التواصل قبل التحذير
يشارك
تجنب سوء الفهم: تأكيد المكالمات
جدول المحتويات
المحادثة الأولية
ابدأ بإجراء محادثة بناءة ومفتوحة مع الموظف حول ما تمت ملاحظته. يجب أن تكون هذه المحادثة محددة قدر الإمكان لتجنب الغموض والتكهنات. ناقش التوقعات الموجودة، وما الذي يُنظر إليه على أنه سلوك غير لائق، وما هي العواقب التي قد يؤدي إليها ذلك إذا لم يتم إجراء تحسينات.
خلق الوضوح
تأكد من أن الموظف يفهم المشكلة وما هي التحسينات المتوقعة. من المهم أيضًا توضيح العقوبات المحتملة في حالة استمرار هذا السلوك. يمنح هذا الاتصال الموظف فرصة لتصحيح سلوكه قبل أن يصبح التحذير الكتابي الرسمي ذا صلة.
توثيق المحادثة
بعد المحادثة، يجب على المدير توثيق ما تمت مناقشته. يجب أن تكون هذه الملاحظة موضوعية وتعكس محتوى المحادثة بشكل صحيح. يساعد "تأكيد المكالمة" المكتوب على تقليل سوء الفهم ويعمل كمرجع مهم للمتابعة المستقبلية.
تأكيد الموظف
قم بإشراك الموظف في التوثيق من خلال جعله يوقع أو يؤكد المحتوى. ويتم ذلك للتأكد من أن الموظف على علم بالمناقشة ويفهم ما هو متوقع.
اعطي الدعم
لمنح الموظف أفضل فرصة ممكنة لتحسين سلوكه، قدم الدعم في شكل تعليقات أو توجيه أو تدريب. أوضح أن المدير متاح لطرح الأسئلة أو المخاوف.
المتابعة المستمرة
تابع المحادثة عن طريق جدولة عمليات تسجيل الوصول المنتظمة لمراقبة التقدم. وهذا يعطي إشارة واضحة إلى أن المدير يأخذ المشكلة على محمل الجد ولكنه مهتم أيضًا بمساعدة الموظف على النجاح.
خاتمة
إن تخصيص الوقت للتواصل المدروس و"مكالمة التأكيد" يمكن أن يمنع العديد من حالات سوء الفهم ويعزز ثقافة إيجابية في مكان العمل حيث يشعر الجميع بأنه مسموع. غالبًا ما تؤدي عملية الاتصال الواضحة إلى تحسينات قبل إصدار تحذير رسمي.
