مطابقة ثلاثية - تحقق من أمر الشراء والتسليم والفاتورة خطوة بخطوة
يشارك
المطابقة الثلاثية هي رقابة داخلية تقوم فيها الشركات بمقارنة ثلاث وثائق قبل الدفع: أمر الشراء، وإيصال التسليم، وفاتورة المورد. والغرض من ذلك هو اكتشاف الأخطاء في السعر، والكمية، والتسليم، وإعداد الفواتير قبل اعتماد الفاتورة.
خلاصة القول: تحقق أولاً مما تم طلبه، ثم مما تم استلامه فعلياً، وأخيراً مما يطالب المورد بدفعه في الفاتورة. يجب التحقيق في أي تباينات وتوثيقها قبل اعتماد الفاتورة وفقاً لإجراءات الاعتماد المعتمدة في الشركة. المطابقة الثلاثية هي أسلوب رقابي، وليست متطلباً قانونياً عاماً بوجود ثلاث وثائق بالضبط لكل عملية شراء.
ما هي المطابقة الثلاثية؟
المطابقة الثلاثية، وتُعرف أيضاً بـ three-way matching، هي طريقة لمقارنة السعر والشروط الواردة في أمر الشراء مع الفاتورة، مع مقارنة الكمية المفوترة بالكمية المستلمة فعلياً. وهي مناسبة بشكل خاص عندما تطلب الشركة بضائع، أو مواد، أو معدات، أو عند التعامل مع كميات كبيرة من فواتير الموردين.
الفرق بينها وبين المطابقة الثنائية هو أن المطابقة الثنائية تقوم عادةً بمطابقة أمر الشراء مع الفاتورة. أما المطابقة الثلاثية فتضيف إليها مراقبة التوثيق الخاص بالاستلام، مما قد يكشف عن وجود فاتورة لبضائع لم يتم تسليمها.
الوثائق الثلاث – نظرة عامة سريعة
| الوثيقة | ما توضحه | سؤال التحقق |
|---|---|---|
| أمر الشراء | الصنف المطلوب، الكمية، السعر والشروط | ما الذي طلبناه فعلياً؟ |
| إيصال التسليم / بروتوكول الاستلام | الكمية المستلمة فعلياً والتي تم فحصها | ما الذي وصل إلينا وتم قبوله؟ |
| فاتورة المورد | الكمية المفوترة، المبلغ، الإضافات وضريبة القيمة المضافة | هل تتطابق الفاتورة مع الطلب والتسليم؟ |
كيفية إجراء المطابقة الثلاثية خطوة بخطوة
- تسجيل أمر الشراء. خصص رقم طلب فريد ووثق اسم المورد، والصنف، والكمية، والسعر، وشروط التسليم، والمسؤول عن الطلب.
- تأكيد الاستلام. سجل تاريخ التسليم، والكمية المستلمة فعلياً، وأي أضرار، والطلبات المعلقة، ومن قام بفحص الشحنة. رقم إيصال التسليم وحده لا يثبت دائماً أن البضائع قد تم قبولها.
- تسجيل الفاتورة. طابق المورد، ورقم الفاتورة، ورقم الطلب. تحقق من عدم وجود نفس الفاتورة مسجلة مسبقاً.
- مقارنة السعر والكمية لكل بند. وازن بين سعر الطلب وسعر الفاتورة، وطابق الكمية المفوترة مع الكمية المستلمة والمقبولة. تحقق أيضاً من الشحن والخصومات وأي رسوم متفق عليها أخرى.
- تحديد التباينات. وثق الاختلافات في الكمية، أو السعر، أو العملة، أو ضريبة القيمة المضافة، أو الشروط. حدد المسؤول عن التحقيق وأي نسبة تفاوت مسموح بها.
- التحقيق قبل الاعتماد. اطلب عند الضرورة تسليماً تكميلياً، أو إشعاراً دائناً، أو فاتورة مصححة، أو قراراً موثقاً وفقاً لإجراءات الاعتماد.
- الأرشفة القابلة للتتبع. احتفظ بالربط بين الطلب، والاستلام، والفاتورة، ونتائج الفحص، والاعتماد ضمن عمليات التوثيق والمحاسبة في الشركة.
مثال: الفاتورة تتعلق ببضائع أكثر مما تم استلامه
طلبت الشركة 20 قطعة بسعر 500 كرونة للقطعة، بإجمالي 10,000 كرونة باستثناء ضريبة القيمة المضافة. أظهر الاستلام 18 قطعة مقبولة. فاتورة المورد تتعلق بـ 20 قطعة ومبلغ 10,000 كرونة باستثناء ضريبة القيمة المضافة.
| المقارنة | الكمية | المبلغ باستثناء الضريبة |
|---|---|---|
| الطلب | 20 | 10,000 كرونة |
| التسليم المقبول | 18 | 9,000 كرونة |
| الفاتورة | 20 | 10,000 كرونة |
التباين هو قطعتان، أي ما يعادل 1,000 كرونة باستثناء ضريبة القيمة المضافة. تحقق مما إذا كان هناك تسليم جزئي معتمد، أو دفعة مقدمة متفق عليها، أو ما إذا كان يجب تصحيح الفاتورة. يتم تحديد المبلغ الذي يجب دفعه بناءً على الاتفاقية بين الطرفين والظروف الفعلية – وليس فقط من خلال مصفوفة التحكم.
متى تكون المطابقة الثنائية أكثر ملاءمة؟
في بعض عمليات شراء الخدمات، لا توجد وثيقة تقليدية لاستلام البضائع. وفي هذه الحالة، يمكن لتقرير زمن العمل المعتمد، أو تقرير التسليم، أو إنجاز مرحلة محددة، أو وثيقة اعتماد أن تحل محل إيصال الاستلام المادي. حدد مستوى الرقابة بناءً على نوع الشراء، والمخاطر، والمبلغ، والإجراءات الداخلية.
قائمة مراجعة قبل اعتماد الفاتورة
- هل المورد ورقم الطلب ورقم الفاتورة صحيحة؟
- هل الأسعار المفوترة والكميات وأي خصومات مطابقة؟
- هل مراقبة الاستلام والتسليم الجزئي والطلبات المعلقة موثقة؟
- هل الشحن، وضريبة القيمة المضافة، والإضافات، والعملة معقولة ومحددة بدقة؟
- هل تمت دراسة أي تباينات واعتمادها من قبل الشخص المخول؟
- هل تم توثيق عملية الرقابة بطريقة يمكن متابعتها لاحقاً؟
أخطاء شائعة في المطابقة الثلاثية
- اعتماد الفاتورة رغم عدم تسجيل الاستلام.
- مقارنة إجمالي المبلغ فقط وتجاهل أخطاء أسعار البنود.
- عدم التعامل مع التسليم الجزئي والطلبات المعلقة بشكل منفصل.
- السماح بنسب تفاوت غير واضحة دون تحديد المسؤول عن القرار.
- عدم وجود ربط بين التباينات والفواتير الدائنة.
- السماح لنفس الشخص بالقيام بالطلب والاستلام والاعتماد النهائي دون وجود رقابة تعويضية حيث تتطلب طبيعة المخاطر توزيعاً واضحاً للمسؤوليات.
أسئلة شائعة
هل المطابقة الثلاثية متطلب قانوني في السويد؟
لا، لا يوجد مطلب عام يلزم جميع الشركات السويدية باستخدام طريقة الرقابة هذه بالتحديد. ومع ذلك، تحتاج الشركات إلى تنظيم مسك الدفاتر والوثائق. يمكن أن تساهم هذه الطريقة الرقابية في جعل عمليات الشراء موثوقة وقابلة للتتبع.
ما الفرق بين المطابقة الثنائية والثلاثية؟
تقوم المطابقة الثنائية عادة بمقارنة أمر الشراء والفاتورة. أما المطابقة الثلاثية فتتحقق بالإضافة إلى ذلك من الاستلام الفعلي أو الخدمة المؤداة.
ماذا يحدث إذا لم تتطابق الفاتورة والتسليم؟
يتم التحقيق في التباين وتوثيقه. واعتماداً على الاتفاقية والظروف، قد يكون الإجراء فاتورة مصححة، أو إشعاراً دائناً، أو تسليماً مكملاً، أو أي قرار معتمد آخر.
هل يمكن العمل بالمطابقة الثلاثية في Excel؟
نعم. يمكن لسجل أن يتابع أرقام الطلبات، والاستلام المقبول، وبنود الفواتير، وأسباب التباين، والمسؤولين، وحالة الاعتماد. ومع ذلك، فإن سجل الرقابة لا يغني عن مسك الدفاتر العادي للشركة.
وثق سلسلة الرقابة كاملة
استخدم نموذجاً متكاملاً لأمر الشراء، ومطابقة التسليم، وفحص الفاتورة، وسجل التباينات في برامج Excel وWord وPDF.
أدلة ونماذج ذات صلة
- إجراءات الاعتماد في الشركات – الفواتير والصلاحيات
- مطابقة البنك خطوة بخطوة – حساب 1930
- اتفاقيات الموردين – الجودة ومسؤولية التسليم
- بروتوكول استلام البضائع وفحص التسليم
- نماذج للمشتريات، والموردين، والخدمات
المصادر ومزيد من القراءة
- Microsoft Learn – أمثلة على سياسات المطابقة الثلاثية
- Microsoft Learn – التحقق من صحة فواتير الموردين
- مجلس مسك الدفاتر (Bokföringsnämnden) – إرشادات مسك الدفاتر
تحديث: 13 أكتوبر 2026. يصف هذا الدليل أسلوباً عملياً للرقابة ولا يعتبر مشورة قانونية أو محاسبية فردية. يجب تكييف التطبيق وفقاً للاتفاقيات، وطبيعة العمل، والقواعد المحاسبية السارية.
