ما الذي يجب أن يحتوي عليه إيرينران؟

مقدمة

التوبيخ هو وثيقة رسمية يستخدمها أصحاب العمل للإشارة إلى وتوثيق سوء سلوك الموظف أو ضعف أدائه في مكان العمل. إنه جزء مهم من مجموعة أدوات صاحب العمل للتعامل مع المشكلات في مكان العمل بطريقة منظمة وقانونية. سنتناول في هذه المقالة ما يجب أن يحتويه التذكير، وسبب أهميته، وكيفية تصميمه ليكون فعالاً قدر الإمكان.

ما هي الذاكرة؟

التذكير هو إشعار مكتوب يصدره صاحب العمل للموظف عندما يعتبر أنه انتهك قواعد الشركة أو سياساتها أو كان أداءه أقل من التوقعات. الغرض من التذكير هو إعطاء الموظف فرصة للتحسين قبل النظر في تدابير أكثر جذرية، مثل الفصل.

ومن المهم عدم الخلط بين التذكير والتحذير، على الرغم من أن هذين المفهومين غالبا ما يستخدمان بشكل مترادف في الكلام اليومي. التذكير هو خطوة أولى في عملية يعالج فيها صاحب العمل المشكلة، في حين أن التحذير غالبًا ما يكون خطوة أكثر جدية يمكن أن تسبق الفصل.

متى يجب إصدار التذكير؟

يجب إصدار تذكير عندما يلاحظ صاحب العمل نمطًا من السلوك غير المقبول أو ضعف الأداء الذي لم تتم معالجته على الرغم من التوبيخ السابق. قد تشمل الأسباب الشائعة لإصدار الاستدعاء ما يلي:

• تكرار الوصول المتأخر أو الغياب دون سبب وجيه.
• سوء إدارة الواجبات أو انخفاض أخلاقيات العمل.
• انتهاك سياسة الشركة أو إرشاداتها.
• السلوك غير المقبول تجاه الزملاء أو العملاء.

ومن المهم أن يتم إصدار التذكير في أسرع وقت ممكن بعد اكتشاف المشكلة للتأكد من أنها ذات صلة ولمنح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه.

ما الذي يجب أن يحتوي عليه النصب التذكاري؟

يجب أن يتضمن النصب التذكاري المكتوب جيدًا العناصر التالية:

1. مقدمة:

   وهنا يجب على صاحب العمل أن يوضح بوضوح الغرض من التذكير وأنه إخطار رسمي. وينبغي أيضًا تضمين تاريخ إصدار الاستدعاء.

2. وصف المشكلة:

   وصف تفصيلي للسلوك أو الأداء الذي لا يلبي توقعات صاحب العمل. حدد التواريخ والأوقات التي وقعت فيها الأحداث المعنية. إذا كان هناك شهود أو وثائق أخرى تدعم مطالبة صاحب العمل، فيجب ذكر ذلك أيضًا.

3. عواقب السلوك:

   قم بوصف عواقب السلوك أو الأداء الحالي على مكان العمل أو الزملاء أو عمليات الشركة. اشرح سبب عدم قبول هذا السلوك وكيف أنه يتعارض مع سياسة الشركة أو إرشاداتها.

4. التوقعات والمتطلبات:

   توضيح التغييرات التي يتوقعها صاحب العمل من الموظف. حدد الإطار الزمني الذي يجب أن تتم التحسينات خلاله. أبلغ أنه قد يتم اتخاذ إجراءات أخرى، مثل التحذير أو الإنهاء، إذا لم يتحسن السلوك.

5. إمكانية الشرح:

   امنح الموظف فرصة لإعطاء روايته للأحداث وشرح سلوكه. شجع الموظف على تقديم أي اقتراحات حول كيفية تحسين الوضع.

6. الختام والتوقيع:

   اختتم التذكير بدعوة واضحة للموظف لاستيعاب المعلومات وتحسين سلوكه. يجب أن يتم توقيع التذكير من قبل كل من صاحب العمل والموظف. من المهم أن يحصل الموظف على نسخة من المستند وأن يتم أرشفة الأصل.

كيف تقوم بصياغة التذكير؟

ويجب أن تكون صياغة المذكرة واقعية وواضحة وخالية من التعبيرات العاطفية. يجب أن تكون اللغة احترافية ومحترمة، حتى لو كان الاستدعاء بحد ذاته يتعلق بقضية خطيرة.

مثال على الصياغة:

"في 15 أغسطس 2024، لوحظ أنك وصلت متأخرًا إلى العمل مرة أخرى دون تقديم إشعار مسبق بغيابك. وهذه هي المرة الثالثة خلال أسبوعين التي يحدث فيها ذلك، وهو ما يؤثر سلبًا على عمل فريقنا. نتوقع منك للوصول في المستقبل والإخطار بأي غياب مسبقًا وفقًا لسياسة الشركة، وإذا لم يتحسن هذا الوضع خلال الشهر المقبل، فسنحتاج إلى التفكير في اتخاذ مزيد من الإجراءات.

لماذا من المهم إصدار تذكير؟

لإصدار التذكير عدة وظائف مهمة:

• التوثيق:

  يعد التذكير بمثابة دليل على أن صاحب العمل قد أبلغ الموظف بالمشكلة ومنحه الفرصة للتحسين. وهذا أمر مهم إذا تصاعد الوضع وأدى إلى نزاع قانوني.

• الوضوح:

  يوضح التذكير للموظف بالضبط ما هو الخطأ وما هي التوقعات للتحسينات. وهذا يقلل من مخاطر سوء الفهم ويخلق هيكلًا لكيفية التعامل مع الموقف.

• وقاية:

  من خلال إصدار تذكير في مرحلة مبكرة، يمكن لصاحب العمل في كثير من الأحيان منع مشكلة بسيطة من النمو إلى شيء أكبر وأكثر خطورة. إنه يمنح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه قبل الحاجة إلى اتخاذ مزيد من الإجراءات.

ماذا يحدث إذا لم يتحسن الموظف؟

إذا لم يظهر الموظف أي تحسن بعد تلقي التذكير، فقد يحتاج صاحب العمل إلى النظر في اتخاذ مزيد من الإجراءات. وقد يشمل ذلك إصدار تحذير رسمي أو إعادة التعيين أو في بعض الحالات الفصل. من المهم أن يتصرف صاحب العمل وفقًا لقواعد قانون العمل المعمول بها وأن تكون جميع التدابير المتخذة موثقة جيدًا.

الأخطاء الشائعة عند إصدار التذكيرات

عند إصدار الاستدعاء، من المهم تجنب بعض الأخطاء الشائعة:

• الغموض:

  إذا لم يحدد التذكير بوضوح ماهية المشكلة وما هي توقعات الموظف، فقد يؤدي ذلك إلى الارتباك وسوء الفهم.

• تأخير:

  إن الانتظار لفترة طويلة لإصدار تذكير يمكن أن يجعله أقل فعالية ويمكن أن يشير إلى أن صاحب العمل لا يأخذ المشكلة على محمل الجد.

• نقص التوثيق:

  إذا لم يتم توثيق الاستدعاء بشكل جيد، فقد يكون من الصعب استخدامه كدليل إذا تصاعد الوضع إلى نزاع قانوني.

• التركيز على الشخص بدلاً من السلوك:

  ومن المهم أن يركز التذكير على السلوك غير المرغوب فيه وليس على الموظف كشخص. وهذا يقلل من خطر شعور الموظف بالهجوم الشخصي والدفاع عن نفسه بدلاً من العمل على التحسينات.

ملخص

يعد التذكير أداة مهمة لأصحاب العمل عند التعامل مع السلوك الإشكالي أو ضعف الأداء في مكان العمل. لكي يكون التذكير فعالا، يجب أن يكون واضحا وواقعيا ومنظما بشكل جيد. وينبغي أن يعطي الموظف صورة واضحة عما هو متوقع وما يمكن أن يحدث إذا لم يتم إجراء التحسينات. من خلال اتباع الإرشادات الواردة في هذه المقالة، يمكن لأصحاب العمل التأكد من أن استدعائهم آمن قانونيًا وفعال في خلق بيئة عمل أفضل.