العمل عن بُعد وسياسة "أحضر جهازك الخاص" (BYOD) – ما الذي ينبغي على صاحب العمل تنظيمه؟
يشارك
إجابة مختصرة: يجب تنظيم العمل عن بُعد وسياسة "أحضر جهازك الخاص" (BYOD) بوضوح، لأن بيئة العمل وساعات العمل وأمن المعلومات والتكاليف والبيانات الشخصية قد تضيع في الفجوات التنظيمية بخلاف ذلك. يجب أن تصف اتفاقية العمل عن بُعد أو السياسة الخاصة بها الشروط العملية وحدود المسؤولية.
مسؤولية بيئة العمل تتبع الموظف إلى المنزل
يشمل العمل المنهجي لبيئة العمل العمل عن بُعد أيضاً. لذلك، يحتاج صاحب العمل إلى وضع إجراءات لكيفية متابعة بيئة العمل المريحة، وعبء العمل، والتعافي، وبيئة العمل الاجتماعية عندما يتم تنفيذ العمل في مكان آخر.
ما الذي يجب أن تنظمه ترتيبات العمل عن بُعد؟
- الأيام أو الحالات التي يُسمح فيها بالعمل عن بُعد
- مكان العمل الذي يُسمح باستخدامه
- التوافر وساعات العمل
- المعدات والدعم ومسؤولية التكلفة
- أمن المعلومات والسرية
- معالجة البيانات الشخصية
- بيئة العمل والإبلاغ عن المشكلات
- إمكانية تغيير أو إلغاء ترتيبات العمل عن بُعد
سياسة "أحضر جهازك الخاص" (BYOD) – المعدات الخاصة في العمل
يمكن أن تكون سياسة "أحضر جهازك الخاص" (BYOD) عملية ولكنها تخلق مخاطر محددة. يجب على صاحب العمل تحديد الأجهزة المسموح باستخدامها، والحد الأدنى لمتطلبات نظام التشغيل والأمان، ومتطلبات قفل الشاشة والتشفير، وإجراءات التعامل عند فقدان الجهاز، وكيفية فصل بيانات الشركة عن البيانات الخاصة.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) والمراقبة
قد تنطوي أدوات الأمان، وبرامج إدارة الأجهزة المحمولة (MDM)، وتسجيل البيانات على معالجة البيانات الشخصية للموظفين. لذلك، يحتاج صاحب العمل إلى تقييم الأساس القانوني، والمعلومات، والتناسب، وإمكانية الوصول. لا تمنح المصلحة الأمنية حقاً غير محدود في مراقبة الاستخدام الخاص.
أمن المعلومات في الممارسة العملية
يمكن أن تخلق الشبكات المنزلية، وأجهزة الكمبيوتر المشتركة، والمطبوعات، والعمل في الأماكن العامة مخاطر. لذلك يجب أن تنظم السياسة استخدام شبكة VPN، والتخزين، والنسخ المحلية، وذاكرة فلاش USB، والخدمات السحابية الخاصة، وحماية الشاشة، والمطبوعات، وكيفية الإبلاغ عن الحوادث.
قانون المشاركة في القرار (MBL) واتفاقيات العمل الجماعية
قد تؤدي التغييرات الكبيرة في تنظيم العمل أو الشروط إلى الحاجة للتفاوض بموجب قانون المشاركة في القرار، وقد تحتوي اتفاقيات العمل الجماعية على قواعد إضافية. لذلك يجب على أصحاب العمل التحقق من العملية القانونية العمالية قبل تطبيق سياسة جديدة على نطاق واسع.
أخطاء شائعة
- معاملة العمل عن بُعد كميزة غير رسمية بدون شروط واضحة
- عدم وجود قواعد لما يحدث عند انتهاء التوظيف
- السماح باستخدام المعدات الخاصة دون إمكانية مسح بيانات الشركة
- عدم تقييم مخاطر بيئة العمل
- جمع بيانات مراقبة أكثر مما هو ضروري
اطلع على حزمة نماذج "متجر النماذج" (Mallbutiken) للعمل عن بُعد، والعمل الهجين، وBYOD.
الأسئلة الشائعة
هل يحق للموظفين العمل من المنزل؟
لا يوجد حق عام للعمل عن بُعد. ما ينطبق يعتمد، من بين أمور أخرى، على الاتفاقيات، وقرار صاحب العمل، وأي اتفاقيات عمل جماعية قائمة.
هل يمكن لصاحب العمل طلب تثبيت إدارة الأجهزة المحمولة (MDM) على هاتف خاص؟
قد يكون ذلك ممكناً في ترتيبات معينة، ولكن يجب أن تكون المتطلبات واضحة ومتناسبة ومتوافقة مع حماية البيانات وقانون العمل. لهذا السبب تختار العديد من المؤسسات تقييد سياسة BYOD أو توفير أجهزة تابعة للشركة.
هل هناك حاجة لكل من السياسة والاتفاقية الفردية؟
يمكن للسياسة المشتركة وصف القواعد العامة، بينما يمكن للاتفاقية الفردية تنظيم ترتيبات العمل عن بُعد الخاصة بالموظف.
المقال عبارة عن معلومات عامة ولا يغني عن الاستشارة القانونية.
