقاً للروتين.
• وقت البدء والانتهاء وفترات الراحة تعطي وقت عمل معقولاً.
• توزيع المشروع يجمع إلى العدد الصحيح من الساعات.
• تم إدراج وقت المناوبة والعمل الإضافي (övertid/mertid) بشكل منفصل عندما تتطلب القواعد ذلك.
• نوبات العمل الليلية والتصحيحات والاستثناءات قابلة للتفسير.
• التقرير يحمل الفترة الصحيحة والمراجع المسؤول.

أخطاء شائعة

• نسخ الجدول المخطط له كحقيقة واقعة. بهذه الطريقة تختفي الاختلافات التي يحتاج صاحب العمل لمعرفتها.
• خلط الوقت العشري مع الدقائق. 7 ساعات و30 دقيقة هي 7.5 ساعة.
• التعامل مع الساعات القابلة للفوترة كأنها كل ساعات العمل. خطر ضياع مهام العمل الداخلية.
• إعطاء كل وقت إضافي نفس الكود. الفئات الإلزامية تصبح مستحيلة التمييز.
• التصحيحات تحدث بدون سجل تاريخي. قد تُظهر مستندات الأجور ومستندات الفوترة والتقرير نسخاً مختلفة.

أسئلة شائعة حول تقارير الوقت

هل المسؤول عن تدوين الملاحظات هو صاحب العمل أم الموظف؟

صاحب العمل مسؤول عن ضمان تدوين الملاحظات الإلزامية. يمكن أن يكون إبلاغ الموظف جزءاً من الروتين العملي.

هل يمكن لجدول ساعات العمل أن يحل محل تقرير الوقت؟

الجدول يظهر التخطيط فقط. لا يظهر تلقائياً وقت المناوبة الفعلي أو العمل الإضافي (övertid/mertid)، وبالتالي لا يحل محل البيانات التي يجب توثيقها.

هل يحق للموظف رؤية ملاحظات ساعات عمله؟

نعم، قانون ساعات العمل يمنح الموظف الحق في الاطلاع على الملاحظات، بنفسه أو من خلال شخص آخر.

هل يكفي حفظ التقارير لمدة سنتين؟

بالنسبة للملاحظات في AFS 2023:2، تنطبق السنة التقويمية المعنية والسنتان التقويميتان التاليتان. هذا ليس هو نفسه سنتين محسوبتين من كل نوبة عمل. قد يكون للمستندات الأخرى متطلبات حفظ مختلفة.

أدلة ذات صلة

• عقود العمل والمعلومات المكتوبة وفقاً لـ LAS
• بيئة العمل التنظيمية والاجتماعية (OSA) وساعات العمل كمسألة بيئة عمل
• دليل الموظفين والروتين الواضح
• ميزانية المشروع ومتابعة التكاليف
• نماذج الموارد البشرية وقانون العمل

المصادر

• البرلمان السويدي – قانون ساعات العمل (1982:673)، خاصة المادة 11
• هيئة بيئة العمل – ملاحظات حول وقت المناوبة، العمل الإضافي، وساعات العمل الإضافية
• هيئة بيئة العمل – AFS 2023:2، الفصل 9
• IMY – المبادئ الأساسية في الحياة العملية

آخر تحديث: 13 أكتوبر 2026. معلومات عامة حول قانون العمل وحماية البيانات. الدليل لا يغني عن الاستشارة الفردية، أو مراجعة اتفاقيات العمل الجماعية، أو تقييم قواعد ساعات العمل الخاصة.