Tidrapportering – arbetade timmar, övertid, mertid och dokumentation

En tidrapport dokumenterar faktiskt utfört arbete. För arbetsgivare som omfattas av arbetstidslagen finns dessutom särskilda krav på anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Ett schema visar vad som planerats; en tidrapport visar vad som faktiskt hände. Underlagen behöver kunna jämföras utan att blandas ihop.

Här får du en praktisk struktur för arbetade timmar, projektfördelning, kontroll och attest. Guiden gäller inte alla specialregler för exempelvis vägtransport eller minderåriga. Kontrollera tillämpningsområde, kollektivavtal och eventuella avvikelser för den aktuella verksamheten.

Vad är skillnaden mellan schema, tidrapport och övertidsjournal?

Fakturerbar tid kan vara mindre än den faktiska arbetstiden. Interna möten och utbildning kan vara arbete även om kunden inte ska betala för timmarna. Projektkoden avgör alltså inte ensam hur tiden behandlas enligt arbetsrätten.

Vilka arbetstidsanteckningar krävs?

Enligt 11 § arbetstidslagen ska arbetsgivaren föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Arbetstagare har rätt att ta del av anteckningarna, själva eller genom någon annan. Även den fackliga organisation som företräder arbetstagare på arbetsstället har denna rätt. Se arbetstidslagen.

AFS 2023:2, 9 kap., preciserar bland annat identifikation, period, kategorier och förvaring. Anteckningarna ska identifiera arbetsgivare, arbetsställe och arbetstagare, med personnummer eller anställningsnummer. Perioden ska framgå. Jourtid, allmän och extra övertid, allmän mertid samt nödfallsövertid och nödfallsmertid ska kunna särskiljas. Reglerna kan därför inte uppfyllas med en ensam kolumn kallad ”extra timmar”.

Anteckningarna ska enligt 9 kap. 6 § förvaras på arbetsstället under det kalenderår de avser och de två följande kalenderåren. En anteckning för 2026 omfattas alltså av denna förvaring under 2026, 2027 och 2028. Andra regler kan motivera längre bevarande för vissa löne- eller bokföringsunderlag. Se AFS 2023:2, 9 kap..

Så bygger du en rutin för tidrapportering

1. Bestäm syftet. Ska rapporten stödja arbetstidskontroll, lön, projektuppföljning eller fakturering? Ange vilka fält som behövs för varje syfte.
2. Definiera fälten. Använd datum, arbetstagare eller anställningsnummer, start, slut, raster, arbetade timmar och relevant projektkod. Lägg till de kategorier som krävs för arbetstidsanteckningarna.
3. Beskriv hur tid ska anges. Bestäm om ni använder timmar och minuter eller decimaltimmar. Ge ett tydligt exempel: 30 minuter motsvarar 0,5 timme, inte 0,30 timme.
4. Rapportera nära arbetstillfället. En daglig eller regelbunden intern rutin minskar behovet av att återskapa flera veckors arbete ur minnet.
5. Kontrollera mot schema och avvikelser. Utred saknade dagar, nattpass, felaktiga raster och dubbelregistreringar. Kontrollera även arbetstid och återhämtning enligt tillämpliga regler.
6. Attestera med spårbarhet. Ange rapportör, granskare, period och datum. Dokumentera efterföljande rättelser så att löne- och projektunderlag kan uppdateras konsekvent.
7. Begränsa åtkomst och spara rätt version. Bestäm vem som behöver individuppgifter och vem som bara behöver en sammanställning.

Exempel: räkna arbetstid och projektfördelning

En medarbetare börjar 08.15 och slutar 16.45. En obetald rast på 30 minuter dras av i detta förenklade exempel. Den rapporterade arbetstiden blir 8 timmar. Av dessa avser 5,5 timmar kundprojekt, 1 timme administration och 1,5 timmar utbildning.

Detta exempel avgör inte om tiden ska klassificeras som övertid eller mertid. Den bedömningen kräver bland annat uppgift om ordinarie arbetstid och tillämpliga regler. För nattpass måste slutdatum eller en rutin för dygnsövergång framgå, annars kan en tidsformel ge negativt resultat.

Hur hanterar man personuppgifter i tidrapporter?

IMY:s vägledning innebär att arbetsgivaren behöver bestämda ändamål, rättslig grund och proportionerlig behandling. Informera de anställda, samla bara relevanta uppgifter och begränsa åtkomsten. En generell projektkommentar bör inte innehålla diagnoser eller privata omständigheter. Dokumentera bevarande och gallring med hänsyn till andra skyldigheter. Se IMY:s principer för personuppgifter i arbetslivet.

Anställningsnummer är ett av alternativen i föreskrifterna. Skapa därför inte onödiga personnummerlistor enbart för projektstatistik. Fördjupa rutinen med guiden om GDPR och gallring om bevarandet behöver organiseras.

Checklista före attest

• Alla dagar i perioden är hanterade enligt rutinen.
• Start, slut och raster ger en rimlig arbetstid.
• Projektfördelningen summerar till rätt antal timmar.
• Jour, övertid och mertid är särredovisade när reglerna kräver det.
• Nattpass, rättelser och avvikelser går att förklara.
• Rapporten har rätt period och ansvarig granskare.

Vanliga misstag

• Planerat schema kopieras som utfall. Då försvinner skillnader som arbetsgivaren behöver känna till.
• Decimaltid blandas med minuter. 7 timmar och 30 minuter är 7,5 timmar.
• Fakturerbar tid behandlas som all arbetstid. Interna arbetsuppgifter riskerar att saknas.
• All extra tid får samma kod. De obligatoriska kategorierna blir omöjliga att särskilja.
• Rättelser sker utan historik. Löneunderlag, fakturaunderlag och rapport kan då visa olika versioner.

Vanliga frågor om tidrapportering

Är det arbetsgivaren eller medarbetaren som ansvarar för anteckningarna?

Arbetsgivaren ansvarar för att de obligatoriska anteckningarna förs. Medarbetarens rapportering kan vara en del av den praktiska rutinen.

Kan ett arbetstidsschema ersätta tidrapporten?

Ett schema visar planering. Det visar inte automatiskt faktisk jourtid, övertid eller mertid och ersätter därför inte de uppgifter som måste dokumenteras.

Får en anställd se sina arbetstidsanteckningar?

Ja, arbetstidslagen ger arbetstagaren rätt att ta del av anteckningarna, själv eller genom någon annan.

Räcker det att spara rapporterna i två år?

För anteckningarna i AFS 2023:2 gäller det kalenderår de avser och de två följande kalenderåren. Det är inte samma sak som två år räknat från varje arbetspass. Andra underlag kan ha andra bevarandekrav.

Relaterade guider

• Anställningsavtal och skriftlig information enligt LAS
• OSA och arbetstid som arbetsmiljöfråga
• Personalhandbok och tydliga rutiner
• Projektbudget och kostnadsuppföljning
• HR- och arbetsrättsmallar

Källor

• Sveriges riksdag – arbetstidslag (1982:673), särskilt 11 §
• Arbetsmiljöverket – anteckningar om jourtid, övertid och mertid
• Arbetsmiljöverket – AFS 2023:2, 9 kap.
• IMY – grundläggande principer i arbetslivet

Senast uppdaterad: 13 oktober 2026. Allmän arbetsrättslig och dataskyddsrättslig information. Guiden ersätter inte individuell rådgivning, granskning av kollektivavtal eller bedömning av särskilda arbetstidsregler.