À propos du modèle de document
Assemblée générale extraordinaire – modèle de procès-verbal, convocation et liste de présence pour société anonyme
Vous devez tenir une assemblée générale extraordinaire (AGE) dans une société anonyme et souhaitez centraliser la documentation, de la convocation jusqu'au procès-verbal approuvé ? Ce pack de modèles professionnels contient un procès-verbal pour assemblée générale extraordinaire modifiable, une convocation, un ordre du jour, une liste de présence, une annexe de décision spécifique pour le changement de conseil d'administration, des guides d'utilisation et un registre Excel à neuf onglets. Il est principalement destiné aux sociétés anonymes privées suédoises.
15 fichiers fournis : 7 Word (DOCX), 7 PDF consultables correspondants (A4) et 1 classeur Excel (XLSX). Les cinq modèles principaux sont en suédois. Un guide d'utilisation en suédois et en anglais est inclus. Le pack ne contient pas de versions anglaises complètes des documents d'assemblée.
01. Contenu du pack
- 7 Word (DOCX) – cinq modèles de travail en suédois, un guide d'utilisation en suédois et un English User Guide.
- 7 PDF – versions A4 consultables de l'ensemble des sept documents Word, avec mise en page pour impression et vérification.
- 1 Excel (XLSX) – neuf onglets, formules, liste de présence avec calcul des voix représentées et registre pour les convocations, dossiers, décisions d'assemblée et déclarations.
- Langues : documents principaux en suédois, guide d'utilisation en suédois et guide d'utilisation en anglais.
- Version : 1.0 – 2026/2027. Révision des sources : 18 octobre 2026. L'année 2027 est une désignation d'édition et non une garantie contre d'éventuels changements législatifs futurs.
Tous les documents Word et PDF contiennent deux encadrés d'information dédiés sur le contenu du pack et le fonctionnement de chaque fichier. La livraison est effectuée numériquement une fois le fichier ZIP correctement associé à la variante de produit.
02. Contenu des fichiers
| Fichier | Contenu et utilisation | Format |
|---|---|---|
| 01. Procès-verbal – AG extraordinaire | Procès-verbal principal modifiable avec identité de l'assemblée, formalités, liste de présence, décisions complètes, résultats des votes, annexes et approbation. | DOCX + PDF |
| 02. Convocation à une AG extraordinaire | Texte de convocation, ordre du jour, propositions de décision et vérifications du délai de convocation, des statuts et de la distribution. | DOCX + PDF |
| 03. Ordre du jour & documents de décision | Points à l'ordre du jour, propositions de décision, annexes, vérification des exigences de majorité et besoins d'enregistrement. | DOCX + PDF |
| 04. Liste de présence & contrôle des pouvoirs | Actionnaires, catégories d'actions, actions représentées, droits de vote, mandataires et contrôle documentaire des habilitations. | DOCX + PDF |
| 05. Annexe de décision – changement de CA | Rédaction de la décision concernant l'élection ou la démission d'administrateurs ainsi qu'une check-list pour la déclaration auprès de Bolagsverket. | DOCX + PDF |
| 06. Guide d'utilisation (suédois) | Dix étapes, de l'évaluation du dossier et la convocation jusqu'à la rédaction du PV et l'enregistrement effectif. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Instructions d'utilisation en anglais pour les cinq modèles principaux en suédois et le registre Excel. | DOCX + PDF |
| 08. Registre Excel avec neuf onglets | Vue d'ensemble, Assemblées, Dossiers, Convocations, Actionnaires, Vote, Décisions, Enregistrement et Lisez-moi. | XLSX |
Les modèles contiennent des champs réels pour le nom de l'entreprise, le numéro d'organisation, la date, les propositions de décision, la liste de présence, le comptage des voix, l'approbation du procès-verbal et le statut de déclaration. Aucun actionnaire, signature ou décision d'assemblée n'est prérempli.
Qu'est-ce qu'une assemblée générale extraordinaire ?
Une assemblée générale extraordinaire est une assemblée tenue entre les assemblées générales annuelles de la société, par exemple lorsque les actionnaires doivent décider du remplacement du conseil d'administration, d'une modification des statuts ou du versement d'un dividende exceptionnel. Le conseil d'administration convoque généralement l'assemblée. Un commissaire aux comptes ou un actionnaire détenant au moins un dixième de l'ensemble des actions peut, conformément aux conditions prévues par le chapitre 7, article 13 de la loi sur les sociétés anonymes (Aktiebolagslagen), exiger que le conseil d'administration convoque une assemblée extraordinaire pour une question spécifique.
Convocation à une AG extraordinaire – quels sont les délais applicables ?
Il n'est pas correct d'utiliser le même délai de convocation pour toutes les assemblées générales extraordinaires. Selon le chapitre 7, articles 19-20 de la loi sur les sociétés anonymes (2005:551), les règles principales suivantes s'appliquent :
- Autre assemblée générale extraordinaire : convocation au plus tôt six semaines et au plus tard deux semaines avant l'assemblée.
- Assemblée extraordinaire sur la modification des statuts : convocation en règle générale au plus tôt six et au plus tard quatre semaines avant l'assemblée. Pour les sociétés anonymes privées, les statuts peuvent dans certains cas autoriser un délai plus court, toutefois pas moins de deux semaines.
- Sociétés anonymes publiques, décisions particulières et modes de convocation : d'autres règles ou des règles supplémentaires peuvent s'appliquer. La convocation doit se faire selon les modalités prévues par les statuts et, le cas échéant, être complétée conformément à la loi.
L'utilisateur du modèle doit lui-même évaluer le type de décision, les statuts, les canaux de transmission et les éventuelles exigences particulières. Bolagsverket explique les délais de convocation.
Que doit contenir le procès-verbal d'une assemblée générale extraordinaire ?
Le procès-verbal approuvé doit donner une image fidèle du moment et du lieu où s'est tenue l'assemblée, du président, de la liste de présence, des questions traitées, de la formulation des décisions et des votes émis lors d'un scrutin. La liste de présence doit figurer dans le procès-verbal ou dans une annexe. Selon le chapitre 7, article 48 de la loi sur les sociétés anonymes, le procès-verbal doit être signé par le secrétaire de séance et approuvé conformément aux règles de la loi. Il existe une exception concernant le scrutateur spécifique lorsque le président ou le secrétaire, seuls ou conjointement, représentent la totalité des actions. Le procès-verbal doit être mis à disposition des actionnaires au plus tard deux semaines après l'assemblée.
Changement de conseil d'administration – décision et enregistrement auprès de Bolagsverket
L'annexe de décision spécifique est utile lorsque l'assemblée doit élire ou révoquer un administrateur ou un suppléant. Vérifiez le nombre d'administrateurs, les statuts, le domicile et la composition du nouveau conseil d'administration. Tout changement au sein du conseil d'administration doit être déclaré à Bolagsverket. Selon les directives de l'autorité, le changement prend généralement effet lorsque la demande d'enregistrement est reçue, ou à une date ultérieure décidée par la société. Consultez les directives de l'autorité sur le changement de conseil d'administration.
Restriction spécifique : Le pack de modèles ne contient pas de document spécial complet pour une émission d'actions, un dividende exceptionnel, une réduction du capital social, une liquidation, une fusion ou une modification des statuts. De telles décisions nécessitent des bases légales spécifiques et souvent une majorité qualifiée. Même les modifications législatives entrant en vigueur après la révision des sources doivent être vérifiées.
Registre Excel avec neuf onglets
Vue d'ensemble, Assemblées, Dossiers, Convocations, Actionnaires, Vote, Décisions, Enregistrement et Lisez-moi. L'outil Excel est conçu pour assurer le suivi des convocations, annexes, procurations et certificats d'enregistrement. Il comprend des listes de sélection, des compilations administratives basées sur des formules et un onglet qui calcule les voix représentées en fonction du nombre d'actions et de la valeur de vote indiqués. L'onglet de vote additionne les voix « pour », « contre » et les abstentions enregistrées.
Les formules ne déterminent pas si une décision d'assemblée est valide. Les exigences de convocation, la majorité qualifiée, le consentement, les limitations du droit de vote et la date effective d'enregistrement doivent être examinés manuellement. Le classeur est fourni vierge de données de test et ne remplace pas le service électronique de Bolagsverket ni le registre des actions de la société.
Comment utiliser les documents étape par étape
- Déterminez quelles décisions doivent réellement être prises par les actionnaires et si une assemblée générale extraordinaire est requise.
- Vérifiez les statuts, la décision de convocation du conseil d'administration et les règles particulières liées au type de décision.
- Préparez la convocation et les propositions de décision détaillées. Vérifiez si des documents spécifiques ou des délais de convocation plus longs sont nécessaires.
- Émettez et documentez la convocation de la manière appropriée et dans les délais impartis.
- Établissez la liste de présence, vérifiez le registre des actions, les catégories d'actions et les éventuelles procurations.
- Tenez l'assemblée et documentez les décisions, les éventuels votes ainsi que les réserves.
- Signez et approuvez le procès-verbal correctement ; conservez les annexes.
- Effectuez le suivi des décisions soumises à enregistrement et des numéros de dossier dans Excel ; vérifiez l'enregistrement effectif.
Produits et guides connexes
- Procès-verbal d'assemblée générale annuelle – le bon modèle pour l'assemblée générale ordinaire.
- Convocation à l'assemblée générale annuelle – avec d'autres délais principaux et les questions spécifiques à l'assemblée annuelle.
- Procès-verbal de réunion du conseil d'administration – lorsque c'est le conseil, et non l'assemblée, qui décide.
- Modification des statuts – processus séparé pour les questions statutaires.
- Guide : assemblée générale annuelle pour SA – comparez ce qui doit être traité lors de l'assemblée annuelle.
- Guide : procès-verbal du conseil et erreurs courantes.
- Plus de modèles de documents pour SA.
Questions fréquentes sur l'assemblée générale extraordinaire
Comment rédiger un procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire ?
Indiquez l'entreprise et le numéro d'organisation, la date, le lieu, le président, la liste de présence, l'objet de la convocation et des formulations de décision claires. Documentez le nombre de voix lorsqu'un scrutin a eu lieu et faites signer et approuver le procès-verbal conformément à la loi sur les sociétés anonymes.
Combien de temps avant une assemblée générale extraordinaire la convocation doit-elle être envoyée ?
Cela dépend des dossiers et de la forme de la société. Pour une assemblée générale extraordinaire classique, la règle principale est au plus tard deux semaines, tandis qu'une modification des statuts exige en règle générale un délai plus long.
Un modèle d'AG extraordinaire pour un changement de conseil est-il inclus ?
Oui, une annexe de décision séparée pour le changement de conseil d'administration est incluse. L'enregistrement auprès de Bolagsverket doit être effectué séparément.
Peut-on utiliser le modèle pour un dividende exceptionnel ?
La structure générale du procès-verbal peut servir de guide, mais le pack ne contient pas les documents de distribution spécifiques ni les exigences légales qu'une décision de dividende exceptionnel pourrait nécessiter.
Excel calcule-t-il si la majorité a voté correctement ?
Non. Excel additionne les votes saisis mais ne détermine pas si une décision respecte les exigences de majorité applicables.
Les procès-verbaux principaux sont-ils en anglais ?
Non. Les cinq documents principaux sont en suédois. En revanche, un « English User Guide » et un guide d'utilisation en suédois sont inclus.
Sources et informations sur les versions
- Loi sur les sociétés anonymes (2005:551), notamment le chapitre 7
- Bolagsverket : assemblée générale
- Bolagsverket : rédiger un procès-verbal lors de l'assemblée
- Bolagsverket : convocation à l'assemblée générale
Édition 1.0 – 2026/2027. Révision des sources 18 octobre 2026. Modèles numériques à adapter pour chaque entreprise individuelle. Il ne s'agit pas de formulaires spéciaux approuvés par les autorités ou de documents examinés par des avocats externes. Vérifiez la situation juridique au moment de l'assemblée effective.
