Accord de confidentialité pour les employés – que peut prévoir l'employeur ?
Un accord de confidentialité peut clarifier les informations qu'un employé doit protéger, comment elles peuvent être utilisées et ce qui s'applique à la fin du contrat de travail. Cependant, l'accord ne devrait pas chercher à faire passer toutes les connaissances acquises par l'employé pour des secrets d'affaires de l'employeur. Le droit suédois distingue, entre autres, les secrets d'affaires de l'expérience et des compétences normales du travailleur.
Qu'est-ce qui compte comme un secret d'affaires ?
La loi suédoise (2018:558) sur les secrets d'affaires définit le secret d'affaires sur la base de plusieurs conditions. L'information doit, entre autres, concerner les conditions commerciales ou opérationnelles de l'activité d'un entrepreneur ou les activités d'une institution de recherche, ne pas être généralement connue ou facilement accessible pour le cercle qui a normalement accès à de telles informations, faire l'objet de mesures raisonnables de protection et être telle que sa divulgation soit susceptible d'entraîner un préjudice concurrentiel.
Cela signifie que le titre "confidentiel" ne crée pas à lui seul un secret d'affaires. L'entreprise doit également gérer l'information de manière à démontrer qu'elle doit rester secrète.
Exemples d'informations pouvant être dignes de protection
- Prix non publics et structure des marges.
- Informations sur les clients et fournisseurs qui ne sont pas accessibles au public.
- Code source, solutions techniques et informations de sécurité.
- Plans de produits, résultats de recherche et plans de lancement.
- Calculs internes, stratégies et positions de négociation.
Le fait que l'information soit réellement un secret d'affaires dépend des circonstances du cas d'espèce.
Que devrait contenir un accord de confidentialité pour les employés ?
| Domaine | Question à laquelle l'accord doit répondre |
|---|---|
| Définition | Quelles catégories d'informations sont confidentielles et quelles exceptions s'appliquent ? |
| Utilisation | L'information ne peut-elle être utilisée que pour les tâches professionnelles et selon les instructions ? |
| Partage | Qui est autorisé à recevoir l'information en interne et en externe ? |
| Sécurité | Comment l'information doit-elle être stockée, transmise et protégée ? |
| Outils privés | Le matériel peut-il être copié sur des e-mails privés, du stockage cloud ou des services d'IA ? |
| Incident | Comment signaler un partage incorrect, une perte ou un accès non autorisé ? |
| Fin de contrat | Comment restituer ou supprimer les documents, copies, comptes et équipements ? |
Il est souvent préférable de décrire des catégories et des règles de gestion pratiques plutôt que d'écrire que « toute information concernant l'employeur est secrète ». Des clauses trop larges deviennent difficiles à comprendre et à appliquer.
Qu'est-ce qui n'est pas automatiquement couvert par la confidentialité ?
La loi sur les secrets d'affaires indique expressément que l'expérience et les compétences acquises par un travailleur lors de l'exercice normal de sa profession ne sont pas des secrets d'affaires. Un employé conserve donc ses compétences générales lorsque son contrat prend fin.
De même, les informations concernant ce qui constitue un crime ou un autre manquement grave ne sont pas des secrets d'affaires au sens de la loi. En outre, des règles spécifiques sur le signalement, la liberté d'expression et la protection des lanceurs d'alerte peuvent devenir pertinentes.
La confidentialité s'applique-t-elle après la fin du contrat ?
Il est possible de convenir d'une confidentialité continue après l'emploi, mais la formulation doit être liée à des informations légitimement dignes de protection et être évaluée conformément aux règles de la loi. La loi sur les secrets d'affaires comporte en outre des dispositions spécifiques sur la responsabilité des travailleurs après la fin de leur contrat.
Évitez d'utiliser la clause de confidentialité comme une clause de non-concurrence déguisée. Si l'objectif est en réalité d'empêcher un ancien employé de travailler chez un concurrent, de contacter des clients ou de recruter des collègues, il s'agit d'autres restrictions qui doivent être analysées et réglementées séparément.
L'article 36 de la loi sur les contrats peut être invoqué en cas de conditions contractuelles déraisonnables. Les clauses de grande portée doivent donc être proportionnées et adaptées au rôle, à l'information et aux besoins de l'entreprise.
La confidentialité ne doit pas être utilisée pour empêcher un signalement protégé
Un accord de confidentialité devrait contenir des exceptions claires pour les signalements et les divulgations requis par la loi ou une décision administrative. La loi sur les lanceurs d'alerte offre, sous certaines conditions, une protection aux personnes qui signalent des informations concernant des manquements.
Si l'employeur compte au moins 50 travailleurs, l'obligation de disposer de canaux de signalement internes peut s'appliquer. Lisez le guide sur la politique de lancement d'alerte et les procédures de signalement.
Confidentialité n'est pas synonyme de propriété intellectuelle
Le fait qu'un employé doive garder des informations secrètes ne répond pas automatiquement à la question de savoir qui détient les droits d'auteur, le code informatique, le design, les inventions ou autres résultats. Si la question des droits est importante, le contrat de travail et les conditions de PI pertinentes doivent la régler séparément en tenant compte de la législation applicable et des conventions collectives.
Cela est particulièrement important lorsque les employés produisent du code, du matériel ou d'autres actifs commerciaux destinés à être concédés sous licence à des clients.
Services d'IA et confidentialité
Une politique de confidentialité moderne doit préciser comment les informations confidentielles peuvent être utilisées dans les services d'IA générative. Un outil peut avoir des conditions différentes pour les comptes grand public, les comptes entreprise, la journalisation, l'entraînement de modèle et le stockage de données. Une interdiction générale de tous les outils d'IA n'est pas toujours judicieuse ; une liste d'outils approuvés et une classification des informations peuvent être plus pratiques.
Voir ce que devrait contenir une politique d'IA pour les entreprises.
Offboarding : là où la confidentialité devient pratique
- Fermez ou modifiez les habilitations le dernier jour de travail.
- Restituez les ordinateurs, clés, badges d'accès et supports de stockage.
- Vérifiez les copies privées et les appareils BYOD approuvés conformément aux règles en vigueur.
- Récupérez les documents et informations physiques.
- Rappelez les obligations de confidentialité persistantes.
- Documentez les habilitations clients et systèmes qui ont été terminées.
- Transférez les documents de travail et la propriété des mots de passe de manière sécurisée.
L'offboarding doit être coordonné entre les RH, le responsable et l'informatique. Une bonne clause de confidentialité ne compense pas des comptes ouverts ou une mauvaise gestion des habilitations.
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Voir le pack de confidentialité pour employésQuestions fréquentes
L'employeur peut-il qualifier toute information de secret d'affaires ?
Non, un titre contractuel ne modifie pas la définition légale. L'information doit être évaluée sur la base de ses caractéristiques réelles et de la manière dont elle est protégée.
Un accord de confidentialité est-il la même chose qu'une clause de non-concurrence ?
Non. La confidentialité limite l'utilisation et la divulgation de certaines informations. Une clause de non-concurrence limite en revanche la possibilité de faire concurrence et doit être évaluée séparément.
La confidentialité peut-elle empêcher un employé de lancer une alerte ?
Une clause contractuelle ne peut pas invalider la législation protectrice applicable. Évaluez le signalement concret selon la loi sur les lanceurs d'alerte et les autres réglementations pertinentes.
Conseils connexes
Lisez également le guide sur les lanceurs d'alerte, le guide sur la politique d'IA et le guide sur les accords de collaboration entre entreprises.
Sources et lectures complémentaires
- Parlement suédois : loi sur les secrets d'affaires (2018:558)
- Parlement suédois : loi sur les contrats (1915:218)
- Parlement suédois : loi sur les lanceurs d'alerte (2021:890)
Le guide fournit des informations générales. La portée d'une clause de confidentialité ou de non-concurrence doit être évaluée sur la base de l'emploi concret et de toute réglementation par convention collective.
