خطوة بخطوة: كيفية إعداد تحذير كتابي؟
يشارك
كيفية إصدار تحذير كتابي في مكان العمل
جدول المحتويات
- تحديد السبب
- جمع الأدلة والوثائق
- قم بإعداد رسالة التحذير
- التواصل مع الموظف
- تسليم والحصول على تأكيد
- المتابعة والدعم
- خاتمة
تحديد السبب
قبل إصدار تحذير كتابي، تأكد من أن لديك سببًا واضحًا وواقعيًا. تشمل الأسباب الشائعة ما يلي:
- الغياب المنتظم أو الوصول المتأخر.
- - سوء إدارة الواجبات أو عدم الأداء.
- السلوك غير المناسب في مكان العمل.
- انتهاك سياسات الشركة أو إرشاداتها.
قم بتوثيق الحوادث أو السلوكيات التي تستدعي التحذير، بالإضافة إلى أي تحذيرات شفهية سابقة أو محاولات لتصحيح المشكلة.
جمع الأدلة والوثائق
تأكد من أن لديك توثيقًا ملموسًا ودقيقًا للأحداث أو السلوكيات التي أدت إلى التحذير. قد يشمل ذلك:
- تقارير من الرؤساء.
- سجلات الوقت أو تقارير المتابعة.
- أي شكاوى من العملاء أو الزملاء.
- صور فوتوغرافية أو تسجيلات فيديو (إن وجدت).
قم بإعداد رسالة التحذير
يجب أن تكون رسالة التحذير واضحة وواقعية. وينبغي تضمين العناصر التالية:
- تاريخ المسألة.
- اسم الموظف ومنصبه.
- وصف الحادث أو السلوك الذي أدى إلى التحذير.
- أي تاريخ أو تحذيرات سابقة.
- توقعات الشركة والإجراءات المطلوبة لتصحيح الوضع.
- العواقب إذا لم يحدث التحسن.
- اطلب الاتصال بشخص معين (مثل الموارد البشرية أو المدير المباشر) للحصول على الدعم أو الأسئلة.
- توقيع كل من صاحب العمل والموظف لتأكيد الاستلام.
التواصل مع الموظف
بمجرد إعداد خطاب التحذير، حدد موعدًا لعقد اجتماع مع الموظف لمناقشة المشكلة. اشرح سبب التحذير، واطلع على تفاصيل الرسالة. إعطاء الموظف الفرصة للتعبير عن وجهة نظره في هذا الشأن.
تسليم والحصول على تأكيد
قم بتسليم الرسالة إلى الموظف الموجود في الاجتماع، وتأكد من فهم الشخص للمحتوى. اطلب من الموظف التوقيع على إيصال للإقرار باستلام التحذير. إذا رفض الموظف التوقيع، قم بتدوين ذلك واطلب من طرف ثالث أن يشهد عملية التسليم.
المتابعة والدعم
بعد إصدار تحذير كتابي، من المهم المتابعة وتقديم الدعم. جدولة اجتماعات منتظمة لمراقبة التقدم وتوفير الموارد أو التوجيه الذي يمكن أن يساعد الموظف على تحسين أدائه أو سلوكه. توثيق جميع اجتماعات المتابعة والتقدم المحرز للرجوع إليها في المستقبل.
خاتمة
يعد إصدار تحذير كتابي خطوة رسمية تتطلب الدقة واحترام إرشادات مكان العمل. ومن خلال اتباع هذا الدليل خطوة بخطوة، يمكن لأصحاب العمل التأكد من أن العملية شفافة وعادلة، مع إعطاء الموظف الفرصة لإجراء التغييرات اللازمة لتلبية التوقعات.
