دليل الموظف – ماذا يجب أن يتضمن وكيف نجعله قابلاً للتطبيق قانونياً؟
يشارك
إجابة مختصرة: يجمع دليل الموظفين القواعد المشتركة للموارد البشرية في الشركة وطرق العمل العملية. يجب أن يكون واضحاً، ومتسقاً مع عقود العمل والاتفاقيات الجماعية، ومصمماً بطريقة تسمح للشركة بتحديث أجزاء السياسات دون إنشاء شروط تعاقدية فردية عن غير قصد.
ما الفرق بين دليل الموظفين وعقد العمل؟
ينظم عقد العمل التوظيف الفردي. أما دليل الموظفين فيصف عادةً القواعد والإجراءات العامة للمؤسسة. ومع ذلك، إذا كانت الصياغة غير واضحة، فقد يكتسب محتوى الدليل في بعض المواقف أهمية قانونية تعاقدية. لذلك، يجب توضيح حالة الدليل وإجراءات تعديله.
أقسام شائعة في دليل الموظفين
- المقدمة، والمسؤوليات، والتطبيق
- ساعات العمل، والغياب، والإجازات
- بيئة العمل والإبلاغ عن الحوادث الوشيكة
- المعاملة المتساوية ومنع التمييز
- العمل عن بعد والعمل الهجين
- تكنولوجيا المعلومات، وأمن المعلومات، وسياسة استخدام الأجهزة الشخصية (BYOD)
- اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ومعالجة بيانات الموظفين
- استخدام الذكاء الاصطناعي وأدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي
- وسائل التواصل الاجتماعي والاتصالات الخارجية
- السفر، والتمثيل، والمصروفات
- الإبلاغ عن المخالفات وقنوات الإبلاغ
- السرية، والأسرار التجارية، وإنهاء الخدمة
يجب ألا تتعارض السياسة مع القواعد الأعلى
لا يمكن للسياسة الداخلية أن تبطل القانون الإلزامي أو الاتفاقية الجماعية السارية. لذلك، قبل نشر الدليل، يجب مراجعة كل قسم مقابل قانون العمل، وقواعد بيئة العمل، والاتفاقيات الجماعية.
كيف تجعل الدليل سهل التحديث؟
افصل المبادئ الثابتة عن التفاصيل التي تتغير بشكل متكرر. حدد أرقام الإصدارات، وتواريخ القرار، والوظيفة المسؤولة. إذا أراد صاحب العمل أن يكون قادراً على تغيير السياسة، فيجب توضيح ذلك بطريقة صحيحة، مع التعامل مع التغييرات التي تتطلب تفاوضاً أو اتفاقاً بشكل منفصل.
البيانات الشخصية وأنظمة الموارد البشرية الرقمية
يعد دليل الموظفين مكاناً جيداً لشرح القواعد الأساسية المتعلقة بأنظمة الموارد البشرية، والصلاحيات، والأمن، وإلى أين يتوجه الموظفون بأسئلة حماية البيانات. ومع ذلك، فهو لا يحل محل المعلومات التي تتطلبها اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) بشأن معالجة البيانات الشخصية.
سياسة الذكاء الاصطناعي في دليل الموظفين
تحتاج العديد من الشركات الآن إلى قواعد واضحة للذكاء الاصطناعي التوليدي. يمكن للسياسة تحديد الأدوات المعتمدة، والمعلومات التي لا يجوز إدخالها، ومتطلبات مراقبة الجودة، وكيفية حماية البيانات الشخصية والأسرار التجارية.
أخطاء شائعة
- نسخ دليل من مؤسسة أخرى دون تكييفه
- خلط الشروط الفردية الملزمة بالسياسات العامة
- عدم تحديد إدارة الإصدارات
- نسيان الاتفاقيات الجماعية المحلية
- أن تكون السياسة طويلة جداً بحيث لا يجد أحد أهم المعلومات
- بقاء القواعد القديمة بعد تغييرات في القانون أو التنظيم
اطّلع على حزمة نماذج دليل الموظفين وسياسة الموارد البشرية من متجر النماذج.
الأسئلة الشائعة
هل يجب على جميع الشركات الحصول على دليل للموظفين؟
لا، لا يوجد شرط عام للحصول على دليل موظفين بحد ذاته. ولكن يمكن للدليل المنظم أن يجعل من الأسهل بكثير التواصل وتطبيق القواعد الداخلية بشكل متسق.
هل يمكن لصاحب العمل تغيير الدليل في أي وقت؟
يعتمد ذلك على ما يتم تغييره، وكيف تم تصميم الدليل، وما إذا كان المحتوى قد أصبح جزءاً من شروط التوظيف. قد تتطلب بعض التغييرات أيضاً تفاوضاً بموجب قانون المشاركة في العمل (MBL).
كم مرة يجب مراجعته؟
على الأقل عند حدوث تغييرات في القانون، أو الاتفاقيات الجماعية، أو التنظيم، أو طرق العمل. غالباً ما يكون المراجعة السنوية المجدولة عملية.
المقال عبارة عن معلومات عامة ولا يغني عن الاستشارة القانونية العمالية.
